CONVERSIONES (AJUSTES DE INVENTARIO)

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de las conversiones (ajustes de inventario), desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de las conversiones (ajustes de inventario).

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las conversiones (ajustes de inventario), el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A CONVERSIÓN

Un ajuste de inventario es un movimiento de entrada o salida de productos en las bodegas. Es funcional para agregar el inventario inicial, pérdidas o aumentos de mercancía.

Ingrese a la Ruta: Inventarios- Conversión

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “conversión de ítems”, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR UNA CONVERSIÓN

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Forma pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento, se parametrizan de acuerdo a políticas internas de la empresa, por ejemplo, crear una forma de pago “ajuste de inventario” con una cuenta del costo 6135.

• Vinculado: digite el NIT del vinculado o en su defecto de clic en el botón (…) y se define el parámetro para realizar la búsqueda en la ventana operativa.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir una nota a nivel informativo.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• C.costo: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Catálogo: el sistema muestra el código de la lista de precios predeterminada en el tipo de documento en la pestaña “ventas”.

• Doc. Respaldo: permite definir números adicionales relacionados al documento. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en cero (0.00).

• Doc. Referencia: es un campo alfanumérico el cual permite agregar información adicional. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Novedades: El botón “Novedades” permanece inactivo hasta dar clic en guardar.

B. Salida: hace referencia una disminución de inventario por ejemplo si se dan cambios o pérdidas.

• Bodega: defina la bodega en la que se encuentran los productos que se van a ajustar.

• Código: defina el código del producto, sino se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• ++: muestra la ventana Nro. de serie, el producto debe tener habilitada la opción para controlar seriales.

• Cantidad: como su nombre lo indica, en este campo se definen las cantidades del producto a las cuales se les va a dar salida.

• U. Med: se define la unidad con la cual se va a dar salida al producto.

• Costo unitario: hace referencia al valor unitario del costo de los productos.

• Costo parcial: hace referencia al resultado de multiplicar el valor unitario por las cantidades.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

• Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron.

• Campos en totales opción de salida: muestra información del producto que
  se esta agregando como el nombre de la bodega, nombre de producto, las unidades en existencia, la unidad de medida, el IVA, el valor unitario, el total de unidades y el valor total de los productos agregados.

C. Entradas: hacer referencia al aumento de mercancía por ejemplo si cuenta con inventario físico, pero en el sistema esta en cero 0 se puede dar un ingreso que ajuste el inventario.

• Agregar desde FV: permite agregar productos desde una factura que este a nombre del mismo vinculado.

• Bodega: defina la bodega a la se van a agregar los productos.

• Código: defina el código del producto, sino se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• Estado: permite crear o asociar un estado al inventario, se ubica en el campo y se oprime el botón F4 del teclado para que muestre la ventana operativa.

• Cantidad: como su nombre lo indica, en este campo se definen las cantidades del producto a las cuales se les va a dar ingreso.

• U. Med: se define la unidad con la cual se va a ingresar el producto.

• Costo unitario: hace referencia al valor unitario del costo de los productos.

• Costo parcial: hace referencia al resultado de multiplicar el valor unitario por las cantidades.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

• Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron.

• Campos en totales opción de entrada: muestra información del producto que se está agregando como el nombre de la bodega, nombre de producto, las unidades en existencia, la unidad de medida, el IVA, el valor unitario, el total de unidades y el valor total de los productos agregados.

D. Información agrupada de los totales:

• Lote documento: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Guía: cuando la empresa ha implementado la opción de ruta en el proceso de despachos usa el campo guía para definir el número de la guía de transporte.

• Variación Q: muestra una variación porcentual entre los productos a los cuales se les da salida vs los productos que se están ingresando; adicional resta los ítems de entrada con los de salida.

• $: muestra la diferencia total entre las salidas y las entradas.

E. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”, para que el sistema contabilice de forma automática las cuentas del inventario contra la forma de pago definida; usualmente se usa la cuenta 6135.

Después de dar clic en la opción guardar se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

El botón “Novedades” se activa después de dar clic en guardar:

Este botón permite agregar información adicional para hacer seguimiento al documento:

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de las conversiones se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. El tipo de documento debe tener agregadas la bodega de entrada y la bodega de salida.

4. para que el sistema permita generar la conversión, el producto, en la pestaña general en el campo precio venta debe tener definido como mínimo 1.00 peso.

FIN DEL INSTRUCTIVO