DEVOLUCION EN COMPRA BASADA EN FACTURA DE COMPRA

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra el proceso que se debe seguir para realizar una devolución en compra basada en factura de compra en el software MANAGER ERP, desde la ruta de acceso para consultar hasta la explicación de cada uno de los campos y procesos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de la devolución en compra basada en factura y de esta manera facilitar el proceso de devolución y salida de mercancía del inventario verificando que es la misma que se adquirió en la compra.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con la devolución en compra basada en factura, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A DEVOLUCIÓN EN COMPRA BASADA EN FACTURA

Este proceso permitirá acceder a la ubicación de las devoluciones en compra basadas en factura, en la cual se podrán seleccionar los productos que se van a devolver de acuerdo a la factura de compra previamente seleccionada.

Ingrese a la Ruta: Inventarios – Devolución Compra - Basado en Factura de Compras

PASO 2. VENTANA OPERATIVA DEVOLUCIÓN EN COMPRA BASADA EN FACTURA

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana operativa Devolución en Compras x Factura, la cual permite consultar las devoluciones en compras realizadas de acuerdo a unos filtros aplicados y crear un documento de nuevo de compras.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar según el filtro de consulta seleccionado.

• Buscar: permite consultar la información de acuerdo a la información seleccionada en los filtros y la barra de búsqueda.

B. Grid de contenido: contiene los datos de la información consultada.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana operativa.

• Propiedades: permite consultar un documento que se encuentre en el grid de acuerdo a la consulta realizada.

• Nuevo: permite crear una devolución en compra.

• Eliminar: permite eliminar una devolución en compra que se encuentre en el grid de contenido.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. ELABORACIÓN DEVOLUCION EN COMPRA BASADA EN FACTURA

Para generar una devolución en compra basada en factura de compra se debe dar clic en el botón nuevo, y se encontrara el siguiente formulario.

A. Encabezado

• Tipo: defina el código del tipo de documento, este debe estar previamente creado.

• Número: defina el número del documento, de acuerdo a la configuración del tipo de documento puede ser manual o automático.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento, y de acuerdo a los permisos en el tipo del documento se habilita la fecha para editarla.

• Proveedor: digite el NIT del proveedor al cual se va a practicar la devolución de mercancía.

• Sucursal: se habilitará si el proveedor tiene sucursales asignadas.

• Factura:

Clase: digite la clase del documento con que se registró la compra en el sistema.

Tipo: digite el tipo del documento con que se registró la compra en el sistema.

Número: digite el número del documento con que se registró la compra en el sistema.

Fecha: el sistema trae automáticamente este campo de acuerdo a los datos de la factura de compra seleccionados.

• Forma de pago: a pesar de que el tipo de documento tenga una forma de pago predeterminada, el sistema traerá automáticamente la forma de pago de la factura seleccionada anteriormente, pero será posible modificarla según el caso.

• Nota: se podrá detallar una novedad o el motivo de la devolución.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Documento 1: permite definir un número adicional relacionados al documento. La utilidad de los campos la define el usuario, sino se requiere, el sistema lo deja en cero (0) por defecto.

• Documento 2: permite definir un segundo número adicional relacionados al documento. La utilidad de los campos la define el usuario, sino se requiere, el sistema lo deja en cero (0) por defecto.

• Documento 3: permite definir un tercer número adicional relacionados al documento. La utilidad de los campos la define el usuario, sino se requiere, el sistema lo deja en cero (0) por defecto.

• Plazo: se podrá definir los días de plazo de la entrega de la mercancía.

• Bod sale: permite digitar la bodega de donde saldrá la mercancía relaciona en la devolución.

• IVA incluido: permite marcar si la mercancía relacionada en la devolución tiene IVA incluido, sino se marca se entenderá que a los valores se les calculará IVA.

• Redondear: si se marca esta opción el sistema redondeara los valores de acuerdo a las políticas de la empresa.

• Impoconsumo incluido: permite marcar si la mercancía relacionada tiene impuesto al consumo incluido.

• Régimen: muestra el régimen que tiene el proveedor relacionada en la parametrización.

B. Agregar desde Factura: este botón mostrará la mercancía que se adquirió en la factura de compra seleccionada en el encabezado del documento.

• Código: muestra los códigos de los productos relacionados en la factura de compra seleccionada.

• Nombre: muestra el nombre de los productos relacionados en la factura de compra seleccionada.

• Costo Unitario: muestra el costo unitario por producto relacionados en la factura de compra seleccionada.

• Cantidad Facturada: muestra la cantidad de productos relacionados en la factura de compra seleccionada.

• Valor: muestra el costo total por producto relacionados en la factura de compra seleccionada.

• Marcar ?: permite marcar los productos que van a ser objeto de devolución.

• Cantidad a devolver: si las cantidades a devolver son menores a las cantidades adquiridas por productos en la compra, este campo permite digitar la cantidad a devolver.

• Devolución valor: muestra el valor a devolver por producto de acuerdo a las cantidades que se van a devolver.

• Serial: si los productos ingresados en la factura controlan serial, mostrara el serial de cada producto.

• Aceptar: una vez se definan las cantidades a devolver se dará clic en el botón aceptar para que los productos queden relacionados en la devolución.

• Cancelar: si se desea descartar el proceso se dará clic en el botón cancelar.

• Totales: muestra el valor total de la devolución de acuerdo a los productos seleccionados.

C. Información de productos

• Bodega: Digite el código de la bodega que requiere devolver el producto.

• Código: defina el código del producto que se desea devolver.

• Detalle: se podrá definir una novedad por productos en la que se podrá definir el motivo de devolución de cada uno.

• Lote: si el producto está marcado para controlar lotes de producción se podrá digitar el lote de producto que se requiere devolver.

• Cantidad: digite la cantidad que desea devolver.

• U. Med.: defina la unidad de medida de acuerdo a las cantidades que se van a devolver.

• Total Impoconsumo: si el producto tiene impuesto al consumo, permite digitar el valor correspondiente a todas las cantidades.

• Costo parcial: digite el valor total de las cantidades que se desean devolver.

• Val unitario: de acuerdo al costo parcial digitado, este campo muestra el valor unitario por producto.

• IVA: muestra el porcentaje de IVA de acuerdo al producto seleccionado.

• Utilidad: si está definido en el producto, muestra el porcentaje de utilidad.

• Costo actual: muestra el costo actual del producto de acuerdo a la lista 000.

• Agregar: permite agregar el producto a la a la devolución en compra de acuerdo a la información anteriormente digitada.

• Quitar: permite quitar un producto que ya ha sido agregado a la devolución en compra.

D. Información de totales

• Ítems: se podrá visualizar el total de productos agregados a la devolución en compra

• Cantidad: se podrá visualizar el total de las cantidades devueltas.

• Parcial: se podrá visualizar el valor antes de impuestos y descuentos de los productos agregados en la devolución.

• Descuento: se visualizará el descuento aplicado a los productos agregados en la devolución.

• Impoconsumo: se podrá visualizar el valor total de impuesto al consumo.

• I.V.A: se podrá visualizar el total del impuesto al valor agregado.

• Rte/Fuente: si aplica se visualizará la retención en la fuente aplicada por el proveedor en la compra.

• Total a pagar: corresponde al valor parcial más impuestos.

E. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”, se abre la ventana de cuentas predeterminadas, la cual muestra la información de la contabilización que es configurada de acuerdo a políticas internas de la empresa.

Después de dar clic en la opción “Guardar” se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de entradas se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. Para realizar una devolución en compra basada en factura se deben tener los datos de la factura en la que se adquirieron los productos que van a ser devueltos.

4. Si los productos a devolver se adquirieron en más de una factura de compra se debe hacer una devolución por cada una.

FIN DEL INSTRUCTIVO