ENTRADAS SIN ORDEN VALOR PARCIAL

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de las Entradas sin orden valor parcial, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO
Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de de las Entradas sin Orden valor parcial.

ABSTRACT
Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las Entradas sin Orden valor parcial cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A ENTRADAS SIN ORDEN VALOR PARCIAL

Hace referencia al documento que se usara para acreditar la compra de un bien, es un proceso de inventario que le permitirá registrar en el sistema, todo aquel producto que llegue a la empresa.

Ingrese a la Ruta: Inventarios- Entradas – Sin Orden Valor Parcial

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de compras sin orden de compra, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR ENTRADAS SIN ORDEN VALOR PARCIAL

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual fue previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Proveedor: digitar el Nit del proveedor o en su defecto dar clic en el botón de los 3 puntos (…) y buscar el vinculado por medio de los filtros de búsqueda.

• Forma Pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir una nota.

• Cuenta de reteFte: permite definir la cuenta de retención en la fuente que se va a calcular en la compra, si no se requiere calcular se deja el espacio en blanco.

• Lote: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Régimen: permite identificar el tipo de régimen al cual pertenece el vinculado.

• Referencia: es un campo alfanumérico el cual permite agregar información adicional. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Documento 1 y Documento 2: permite definir números adicionales relacionados al documento, por ejemplo: los números de las órdenes de compra; si el consecutivo es automático se puede definir el número de la factura del proveedor. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Plazo: es donde se define el plazo que da el proveedor para el pago de la factura.

• Bodega: aplica si la empresa ha definido previamente una bodega como segmentación contable. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Botón adjunto: permite adjuntar archivos que estén asociados al documento que se está elaborando. :Adjunto:

• Se habilitan los permisos que muestra la imagen si así se requiere ingresar la compra.
  Sí los productos que se van a ingresar tienen el IVA incluido.
  Sí para el cálculo de la retención no va a tomar la base que esta parametrizada en la cuenta.
  Sí el producto aplica para el calculo del impuesto al consumo y si al momento de ingresarlo lo tiene incluido.
  Se habilita si se desea redondear los valores.

• Asistente: aplica para insertar compras por archivo plano gestionado por el proveedor.

• Orden de compra: permite ver el documento de la orden de la compra y agregar productos desde dicha opción.

• Otros cargos y deducciones: permite agregar conceptos a la cuenta 14 de inventarios para incrementar o disminuir el valor, el tipo de documento debe tener autorizados los conceptos y el sistema permite definir el tratamiento de las cuentas si son NIIF, PCGA, FISCAL.

B. Información del producto

• Obs: permite agregar el producto como un obsequio, para hacer uso de esta opción el producto debe tener habilitado el permiso “activar como obsequio”

• Bodega: definir la bodega que fue autorizada previamente en la configuración del tipo de documento, a la cual van a ingresar las cantidades de la compra.

• Código: definir el código del producto que se va a ingresar, sino se conoce se da clic en el botón (…), el cual muestra el catálogo de productos.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir un detalle al producto.

• Cantidad: en este campo se definen las cantidades del producto que se va a ingresar.

• Kls: aplica para las empresas que usan la bascula y hacen el ingreso de su mercancía con peso.

• U.Med: se define la unidad con la cual se va a ingresar el producto.

• S/N: aplica si la empresa habilita el permiso de controlar número de serie en los productos y al ingresar la compra lo hacen registrando los números de serie de las cantidades adquiridas.

• Total de Impoconsumo: hace referencia al valor del impuesto al consumo cuando el producto cumple con dicha obligación.

• Valor unitario: corresponde al valor unitario de las cantidades adquiridas.

• Costo parcial: corresponde al campo en el cual se digita el valor parcial del producto. Dicho valor hace referencia al valor unitario multiplicado por la cantidad.

• Campo que muestra el nombre del producto que se está agregando

• IVA: muestra el valor de IVA que se va a aplicar al producto de acuerdo al porcentaje definido en el modelo contable.

• Costo act: muestra el valor del costo actual del producto y la unidad de medida.

• Agregar: permite agregar el registro de los productos.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

C. Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron, bodega, código, nombre, unidad de medida, cantidad, precio unitario, parcial, lote.

D. Información de los totales

• Propiedades: permite ver la información del producto que seleccione del grid de contenido.

• Precios: permite ver el catalogo de precios si se requiere hacer alguna modificación en los precios de costo o venta.

• Kardex: muestra el informe del Kardex por producto x producto.

• Imprimir: permite exportar a Excel o imprimir todos los productos previamente creados.

• Items: número de productos listados en el grid de contenido.

• Cantidad: muestra el total de las cantidades agregadas.

• Parcial: hace referencia al valor total antes de IVA.

• Descuento: muestra el total de descuento aplicado.

• Impoconsumo: muestra el valor total del impuesto al consumo cuando el producto cumple con dicha obligación.

• IVA: el valor total del impuesto al valor agregado.

• Rte/Fuente: aplica si en el encabezado del documento se define cuenta contable en el campo de Retefuente y el proveedor no está marcado como autoretenedor de fuente.

• Otros cargos deduc: hace referencia a el valor total de los gastos o deducciones adicionales que se ingresaron por ejemplo los fletes.

• Total: es el valor total de la factura de compra.

E. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón guardar, Lo cual realiza el proceso de contabilización.
Después de dar clic en la opción guardar se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de entradas se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. El uso del botón cargos y deducciones implica una parametrización adicional en los modelos contables; en la pestaña conceptos adicionales, se configuran los conceptos por cargos y deducciones que podría tener un modelo contable.

FIN DEL INSTRUCTIVO