LIQUIDACIÓN DE VACACIONES INDIVIDUALES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de vacaciones individuales, para permitir al usuario del sistema realizar, revisar, guardar y contabilizar las vacaciones de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de vacaciones, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta parametrización y liquidación de las vacaciones en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

 Las vacaciones son un descanso obligatorio remunerado de 15 días hábiles al cual tiene derecho todo trabajador después de que haya cumplido un año de servicio en la empresa. Las vacaciones están reglamentadas mediante el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual indica:

1. Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.

2. Los profesionales y ayudantes que trabajan en establecimientos privados dedicados a la lucha contra la tuberculosis, y los ocupados en la aplicación de rayos X, tienen derecho a gozar de quince (15) días de vacaciones remuneradas por cada seis (6) meses de servicios prestados.

Por otro lado, el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo establece la base de liquidación de las vacaciones de la siguiente manera:

1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.

2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Por lo tanto, las vacaciones es el derecho que tiene todo trabajador dependiente que ha prestado sus servicios por más de un año, de disfrutar un tiempo de descanso remunerado, sin embargo, la norma contempla que el empleado podrá compensar hasta la mitad de las vacaciones de acuerdo a lo establecido por el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo que indica: “Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones”.

 De acuerdo con la normatividad vigente, MANAGER NÓMINA permite liquidar las vacaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa y en cumplimiento de la ley. A continuación se detalla el proceso a seguir.

PASO 1. VALIDAR LOS CONCEPTOS DE VACACIONES

En una liquidación de vacaciones se deben tener en cuenta varios aspectos importantes, los cuales deben estar debidamente parametrizados en los conceptos de nómina para que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA estén de acuerdo a la Ley. Algunos de los aspectos son:

• Las vacaciones deberán ser pagadas con el salario que devengue el trabajador el día al disfrutar las vacaciones.

• Se excluye de la liquidación de vacaciones el valor de horas extra y el valor del trabajo en días de descanso obligatorio.

• El valor de las vacaciones se determinará por el promedio de lo devengado cuando el salario del trabajador sea variable.

• El valor pagado por vacaciones compensadas forman base para el pago de parafiscales, de acuerdo a disposición expresa del artículo 17 de la ley 21 de 1982.

De acuerdo con lo anterior, se debe realizar la revisión y parametrización de conceptos correspondientes y necesarios para liquidación de vacaciones, los cuales son: 290, 291 y 292, estos conceptos corresponden a vacaciones a disfrutar, vacaciones compensadas y días no hábiles de vacaciones, respectivamente; a cada uno de esto conceptos se le debe asignar sus cuentas contables y establecer el formar base.

Para verificar la existencia y parametrización de estos conceptos se debe realizar las siguientes acciones:

Ingresar por la Ruta: Nómina – catálogos – Conceptos

Una vez en la ventana de conceptos validar la existencia de los conceptos mencionados anteriormente (290, 291 y 292) y revisar la parametrización correspondiente a cada uno.

Al seleccionar cada uno de los conceptos y al dar clic en el botón “Propiedades” podrá validar la parametrización de cada uno de ellos.
En la ventana operativa de propiedades de conceptos se realiza la parametrización correspondiente a los conceptos de liquidación de vacaciones diligenciando los siguientes campos.

1.1 CONCEPTO 290 Y 292

El concepto 290 liquida los días hábiles de vacaciones del empleado y el 292 los días no hábiles en vacaciones, por lo tanto, a continuación se relaciona la parametrización básica que deben contener.

Nota: la parametrización del concepto puede variar de acuerdo a las políticas internas de cada empresa.

A. Grupo y grupo planilla: se debe establecer el grupo 16 que permite identificar el devengado del empleado por conceptos de vacaciones y el grupo planilla permite reportar la novedad en la planilla unificada PILA.

B. Formar base para: se debe establecer para que formará base los valores devengados del empleado por concepto de vacaciones, por lo general, para lo único que no forma base es para ARL y auxilio de transporte, debido a que por los días de vacaciones el empleado no prestará sus servicios a la empresa.

C. Tipo: se debe seleccionar el tipo del concepto. Las vacaciones son un devengado para el trabajador.

D. Fórmula: debe contener la función de liquidación de vacaciones para la correcta generación de los valores por parte de MANAGER NÓMINA.

E. Unidad de medida: los conceptos 290 y 292 deben ser en días, ya que permiten contabilizar los días que el empleado estará en vacaciones.

F. Asignación de cuentas contables: se establecen las cuentas que afectan directamente la contabilización en la liquidación de las vacaciones.

Nota: tenga en cuenta que:

• La parametrización de los conceptos 290 y 292 debe ser la misma en cuanto a bases y unidad de medida.

• La única diferencia sustancial entre los conceptos 290 y 292 son las cuentas contables débito, ya que el concepto 290 revierte la provisión de vacaciones y el concepto 292 de días no hábiles representan un gasto para la empresa.

1.2 CONCEPTO 291

El concepto 291 al corresponder a las vacaciones compensadas, el concepto debe quedar de la siguiente manera.

A. Grupo y grupo planilla: se debe establecer el grupo 16 que permite identificar el devengado del empleado por conceptos de vacaciones y el grupo planilla permite reportar la novedad en la planilla unificada PILA

B. Formar base para: se debe establecer para que formará base los valores devengados del empleado por concepto de vacaciones compensadas, por norma, sólo forma base para parafiscales.

C. Tipo: se debe seleccionar el tipo del concepto. Las vacaciones compensadas son un devengado para el trabajador.

D. Unidad de medida: de los conceptos 291 debe ser en valor.

E. Asignación de cuentas contables: se establecen las cuentas que afectan directamente la contabilización en la liquidación de las vacaciones.

Nota: para una mejor explicación sobre la parametrización de conceptos, remítase al instructivo: conceptos.

PASO 2. INGRESAR A LA VENTANA DE LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Para liquidar vacaciones individuales realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Liquidación de Vacaciones – Vacaciones Individuales.

2.1 OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran las liquidaciones de vacaciones individuales que han sido creadas previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UNA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES INDIVIDUALES

Para realizar la liquidación de las vacaciones después de dar clic en el botón “Nuevo”, se abre una ventana operativa donde debe diligenciar los campos que se detallan a continuación.

A. Encabezado de la liquidación:

• Tipo y Número: el tipo de documento a utilizar para liquidación de vacaciones por lo general es el LVxx (xx número de la empresa en caso de tener varias en MANAGER NÓMINA).

• Fecha de liquidación: esta puede ser la fecha en que se está realizando la liquidación de vacaciones.

Nota: la fecha de liquidación no puede estar fuera de la misma quincena (si la empresa realiza nómina quincenal) o mes (si la empresa realiza nómina mensual) de la fecha de salida a vacaciones del empleado.

• Fecha de contabilización: fecha en que se desea que dicha liquidación sea contabilizada, es decir, que todos los registros contables quedarán con la fecha allí digitada.

• Fecha de salida: es la fecha que la persona sale a disfrutar sus vacaciones.

• Método: dependiendo de las políticas de la empresa se debe elegir algunas de las opciones que se encuentran en este campo. Son 3 opciones:

Método 1: el sistema determinará la base para la liquidación de vacaciones con base al último salario del empleado y a este se le suma el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST) que apliquen de acuerdo a la parametrización de los conceptos.

Método 2: el sistema determinará la base para el cálculo de las vacaciones promediando todo lo devengado por el empleado de un año hacia atrás a partir de la fecha de salida.

Nota: en caso de ser vacaciones anticipadas, si no existe la política de obligar siempre que el promedio se realice con los devengados de un año hacia atrás, calculará el promedio con base en la fecha del campo “vacaciones disfrutadas hasta” presente en la hoja de vida del empleado antes de guardar las vacaciones.

Método 3: toma como base para el cálculo sólo el salario actual del empleado.

B. Datos del empleado.

• Empleado: en este campo se digita la cédula del empleado que va salir a disfrutar vacaciones.

• Plan de vacaciones: campo informativo, allí aparecerá el plan de vacaciones asignado al empleado.

• Salario del mes: campo informativo donde aparecerá el salario parametrizado en la hoja de vida del empleado.

• Fecha de ingreso: campo informativo, allí aparecerá la fecha de ingreso registrada en la hoja de vida del empleado.

• Obligar SMMLV: en caso de que el empleado devengue menos de un salario mínimo, al activar este check, el sistema obligará que la base de liquidación sea sobre el salario mínimo legal vigente.

C. Vacaciones disfrutadas: en este campo se diligencian los días de vacaciones que el empleado va a salir a disfrutar y permiten que MANAGER NÓMINA realice el cálculo de los valores a pagar por concepto de vacaciones disfrutadas. Los cuales son los siguientes:

• Días en Tiempo: se colocan los días que el empleado va a disfrutar de vacaciones puede ser los 15 días o fracción de ellos.

• Días Calendario: estos días los calcula automáticamente el sistema, es el total de días de vacaciones a disfrutar contando los días no hábiles establecidos de acuerdo a las políticas de la empresa y que fueron previamente parametrizados en la hoja de vida del empleado. (Ver instructivo: empleados datos básicos, paso 6.1 bloque B). Además de la determinación de los días festivos del mes. (Ver instructivo: calendario).

• Fecha de Regreso: el sistema de acuerdo a la fecha de inicio de las vacaciones a disfrutar y los días calendarios, coloca automáticamente la fecha en la que debe regresar el empleado a laborar.

• Base: de acuerdo al método que se estableció para la base, se da clic en el botón “Liquidar” y el sistema lo calcula automáticamente.

• Valor: una vez diligenciados los campos anteriormente mencionados se da clic en el botón “Liquidar” y el sistema trae automáticamente el valor a cancelar por concepto de vacaciones.

D. Vacaciones compensadas: corresponde al pago en dinero hasta la mitad de las vacaciones, cuando el empleado decide no disfrutar las vacaciones completas.

• Días en dinero: en este campo se diligencia los días que van a ser compensadas, es decir, el empleado no saldrá a vacaciones, si no que se le cancelarán en dinero.

• Base: de acuerdo al método que se estableció para la base, se da clic en el botón “Liquidar” y el sistema lo trae automáticamente.

• Valor: una vez diligenciado los campos anteriormente mencionados se da clic en el botón “Liquidar” y el sistema trae automáticamente el valor a cancelar por concepto de vacaciones compensadas.

E. Periodos: el sistema muestra los periodos de vacaciones que el empleado tiene pendiente por disfrutar, los días que se va a disfrutar y los días pendientes si hubiere lugar

Nota: el sistema por lo general crea varios periodos de vacaciones al empleado, por lo tanto, es frecuente visualizar periodos futuros.

F. Liquidar días de nómina: permite liquidar junto con las vacaciones los días de nómina de la quincena o mes en el que el empleado sale a vacaciones, esto con el fin de no esperar al corte de la nómina, para pagarle al empleado los días de nómina que alcanzó a laborar, si no que se liquidan y se pagan con las vacaciones.

Al activar el check “Liquidar días de nómina” se habilita el campo “Liquidar nómina desde”, allí se debe colocar la fecha inicial de la nómina a pagar, es decir:

• Si el empleado sale a vacaciones en la primera nómina (quincena), se debe colocar año/mes/01.

• Si el empleado sale a vacaciones dentro de la segunda nómina (quincena), se debe colocar año/mes/16.

• Si la liquidación de nómina es mensual se debe colocar año/mes/01.

G. Total a pagar: es el valor bruto que se le va a cancelar al trabajador por concepto de vacaciones sin las correspondientes deducciones de seguridad social.

H. Corresponden a los botones que permiten editar, liquidar, guardar y visualizar las vacaciones.

• Liquidar: al momento de dar clic en el botón “liquidar”, MANAGER NÓMINA arroja los valores correspondientes a los días a disfrutar y los días a pagar, respectivamente.

• Guardar: al dar clic en guardar el sistema genera los acumulados de nómina que permite liquidar la nómina de las vacaciones. Automáticamente el sistema genera la nómina, en la que el usuario procede a revisar la correcta generación de los valores y procede a guardar y contabilizar. (Ver paso 4).

• Imprimir: permite generar una vista preliminar de la liquidación de vacaciones antes de guardarla.

Nota: los desprendibles de pago de las vacaciones se generan desde la ventana liquidación definitiva.

• Ver nómina: en caso de requerir consultar las vacaciones y se desea ver la nómina correspondiente a ella, se da clic en el botón “Ver nómina” y el sistema la genera.

• Salir: botón que expulsa de la ventana de vacaciones.

PASO 4. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Una vez creada la liquidación de vacaciones se procede a dar clic en el botón “Guardar” (ver paso 3, bloque H), el sistema genera la ventana de liquidación definitiva, donde el usuario procede a la revisión de los valores arrojados por MANAGER NÓMINA, una vez se haya comprobado que los valores liquidados están correctamente generados y concuerdan con el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de vacaciones.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de prima de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

B. Estas columnas sólo deben aparecer si se ha activado el check en “Liquidar días de nómina” al momento de realizar la liquidación de vacaciones (ver paso 3, bloque F).

• Días Lab: esta columna muestra los días de salario que se le está liquidando al empleado.

• Salario básico: corresponde al valor de salario que le corresponde liquidar al empleado por los días laborados.

• Auxilio de transporte: es el valor correspondiente al auxilio de transporte que le corresponde al empleado por los días laborados de la quincena antes de salir a vacaciones.

C. Muestra el detalle de las vacaciones liquidadas:

• Días vacaciones disfrutadas: corresponde a los días de vacaciones hábiles que solicitó el empleado para el disfrute de las vacaciones.

• Vacaciones disfrutadas: corresponde al valor a pagar al empleado por los días hábiles de vacaciones.

• Días vacaciones no hábiles: corresponde a los días no hábiles de vacaciones que disfruta el empleado.

• Vacaciones días no hábiles: corresponde al valor a pagar al empleado por los días no hábiles que tiene el empleado en el lapso de tiempo que estará en vacaciones.

• Vacaciones compensadas: si se liquidan vacaciones compensadas aparecerá una columna con el valor a pagar por dicho concepto.

D. Corresponde al valor neto a pagar en la liquidación de vacaciones.

E. Corresponde a las deducciones por seguridad social.

Nota: en caso de existir novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de liquidación de vacaciones, como por ejemplo, embargos, deducciones autorizadas, entre otras, estas se verán reflejadas en columnas adicionales.

Para realizar novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de liquidación de vacaciones, se deben utilizar los conceptos cuyo código inicie por números, es decir, que acepta las mismas novedades que se liquidan en la nómina de pago.

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunas empresas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina LV01.

4.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de las vacaciones se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, que por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan las vacaciones fueron previamente parametrizados en los conceptos de nómina 290, 291 y 292. (Ver punto 1.1 y 1.2)

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

4.2 PAGO

El pago de la liquidación de vacaciones y su respectiva causación se realiza por medio del botón “Generar pago” donde se podrá generar el archivo plano para el pago por medio de la plataforma del Banco con que cuenta la empresa. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de vacaciones se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de vacaciones siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina de vacaciones por MANAGER NÓMINA.

4. Se recomienda que el método de liquidación seleccionado en la ventana de liquidación de vacaciones sea la misma que la empresa ha establecido en las nóminas de provisiones, esto con el fin de que no se generen diferencias considerables entre lo provisionado y lo pagado.

5. Se debe tener en cuenta que las nóminas en MANAGER NÓMINA se deben guardar de manera cronológica, por lo tanto, si el empleado sale a vacaciones el 13 del mes, se deberá guardar primero la liquidación de vacaciones y posteriormente la nómina de pago.

FIN DEL INSTRUCTIVO