MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo pretende brindar apoyo en la correcta asignación del motivo por el cual se realizan devoluciones en ventas.

OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para la correcta asignación del motivo por el cual se realizan devoluciones en ventas.

ABSTRACT

Por medio de la asignación del motivo a la devolución de venta o nota crédito se identifica la causa por la que se está generando dicho proceso y sea informado a entidades gubernamentales como la DIAN.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A DEVOLUCIONES

Para la realización de la devolución es necesario diligenciar la información básica en un tipo de documento previamente creado.

Ingrese a la ruta: Facturación – Devoluciones/Cargos – Devolución x Factura

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

Al acceder a la ruta se genera la siguiente ventana operativa:

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Barras: para uso de implementación.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. DILIGENCIAR ENCABEZADO DOCUMENTO

Al acceder a la opción “Nuevo” mencionada en el paso anterior inicie el diligenciamiento del documento correspondiente a la devolución.

A. Datos del tipo de documento y vinculado: datos básicos para la devolución.

• Tipo: corresponde al tipo de documento comercial previamente creado para el proceso de devolución en ventas.

• Número: corresponde al número del documento. De acuerdo a la configuración puede ser consecutivo automático o manual.

• Fecha: corresponde a la fecha de elaboración del tipo de documento. De acuerdo a la configuración podrá o no modificarse.

• Cliente: corresponde a la cédula o NIT a nombre del cual fue realizada la factura de venta a la cual se le va a realizar devolución.

• Sucursal: corresponde a sucursal del vinculado si cuenta con esta característica.

B. Datos factura de venta: corresponde a la información de la factura de venta a la cual se le va a realizar devolución.

• Clase: corresponde a la clase de documento de la factura de venta.

• Tipo: corresponde al tipo de documento de la factura de venta.

• Número: corresponde al número de la factura de venta.

• Fecha elaboración: corresponde a la fecha de elaboración de la factura de venta.

• Valor inicial: corresponde al valor de la factura de venta.

• Saldo: corresponde al saldo de la factura de venta si se realizó a crédito y se han recibido abonos, pero aún tienen saldo pendiente.

C. Datos comerciales: corresponde a los datos comerciales relacionados con la factura de venta a la cual se le va a realizar devolución. Estos datos se mostrarán automáticamente al diligenciar el tipo y número de la factura.

• Sucursal: corresponde a la sucursal con la cual fue realizada la factura de venta.

• C.costo: corresponde al centro de costo con el cual fue realizada la factura de venta.

• Destino: corresponde al destino con el cual fue realizada la factura de venta.

• Vendedor: corresponde al vendedor con el cual se realizada la factura de venta.

• Cobrador: corresponde al cobrador con el cual fue realizada la factura de venta.

• Zona: corresponde a la zona con la cual fue realizada la factura de venta.

• F. Pago: corresponde a la forma de pago con la cual fue realizada la factura de venta.

• Bod. Entra: corresponde a la bodega a la cual ingresarán los productos que serán seleccionados en la devolución.

PASO 4. MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN

Al realizar la devolución es necesario seleccionar el motivo por el cual se está realizando, haga clic en el botón de consulta del campo motivo.

Encontrará la siguiente ventana operativa con los 6 motivos que la DIAN valida en el caso de las devoluciones en ventas realizadas por medio de facturación electrónica.

Estos motivos no pueden ser modificados, eliminados, ni se pueden crear adicionales.

A. Motivos de devoluciones: corresponde a las diferentes situaciones por las cuales puede presentarse o ser necesaria una devolución en ventas.

• 1. Devolución de parte de los bienes; no aceptación: aplica cuando el cliente devuelve parte de los bienes inicialmente facturados.

• 2. Anulación de factura electrónica: aplica cuando la venta no es realmente efectiva.

• 3. Rebaja total aplicada: aplica cuando se realiza una rebaja sobre una venta u operación efectivamente realizada.

• 4. Descuento total aplicado: aplica cuando se realiza un descuento sobre una venta u operación efectivamente realizada.

• 5. Rescisión: nulidad por falta de requisitos: aplica cuando la venta se debe dejar sin ningún efecto legal por falta de requisitos.

• 6. Otros: aplica cuando la devolución se realiza por un motivo diferente a los mencionados anteriormente.

Después de seleccionar el motivo correspondiente, en el campo “Nota” se tiene la posibilidad de especificar detalladamente la razón por la cual se realiza la devolución.

Después de realizar el diligenciamiento de la información, haga clic en “Agregar” y continúe el proceso de devolución en ventas.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los motivos validados por la DIAN para las devoluciones en ventas en el proceso de facturación electrónica son solo 6 (devolución de parte de los bienes; no aceptación, anulación de factura electrónica, rebaja total aplicada, descuento total aplicado, rescisión: nulidad por falta de requisitos y otros). No se deben modificar, eliminar, ni crear adicionales.

FIN DEL INSTRUCTIVO