GESTION CAJA (APERTURA/CIERRE)

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo se encuentra la guía para realizar la gestión de apertura y cierre de caja, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar la gestión de apertura y cierre de caja.

ABSTRACT

La Apertura es el proceso que permite empezar a realizar actividades en la caja POS, la apertura de caja se realiza una vez al día, excepto en casos de haber varios turnos en el mismo día.
Al finalizar el turno, la caja debe cerrar operaciones a lo cual se le llama “Cierre de Caja”.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO APERTURA DE CAJA

La apertura de caja se puede realizar por dos rutas ya sea dando apertura desde la misma caja o realizar la operación con un usuario distinto que tenga acceso al catálogo de facturación.

Ingrese a la Ruta: Facturación – P.O.S- Apertura Caja

Ruta generada con el usuario autorizado para la caja POS.

Ruta generada con un usuario distinto al de la caja con permisos para hacer el proceso de apertura o en su defecto el usuario administrador del sistema.

PASO 2. APERTURA DE CAJA

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “apertura de caja”.

A. Fecha: hace referencia a la fecha del día tomándola del equipo, se define de forma automática.

B. Base: hace referencia al saldo anterior de la caja.

C. Abrir caja: hace referencia al código de la caja a la cual se le va a hacer apertura; sino se conoce se da clic en el botón (…) para detallar el catálogo con la información de las cajas.

D. Cajero: hace referencia al código del usuario cajero, con el cual se van a realizar las operaciones; sino se conoce se da clic en el botón (…) para detallar el catálogo con la información de los usuarios creados.

E. Turno: hace referencia al turno en el cual se va a realizar la apertura de la caja.

F. Traslados: es la fecha en la cual va a quedar registrado el traslado de efectivo, permite definir una fecha anterior pero no una fecha posterior a la fecha de registro.

G. Abrir caja: después de haber diligenciado los campos se ubica y da clic en el botón abrir caja para terminar el proceso.

• Cancelar: ubique y de clic en el botón cancelar si no requiere hacer la apertura de la caja.

PASO 3. ACCESO CERRAR CAJA

Cierre de caja permite obtener información de la circulación del dinero en efectivo al finalizar el día. Por eso es importante que la información sea exacta, clara y concuerde lo facturado con el dinero en caja.

El cierre de caja es un proceso que se puede realizar desde diferentes rutas ya sea con el usuario autorizado para la caja o con un usuario que cuente con los permisos para ejecutar el proceso o en su defecto con el usuario administrador del sistema.

Ingrese a la Ruta: Facturación – P.O.S- Cerrar caja

Con el usuario de la caja ubique y de clic en el botón “Total Caja”.

Ingrese a la Ruta: Facturación – P.O.S- Cuadre Caja

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “Totales Caja”.

A. Parámetros para realizar el cierre de caja.

• Caja: defina el código de la caja a la cual se le va a realizar el cierre.

• Fecha: defina la fecha en la que va a realizar el cierre.

B. Parámetros de consulta antes de realizar el cierre de caja.

• Arqueo de caja: permite comprobar el dinero recibido, y si el dinero coincide con el saldo de la caja registradora. para el uso de esta opción se debe hacer una parametrización adicional en acompañamiento de un consultor QUALITYCOLOMBIA S.A.

• Arqueo de caja por turno: permite realizar al final del turno de un cajero un arqueo, de esta manera, el cajero será responsable del dinero de su caja registradora. para el uso de esta opción se debe hacer una parametrización adicional en acompañamiento de un consultor QUALITYCOLOMBIA S.A.

• Movimiento de caja: genera un informe en el cual se muestran los documentos que han generado ingresos a la caja, como también aquellos documentos que han generado salidas por ejemplo las devoluciones.

• Informe fiscal: muestra las ventas realizadas e identifica cuales de ellas son exentas, excluidas, gravadas y el valor de las ventas por cada tarifa de IVA de acuerdo a como se hayan configurado los modelos contables de los productos.

Este informe también discrimina otra información como la totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación; el registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas, entre otros.

• Retiro total de efectivo: permite conocer si el efectivo físico coincide con los valores repostados en las ventas, mostrando si hay faltantes o sobrantes de acuerdo al efectivo que digiten.
  Este proceso traslada el efectivo de la cuenta de caja POS a la cuenta de caja general y hace el registro del proceso en un documento contable el cual fue previamente definido en la configuración de la caja registradora.

• Cerrar caja: realiza el proceso de cierre de caja para no realizar más registros en el sistema; teniendo en cuenta que si no se hace el proceso de retiro de efectivo va a dejar el dinero del día, en saldo de caja.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro en la caja se debe contar con los permisos necesarios si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM para habilitar los permisos en el tipo de documento al usuario cajero.

2. Posterior al cierre de caja no se pueden hacer operaciones ya que el sistema mostraría un mensaje solicitando apertura de caja.

3. Para que el usuario cajero pueda validar las opciones antes del cierre debe contar con los permisos necesario para realizar la operación.

4. Para que el sistema genere el cuadre de caja se debe realizar el retiro de efectivo antes del cierre; si se realiza el cierre primero quedaría el efectivo como un saldo en caja.

FIN DEL INSTRUCTIVO