LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación de liquidación de contrato, para permitir al usuario del sistema realizar, revisar, guardar y contabilizar de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de contrato, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta generación de las liquidaciones de contrato el software MANAGER NÓMINA el cual conlleva la liquidación de las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el empleado al momento de su retiro, por lo tanto, se debe tener en cuenta diferentes factores como el método de liquidación, la forma de pago, la base de liquidación, entre otros. De esta forma garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Cuando un contrato de trabajo finaliza es necesario proceder a liquidar diferentes conceptos que el empleador adeuda al trabajador hasta el día en el que el trabajador preste sus servicios,  entre los conceptos a liquidar están los días laborados, pagos adicionales si hubiere lugar, la liquidación de las prestaciones sociales, vacaciones y los respectivos aportes a seguridad social.

Para la correcta generación de la liquidación del contrato se detallan los pasos a seguir en MANAGER NÓMINA.

PASO 1. VALIDAR LOS CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN

Para la realización de una liquidación de contrato se  debe tener debidamente parametrizados los conceptos correspondientes, tales como: LC1, LC2, LC3, LC4 Y LC5, correspondiente a cesantías, intereses sobre cesantías, prima, vacaciones e indemnización, respectivamente; a cada uno de esto conceptos se le debe asignar sus cuentas contables, como se ha hecho con todos los conceptos necesarios para la liquidación de nómina ya sea de pago, aportes a seguridad social, provisión de prestaciones sociales, entre otros.

Para verificar la existencia y parametrización de estos conceptos se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese a la Ruta: Nómina – catálogos – Conceptos

Una vez en la ventana de conceptos validar la existencia de los conceptos mencionados anteriormente (LC1, LC2, LC3, LC4 Y LC5) y revisar la parametrización correspondiente a cada uno.

Al seleccionar cada uno de los conceptos y al dar clic en el botón “Propiedades” podrá validar la parametrización de cada uno de ellos.

En la ventana operativa de propiedades de conceptos se realiza la parametrización correspondiente a los conceptos de liquidación de contrato diligenciando los siguientes campos.

Nota: la parametrización del concepto puede variar de acuerdo a las políticas internas de cada empresa.

A. Grupo y grupo planilla: se debe establecer el grupo correspondiente a cada prestación social, ya que este permite identificar el devengado y trasladar el valor al certificado de ingresos y retenciones.

B. Formar base para: se debe establecer para que formará base los valores devengados del empleado por el concepto devengado. Este campo aplica solo para el concepto de liquidación de vacaciones, ya que las vacaciones pagadas en liquidación de contrato forma base para el pago de parafiscales. Por lo tanto deberá tener activo el check en el campo CCF e ICBF y SENA.

C.  Tipo: el tipo de concepto debe ser devengado.

D. Unidad de medida: los conceptos deben ser en valor.

E. Asignación de cuentas contables: se establecen las cuentas que afectan directamente la contabilización en la liquidación de las prestaciones sociales.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si la empresa contabiliza la liquidación de contrato de acuerdo a la cuenta asignada en la forma de pago, el campo de la cuenta crédito debe quedar en punto.

• Para una mejor explicación sobre la parametrización de conceptos, remítase al instructivo: conceptos.

PASO 2. VALIDAR LA FORMA DE PAGO

La causación de la cuenta por pagar al empleado en la liquidación de contrato por lo general se establece mediante la forma de pago del módulo MANAGER CONTABILIDAD, la cual posteriormente será cruzada con el pago correspondiente.

Para la revisión/creación de las formas de pago realice las siguientes acciones en el proceso de MANAGER CONTABILIDAD:

Ingrese a la Ruta: Catálogos - Facturación - Formas de Pago

Se abre una ventana que al dar clic en el botón “Buscar” muestra las formas de pago que han sido creadas y que NO necesitan volver a crearse.

• Para detallar una forma de pago haga clic en el botón “Propiedades”.

• Para crear una nueva forma de pago, haga clic en el botón “Nuevo”.

Para crear una forma de pago, después de dar clic en el botón “Nuevo”, se abre una ventana en donde debe diligenciar:

A. Identificación de la forma de pago:

• Código: se debe asignar un código a la forma de pago que se está creando, preferiblemente se utiliza con las letras “LCxx” para distinguirlo de las demás formas de pago existentes, y así saber que se trata de una liquidación de contrato. (xx, significa el número de la empresa en caso de manejar diferentes empresas en MANAGER NÓMINA.

• Nombre: es el nombre como se le conocerá o se identificará la forma de pago.

B. Cuenta: se diligencia en este campo la cuenta contable donde irán los valores de la liquidación, es decir el total el cual será el valor crédito de la liquidación, puede ser la cuenta contable de caja o si necesita aprobación para pago deberá ser una cuenta contable 25, esto depende del manejo de cada una de las empresas.

Nota: la cuenta asignada en la forma de pago influye directamente en la contabilización de la liquidación de contrato.

PASO 3: PARAMETRIZACIÓN EN LA EMPRESA

Para que la liquidación de contrato se pueda generar de manera adecuada se debe contar con los conceptos de liquidación de contrato (ver paso 1) en la empresa, esto se debe realizar con el usuario ADM, además en este mismo formulario se debe determinar si en la liquidación de contrato se desean incluir los devengos o deducciones que tenga el empleado en la contabilidad al momento de realizar la liquidación.

Para la parametrización de los conceptos en empresa realice las siguientes acciones:

Ingrese a la Ruta: Sistema – Empresas

En la ventana que se despliega aparecerán todas las empresas con la que cuenta el usuario, es necesario aplicar la parametrización en todas las empresas disponibles en MANAGER NÓMINA.  Seleccione la empresa y haga clic en propiedades.

Una vez desplegada la ventana de la parametrización de la empresa ingrese a la pestaña Nómina. 

A. Conceptos Pagos de Liquidación: corresponde a la parametrización de los conceptos y cuentas contables que intervienen en la generación de liquidación de contrato.

• Las Cesantías, Intereses a las Cesantías, Prima, Vacaciones e Indemnizaciones son conceptos que se liquidan al momento de finalizar la relación laboral entre el empleado y empleador.  En cada uno de los campos se deben parametrizar los conceptos de nómina correspondiente a cada una de la prestación social.

B. Otros devengados: en este campo se diligencian los conceptos de nómina que tengan parametrizadas las cuentas contables en las que el empleado pueda tener saldos o valores al momento de realizar la liquidación, como por ejemplo salarios por pagar, auxilios, entre otros y éstos serán sumados al valor de la liquidación..  Los conceptos deben tener código iniciado de L y separados entre comas (,).  Ejemplo: ,L01,

C. Otras deducciones: en este campo se parametrizan los conceptos de nómina con las cuentas contables que la empresa requiere que se descuenten en la liquidación del contrato por valores pendientes de pago por parte del empleado al momento de su retiro y que se encuentran causados en la contabilidad, tales como préstamos, fondo, entre otras y éstos serán restados al valor de la liquidación. Los conceptos deben tener código iniciado en L se deben colocar entre comas (,).  Ejemplo: ,L04,

Nota: los datos que arroja MANAGER NÓMINA en los campos  de otros devengos y deducciones son el resultado de los saldos que tienen las cuentas contables asignadas en los conceptos de nómina a la fecha de liquidación del contrato, estos valores vienen directamente de la contabilidad y no podrán ser modificados por MANAGER NÓMINA, en caso de requerir modificaciones debe realizarse por MANAGER CONTABILIDAD. En estas casillas puede o no haber conceptos de nómina iniciados en L asignadas, según requerimientos de la empresa.

PASO 4. LIQUIDAR NÓMINA NMLQ

Cuando la relación laboral termina el patrono debe pagar al empleado todo lo que le adeuda a la fecha de retiro, es por este motivo, que se requiere realizar antes de liquidar el contrato, la nómina de pago, allí se generan los valores a pagar por salarios, auxilio de transporte, pagos adiciones y las deducciones de seguridad social correspondientes.

Es importante aclarar que se debe liquidar primero la nómina de pago o NMLQ para que las novedades allí reportadas se reflejen en la liquidación de contrato para el cálculo de los días y base de liquidación de cada prestación social.

La nómina NMLQ se realiza siempre y cuando el retiro del empleado no concuerde con la fecha de corte de la nómina, es decir al 15 o al 30 del mes, ya que el propósito de la nómina NMLQ es permitir liquidar la nómina una vez termina la relación laboral para poder proceder a la liquidación del contrato y no tener que esperar a liquidar la nómina general.

Nota: tenga en cuenta que:

• Antes de liquidar la nómina NMLQ o de pago se debe crear la novedad de retiro (888) al empleado.

• Para conocer el proceso de creación y liquidación de la nómina consulte el instructivo: liquidación de nómina NMLQ

PASO 5. INGRESAR A LA VENTANA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Para realizar una liquidación de contrato realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Liquidación de Contrato – Liquidación de Contrato.

PASO 6. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran las liquidaciones de contrato que han sido creadas previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 7. CREAR UNA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Después de dar clic en el botón  “Nuevo”, se abre una ventana operativa donde debe diligenciar los campos que se detallan a continuación.

Los datos necesarios para realizar la liquidación de contrato se explican a continuación:

A. Se diligencia el encabezado de la liquidación del contrato y el método de liquidación:

Tipo y Número: el tipo de documento que se utilizará para realizar liquidación de contrato será el LCxx (xx número de la empresa en caso de tener varias).

Fecha de Retiro: en este campo debe ir la fecha de retiro del empleado, la cual es igual a la digitada en la novedad de retiro realizada en el paso 4.

Fecha de liquidación: fecha en la que se está elaborando la liquidación del contrato.

Método: el método a utilizar depende de las políticas de la empresa, allí se encuentran 3 opciones:

• Método 1: el sistema determinará la base para la liquidación del contrato con base al último salario del empleado y a este se le suma el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST) que apliquen de acuerdo a la parametrización de los conceptos.

• Método 2: el sistema determinará la base para el cálculo de la liquidación del contrato promediando todo lo devengado por el empleado en el año o periodo de liquidación, dependiendo de la prestación social.

• Método 3: toma como base para el cálculo SOLO el salario del empleado.

• Método 4: en el método estándar para las cesantías e intereses toma el salario actual + promedio de otros conceptos, pero si el empleado ha tenido variación en los últimos 3 meses, la base de liquidación se determinará con el promedio de lo devengado; para la prima toma el promedio de los conceptos y para las vacaciones el salario actual más variaciones de conceptos que formen base

B. Se establecen los datos del empleado a retirar.

Empleado: en este campo se diligencia el número de la cédula del empleado a retirar, si no lo sabe, haga clic en los tres puntos y el sistema lo remitirá al catálogo de empleados, donde podrá buscarlo.

Motivo de retiro: en este campo de diligencia el motivo del retiro del empleado, en el sistema se presentan las siguientes opciones.

Nota: la opción “Otros” le permite crear un nuevo motivo, en caso de que el que requiera no se encuentre entre las opciones predeterminadas del sistema.

Al dar clic en los tres puntos proceda a crear el nuevo motivo y selecciónelo para establecerlo como el motivo de retiro del empleado.

Días laborados: corresponde a los días de vigencia del contrato laboral del empleado en el año en curso.

Fecha de ingreso: campo informativo, donde se visualiza la fecha de ingreso del empleado a la empresa.

C. Se parametriza la forma de pago de la liquidación del contrato y las prestaciones que se van a liquidar o no en caso de que al empleado ya se le hayan pagado.

Forma de pago: se debe digitar la forma de pago detallada en el paso 2.

Obligar SMMLV: esta opción es utilizada para los trabajadores que el salario depende de lo producido (por destajo) y que cuyo promedio sea inferior al salario mínimo o empleados con salarios inferiores al mínimo. Al activar el check en esta opción el sistema liquidará las prestaciones sociales con base al salario mínimo vigente.

Liquidar Prima / Liquidar Vacaciones: estas dos opciones son para liquidar prima y vacaciones, es decir, el cálculo de estos dos rubros depende si son seleccionadas o no dichas casillas.

Una vez diligenciado los datos de la liquidación de contrato se procede a dar clic en el botón “Liquidar” y el sistema generará los valores correspondientes a cada prestación social y la información de bases y días liquidados que se detallan a continuación.

D. MANAGER NÓMINA genera los respectivos cálculos de cesantías, intereses sobre cesantías, prima y vacaciones, cada una con sus respectivas fórmulas, bases y demás.

En cada una de las prestaciones se evidencian tres campos:

Fecha de liquidación: corresponde la fecha desde la cual la empresa adeuda la prestación social y con base en dicha fecha se determinan los días a liquidar al empleado.

Días: corresponde a los días a liquidar al empleado con base a la fecha de liquidación y los días no devengados detallados en el punto F.

Base: corresponde a la base que calcula MANAGER NÓMINA de acuerdo al método de liquidación seleccionado por el empleado en el punto A.

E. En los campos de “Otros devengados” u “Otras deducciones” aparecerán los saldos contables que tiene el empleado de acuerdo a las cuentas que se parametrizaron en el paso 3.

F. Son campos informativos donde el usuario podrá visualizar los siguientes datos:

Días no devengados: de acuerdo a la información almacenada en los acumulados, el sistema colocará los días no devengados que no van a formar parte de la liquidación ya sea de cesantías, prima, vacaciones o indemnizaciones debido a suspensiones o ausentismos.

Salario del mes: allí se visualizará el salario del empleado.

Auxilio de transporte: dato informativo, allí aparecerá el valor del auxilio del transporte si aplica, en caso de que el auxilio de transporte se promedie aparecerá la nota.

Indemnización: en caso de ser un despido no voluntario sin justa causa, allí aparecerá el valor de la indemnización correspondiente.

G. Corresponde al valor total de la liquidación del contrato incluyendo los devengados o las deducciones del punto E y el valor de la indemnización.

H. Una vez, se hayan revisado los valores arrojados para el pago de liquidación, se debe dar clic en el botón “Guardar” que se encuentra en la parte superior derecha del formulario; al momento de ser guardada, el botón “Liquidar” se deshabilita.

Posterior a guardar el documento de liquidación de contrato se procede a contabilizar e imprimir el soporte correspondiente.

Nota: el orden correcto para liquidar, guardar y contabilizar la liquidación de contrato es el siguiente:

Paso 1 - Liquidar: el sistema genera los valores a pagar al empleado.

Paso 2 - Guardar: el sistema procede a guardar los acumulados para ser contabilizados.

Paso 3 - Contabilizar: se procede a contabilizar los valores generados por la liquidación del contrato.

Como último paso se realiza la impresión física del documento, dando clic en el botón “Imprimir” que se encuentra en la parte inferior, para visualizar el documento de liquidación de contrato con sus respectivos valores fechas, firmas y demás.

Vista preliminar: esta opción permite generar una vista preliminar de la liquidación de la nómina, como se puede observar en la imagen

Imprimir: permite imprimir la liquidación realizada.

Exportar a Excel: esta opción no está disponible.

Exportar PDF: permite exportar el archivo de la liquidación en un formato PDF.

Enviar Email: opción que permite enviar la liquidación al empleado al correo electrónico registrado en MANAGER NÓMINA.

7.1 GENERACIÓN DE LA INDEMNIZACIÓN

La indemnización por despido se debe pagar cuando al trabajador se le termina el contrato de trabajo sin justa causa, y la liquidación de la indemnización se debe hacer conforme lo señala el artículo 64 del código sustantivo del trabajo.

La indemnización por despido sin justa causa depende del tipo de contrato, a continuación se relaciona la parametrización necesaria para una correcta generación de la indemnización para contratos a término fijo e indefinido.

7.1.1 INDEMNIZACIÓN EN CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO

El artículo 64 del Código Sustantivo del trabajo establece:

En los contratos a término indefinido la indemnización se pagará así:

a) Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mínimos mensuales legales:

1. Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo se le pagarán veinte (20) días adicionales de salario sobre los treinta (30) básicos del numeral 1, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción;

b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10), salarios mínimos legales mensuales.

1. Veinte (20) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo, se le pagarán quince (15) días adicionales de salario sobre los veinte (20) días básicos del numeral 1 anterior, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.

Para la correcta liquidación de la indemnización se deben tener en cuenta la siguiente parametrización:

• Tipo de Contrato: el empleado debe tener en la hoja de vida el tipo de contrato a término indefinido, y este a su vez en el campo “Valor” debe tener el número 1000000. Tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

• Parametrización en conceptos: los conceptos devengados y que forman base de indemnización deben tener activo el check de “Salario”, de esta manera entrarán en el cálculo del promedio para la base de liquidación de indemnización.

7.1.2 INDEMNIZACIÓN EN CONTRATO A TÉRMINO FIJO

El artículo 64 del Código Sustantivo del trabajo establece lo siguiente:

En los contratos a término fijo, el valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duración de la obra o la labor contratada, caso en el cual la indemnización no será inferior a quince (15) días.

Para la correcta liquidación de la indemnización se deben tener en cuenta la siguiente parametrización:

• Tipo de contrato: el empleado debe tener parametrizada en la hoja de vida un tipo de contrato a término fijo, y este a su vez en el campo “Valor” deberá tener los días de duración del contrato o en su defecto cero (0).

• Fecha de vencimiento del contrato: en la hoja de vida del empleado debe tener parametrizada una fecha de vencimiento del contrato, con base en dicha fecha el sistema calculará el valor de la indemnización a pagar.

• Parametrización en conceptos: los conceptos devengados y que forman base de indemnización deben tener activo el check de “Salario”, de esta manera entrarán en el cálculo del promedio para la base de liquidación de indemnización. 

7.2 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de la liquidación del contrato se realizará una vez se haya guardado dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, que por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan las prestaciones fueron previamente parametrizados en los conceptos de nómina LC1, LC2, LC3, LC4 Y LC5. (Ver paso 1) para las cuentas débitos y la cuenta crédito en la  forma de pago (ver paso 2).

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

7.3 PAGO

El pago de la liquidación de contrato se realiza directamente desde el proceso de contabilidad de manera manual o por medio del proceso de tesorería.(Ver instructivo: Tesorería)

 SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de contrato se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación del contrato siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la liquidación del contrato por MANAGER NÓMINA.

4. Se recomienda que el método de liquidación seleccionado en la ventana de liquidación de contrato sea la misma que la empresa ha establecido en las nóminas de provisiones, esto con el fin de que no se generen diferencias considerables entre lo provisionado y lo pagado.

5. La liquidación de contrato no es compatible con la ventana de “Liquidación definitiva” debido a que la liquidación de contrato arrastra saldos de las cuentas contables parametrizadas en la empresa (ver paso 3), por lo tanto, no se deberá consultar ni generar el pago por dicha ventana. El pago de las liquidaciones de contrato se generan desde MANAGER CONTABILIDAD de manera manual o por medio del módulo de tesorería.

FIN DEL INSTRUCTIVO