ADMINISTRADORAS DE CESANTIAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE 

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros necesarios para la correcta creación de las Administradoras de Cesantías que permitirá al usuario del sistema definir información clave que determinará el buen funcionamiento de la nómina para efectos de contabilización y pago de cesantías.

OBJETIVO 

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la creación y parametrización de las Administradoras de Cesantías, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema en cuanto a creación de nuevas administradoras o cambios en los datos de las mismas.

ABSTRACT 

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la creación y parametrización de las Administradoras de Cesantías en el software MANAGER NÓMINA, del cual depende la correcta generación de información del sistema. 

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

PASO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE LAS ADMINISTRADORAS DE CESANTÍAS 

Para crear o consultar una Administradora de Cesantías realice las siguientes acciones. 

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Administradoras de Cesantías

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA 

En la ventana operativa que se despliega se muestran las Administradoras de Cesantías que han sido creadas previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UNA ADMINISTRADORA DE CESANTÍAS

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde solo se parametrizan los campos necesarios para crear una Administradora de Cesantías, los cuales se detallan a continuación.

A. Código: se debe establecer un código de identificación que puede ser alfanumérico de máximo 6 caracteres definido por la organización. (Generalmente suele ser el código asignado a la Administradora de Cesantías por el Gobierno Nacional).

B. Nombre: se coloca el nombre de la Administradora de Cesantías que se está creando.

C. Vinculado asociado: la Administradora de Cesantías previamente debe estar creada como vinculado en contabilidad, en este campo se diligencia el NIT o se utilizan los tres puntos (…) para buscarlo en el catálogo de vinculados o crearlo.

El vinculado asociado en la entidad permite que las operaciones de pago de cesantías ya sea el gasto por las provisiones o el pago de cesantías sean causadas con NIT de la Administradora de Cesantías a la cual se encuentra afiliado el empleado al momento de contabilizar la nómina si la empresa así lo desea.

D. Equivalente: en este campo se parametriza el código de la Administradora de Cesantías asignado por el Gobierno Nacional.

Nota:

• Los códigos de las entidades pueden ser consultados en el operador de información donde la empresa reporta la planilla de pago de seguridad social.

• El código equivalente suministra el código que permite identificar la entidad cuando se realiza el proceso de consignación de cesantías desde el operador de información PILA.

Nota: los campos requeridos para la creación de una Administradora de Cesantías son los descritos anteriormente, los demás campos no son necesarios o son netamente informativos.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. El código de la Administradora de Cesantías puede ser definido por la empresa, sin embargo, el código equivalente debe ser el establecido por el Gobierno Nacional.

2. Si la Administradora de Cesantías cambia de NIT o código equivalente, este deberá ser actualizado en la entidad correspondiente por la persona encargada del proceso de nómina.

3. Si la empresa requiere que la provisión de cesantías quede causada al NIT de la administradora de cesantias, las nóminas de consolidación de cesantías generadas en diciembre no liquidarán ajuste para que la provisión quede en 0. Se sugiere que la provisión vaya causada a la cédula del empleado.

FIN DEL INSTRUCTIVO