DOCUMENTOS DISMINUCIÓN DE COSTO

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra el proceso que se debe seguir para realizar un documento de disminución de costos en el software MANAGER ERP, desde la ruta de acceso para consultar hasta la explicación de cada uno de los campos y procesos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso del documento de disminución de costo para reducir el costo del producto en una factura de compra sin alterar su documento original.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas el documento de disminución de costo, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. DOCUMENTO DE DISMINUCIÓN DE COSTOS

Este proceso permitirá acceder a la ubicación de los documentos de disminución de costos, el cual permitirá reducir los costos de los productos agregados en una factura de compra de acuerdo a un criterio seleccionado y sin afectar su documento original.

Ingrese a la Ruta: Inventarios – Entradas - Documento de Disminución Costos

PASO 2. VENTANA OPERATIVA DISMINUCIÓN COSTOS

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana operativa Disminución Costos, la cual permite consultar el documento de disminución de costos, realizadas de acuerdo a unos filtros aplicados y crear un documento de disminución de costos.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar según el filtro de consulta seleccionado.

• Fecha: permite seleccionar un rango de fecha.

• Buscar: permite consultar la información de acuerdo a la información seleccionada en los filtros y la barra de búsqueda.

B. Grid de contenido: contiene los datos de la información consultada.
C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana operativa.

• Propiedades: permite consultar un documento que se encuentre en el grid de acuerdo a la consulta realizada.

• Nuevo: permite crear una devolución en compra.

• Eliminar: permite eliminar una devolución en compra que se encuentre en el grid de contenido.

• Barras: se consultará la herramienta generador de códigos de barra.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. ELABORACIÓN DOCUMENTO DISMINUCIÓN DE COSTOS

Para realizar un documento de disminución de costos se debe dar clic en el botón nuevo, y se encontrará el siguiente formulario.

A. Encabezado

• Tipo: defina el código del tipo de documento, este debe estar previamente creado.

• Número: defina el número del documento, de acuerdo a la configuración del tipo de documento puede ser manual o automático.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento, y de acuerdo a los permisos en el tipo del documento se habilita la fecha para editarla.

• Vinculado: digite el NIT del proveedor registrado en la factura a la que se desea disminuir el costo.

• Suc.: se habilitará si el proveedor seleccionado tiene sucursales asignadas.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• C.costo: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Vendedor: hace referencia a los vendedores de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Cobrador: hace referencia a los cobradores de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Zona: hace referencia a las zonas de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Nota: permite digitar un detalle alfanumérico relacionado con el proceso que se ejecutará.

B. Datos De La Compra: se debe digitar la información de la factura de compra a la que se desea disminuir el costo.

• Clase: digite la clase del documento con que se registró la compra en el sistema.

• Tipo: digite el tipo del documento con que se registró la compra en el sistema.

• Vinkey: digite el NIT del proveedor con que se registró la compra en el sistema.

• Número: digite el número del documento con que se registró la compra en el sistema.

• Fecha: el sistema trae automáticamente este campo de acuerdo a los datos de la factura de compra digitados.

• Cantidad: el sistema muestra automáticamente todas las cantidades de mercancía registradas en la compra.

• Peso: si aplica el sistema muestra automáticamente el peso total de la mercancía registrada en la compra.

• Volumen: si aplica el sistema muestra automáticamente el volumen total de la mercancía registrada en la compra.

• Valor compra: el sistema muestra automáticamente el valor total de la mercancía registrada en la compra.

C. Definición: corresponde al tratamiento que se le dará a la compra para su disminución de costo.

• Valor afectar: digite el valor total que se disminuirá a la compra.

• Criterio: seleccione el criterio bajo el cual se distribuirá el valor de costo afectado en cada producto:

Peso: si aplica el sistema distribuirá el valor afectado de acuerdo al peso de cada producto.
Volumen: si aplica el sistema distribuirá el valor afectado de acuerdo al volumen de cada producto.
Valor: el sistema distribuirá el valor afectado de acuerdo al valor de cada producto.
Cantidad: el sistema distribuirá el valor afectado de acuerdo a las cantidades de cada producto.

• Procesar: al oprimir este botón se procesa la información aplicando el valor afectar en cada uno de los productos según el criterio seleccionado.

• Generar: al oprimir este botón se genera la información aplicando el valor afectar en cada uno de los productos según el criterio seleccionado.

D. Información producto

• Reg: corresponde al número consecutivo de acuerdo a como se agregaron los productos.

• Bodega: corresponde al número de la bodega donde se cargaron los productos.

• Código: corresponde al código del producto agregado en la compra.

• Nombre: corresponde al nombre del producto agregado en la compra.

• UniMed: corresponde a la unidad de medida del producto agregada en la compra.

• Cantidad: corresponde a la cantidad de producto agregado en la compra

• Serie: corresponde al número se serie agregado al producto al momento de hacer la factura compra.

• Parcial: corresponde al valor parcial por producto de la factura de compra.

• Total afectado: corresponde al valor distribuido de acuerdo al criterio seleccionado.

• Peso: si aplica muestra el volumen calculado por producto.

• Volumen: si aplica muestra el volumen calculado por producto.

E. Información de totales

• Lote documentos: si de documento maneja lotes, mostrará el lote del documento.

• Ítems: muestra el número total de productos agregados en la factura de compra.

• Total: corresponde al valor total de la compra.

F. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”, se abre la ventana de cuentas predeterminadas, la cual muestra la información de la contabilización que es configurada de acuerdo a políticas internas de la empresa.

Después de dar clic en la opción “Guardar” se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para disminuir el costo de un documento se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. Para realizar el documento de disminución de costo es necesario tener en cuenta el tipo de documento de compra al que se aplicará el costo, este se aplica a todos los productos de la compra según el criterio seleccionado.

4. Para seleccionar los criterios de disminución de costo de volumen y peso, es necesario que el producto lo controle en las unidades de empaque.

FIN DEL INSTRUCTIVO