RETIROS DE EFECTIVO

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo se encuentra la guía para realizar el proceso de retiro de efectivo, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso del retiro de efectivo.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a realizar el proceso de retiro de efectivo en el sistema POS, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO RETIRO DE EFECTIVO

Este proceso traslada el efectivo de la cuenta de caja POS a la cuenta de caja general y hace el registro del proceso en un documento contable el cual fue previamente definido en la configuración de la caja registradora.

Ingrese a la ruta: Facturación – POS – Retiro de Efectivo

PASO 2. RETIROS DE EFECTIVO

Este proceso permite hacer retiros de efectivo parciales y no realiza el cierre de la caja.

A. Datos de la caja a consultar.

• Caja: defina el código de la caja a la cual se le va hacer el retiro de efectivo; el sistema diligencia los campos de cajero, fecha y turno de forma automática.

• Consultar saldo: de clic en el botón de “consultar saldo” para que muestre el saldo en efectivo de la caja.

B. Información detallada.

• Cuenta de caja: muestra la cuenta de la caja POS, la cual fue definida en la configuración de la caja registradora y es donde se está realizando el movimiento del efectivo.

• Cuenta de caja general: muestra la información de la caja general la cual fue definida en la configuración de la caja registradora y es a la cual se va a realizar el traslado del efectivo.

• Tipo de documento: muestra el tipo de documento autorizado en la configuración de la caja registradora para guardar la contabilización del traslado de efectivo y el consecutivo en el cual se guardará.

• Nuevo cajero: permite realizar cambio de usuario en la caja registradora, aplica por ejemplo cuando se va a realizar un retiro parcial a una hora específica y realizar cambio de cajero.

• Saldo en caja: muestra el valor del efectivo reportado en el sistema ya sea en ventas u otros ingresos.

• Valor a retirar: permite digitar el valor del efectivo que se desea retirar de la caja POS, puede ser total o parcial.

PASO 3. ACCESO RETIRO TOTAL DE EFECTIVO

Ubique y de clic en el botón “total caja” y seleccione la opción “retiro total de efectivo”.

Este proceso traslada el efectivo de la cuenta de caja POS a la cuenta de caja general y hace el registro del proceso en un documento contable el cual fue previamente definido en la configuración de la caja registradora. Adicional hace el cierre de la caja.

A. Datos de la caja a consultar.

• Caja: defina el código de la caja a la cual se le va hacer el retiro de efectivo; el sistema diligencia los campos de cajero, fecha y turno de forma automática.

• Cuenta de caja: muestra la cuenta de la caja POS, la cual fue definida en la configuración de la caja registradora y es donde se está realizando el movimiento del efectivo.

• Cuenta de caja general: muestra la información de la caja general la cual fue definida en la configuración de la caja registradora y es a la cual se va a realizar el traslado del efectivo.

• Tipo de documento: muestra el tipo de documento autorizado en la configuración de la caja registradora para guardar la contabilización del traslado de efectivo y el consecutivo en el cual se guardará.

• Nuevo cajero: permite realizar cambio usuario en la caja registradora, aplica por ejemplo cuando se va a realizar un retiro parcial a una hora especifica y realizar cambio de cajero.

B. Saldos de la caja POS.

• Digite el efectivo: permite definir el valor total del efectivo físico.

• Consultar: después de definir el efectivo físico ubique y de clic en el botón consultar.

• Saldo en caja: al dar clic en el botón consultar el sistema muestra el total del efectivo del sistema.

• Valor retiro: muestra el valor que se definió en el campo” digite el efectivo”

• Sobrante: muestra el valor del dinero sobrante cuando el valor digitado sea superior al del saldo en caja.

• Faltante: muestra el valor del dinero faltante, cuando el valor digitado sea inferior al del saldo en caja.

• Aceptar: permite realizar el proceso de retiro de efectivo y cierre de caja simultáneamente.

• Cerrar: para cerrar la ventana sin realizar el proceso de retiro total de efectivo.

Al dar clic en el botón ‘aceptar’ se abrirá una nueva ventana de confirmación, dar clic en el botón ‘si’ para generar el proceso.

Se abrirá otra ventana para seleccionar la impresora donde se imprimirá el comprobante del retiro de efectivo, dar clic en el botón aceptar.

Se abrirá un ventana confirmando el cierre de caja, dar clic el botón aceptar.

SALVEDADES DEL PROCESO

1.Para realizar el proceso de retiros de efectivo se debe contar con los permisos necesarios para ejecutar la labor, sino se tiene se sugiere realizar la consulta con el usuario administrador del sistema.

FIN DEL INSTRUCTIVO