CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

En este instructivo se encuentra la parametrización necesaria para liquidar las cesantías a consignarse a los fondos y la contabilización de la cuenta por pagar al NIT de cada administradora de cesantías asociada al empleado.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo a los usuarios para lograr en primer lugar establecer las cesantías a consignar a los fondos de cesantías, en este proceso MANAGER NÓMINA excluye de manera automática aquellos empleados a los cuales se les ha realizado el pago en la liquidación de contrato o por un anticipo de las mismas.

ABSTRACT

Cada año al 30 de diciembre se debe realizar la nómina de consolidación de cesantías, y el valor resultante se debe consignar en los fondos al cual está afiliado cada trabajador; el plazo para consignar las cesantías es hasta el 14 de febrero de cada año. MANAGER NÓMINA cuenta con una nómina que permite establecer a qué empleados de los que se liquidaron en la nómina de consolidación de cesantías se les realizará efectivamente la consignación de las mismas, ya que en ocasiones dicho valor es pagado directamente al empleado ya sea por retiro antes del 14 de Febrero o por anticipos solicitados por los colaboradores. Adicionalmente permite establecer las cesantías efectivamente pagadas al empleado o consignadas a los fondos para poder registrar de manera correcta el reporte en el formulario 220, certificado de ingresos y retenciones.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CONSIGNACIÓN DE CESANTIAS

Para habilitar el proceso de consignación de cesantías, se requiere validar los parámetros que se relacionan con la consignación de cesantías; a continuación se indican los pasos a realizar:

1. Creación de Grupo de concepto.

2. Parametrización del grupo de concepto en los conceptos de nómina.

3. Creación de Concepto C80. Consignación de cesantías.

4. Parametrización del grupo de concepto en los conceptos de cesantías.

5. Creación tipo de documento CCS1 – Consignación de cesantías.

6. Creación y parametrización de la Clase de Nómina CCS1 –Consignación de cesantías.

7. Excluir concepto C80 en el reporte de nómina electrónica.

8. Liquidación de la nómina de consignación de cesantías.

9. Formulario 220, información a reportar año 2021.

PASO 1. CREACIÓN DE GRUPO DE CONCEPTO

MANAGER NÓMINA por medio de los grupos de conceptos permite llevar a los certificados de ingresos y retenciones los valores en cada renglón correspondiente, debido a que la DIAN realizó la modificación del Formulario 220 en el cual incluyó un renglón en el cual se deben reportar las cesantías consignadas a los fondos y la cual quedó separada de las cesantías efectivamente pagadas al empleado. Por este motivo se debe crear un nuevo grupo en el cual se reportan los valores de las cesantías consignadas a las Administradoras de Cesantías. A continuación se indica las acciones a realizar:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Grupo de conceptos

En la ventana que se genera haga clic en el botón “Nuevo”, a continuación se detallan los campos necesarios para crear el grupo de concepto.

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del grupo de concepto.

• Código: 1401

• Nombre: CESANTÍAS CONSIGNADAS

B. Equivalente: 47 -renglón donde se deben relacionar el valor por cesantías consignadas.

Nota: para la creación de un grupo de concepto sólo es necesario el diligenciamiento de los campos anteriormente mencionados, los demás no son requeridos o son netamente informativos.

PASO 2. PARAMETRIZACIÓN DE LOS EQUIVALENTES EN LOS GRUPOS DE CONCEPTOS DE CESANTÍAS

En el formulario 220 se establecieron renglones independientes para las cesantías consignadas a los fondos y las efectivamente pagadas al empleados, por este motivo se deberá validar la correcta parametrización del renglón en los grupos de conceptos correspondiente al proceso de cesantías, para ello realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Grupo de conceptos

En la ventana que se genera proceda a buscar los conceptos relacionados a continuación y valide la correcta parametrización del campo “Equivalente”.

PASO 3. CREACIÓN DE CONCEPTO – CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Para el proceso de consignación de cesantías se debe crear un concepto de nómina que le permitirá al sistema registrar en él, los valores de las cesantías de los empleados que efectivamente serán consignadas en los fondos de cesantías. Para ello realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Conceptos

En la ventana que se despliega haga clic en el botón “Nuevo” proceda a parametrizar los campos que se detallan a continuación:

A. Encabezado

Se establece la identificación y nombre del tipo de documento.

• Código: C80

• Nombre: cesantías consignadas.

• Grupo: 1401

• Grupo planilla: NA

B. Tipo de Gasto: devengado.

C. Cuentas contables: se parametrizan las cuentas contables a donde van a ser contabilizados los valores generados, al contabilizar la nómina de consignación de cesantías MANAGER NÓMINA debitará la 2510 de cada empleado y la llevará a una cuenta por pagar a la administradora de cesantías de cada empleado. Posterior a ello el usuario generará el egreso correspondiente por el proceso de contabilidad debitando la cuenta por pagar a cada fondo contra la cuenta del banco correspondiente.

D. Nit de contabilización: se define a que NIT se contabilizará el concepto creado tanto en débito, como en el crédito.

• Nit Débito: debido que la cuenta 2510 parametrizada en el campo débito del concepto está cargada a cada empleado, este deberá tener la opción: “Cédula del empleado”.

• Nit Crédito: para que MANAGER NÓMINA pueda contabilizar en la cuenta por pagar el valor a consignar de las cesantías al NIT de cada administradora asociada al empleado; en este campo deberá tener la opción: “NIT Adm. Cesantías”

NOTA:

• Las cuentas contables pueden cambiar de acuerdo a la política de cada una de las empresas, la parametrización anteriormente relacionada es estándar y sugerida.

• El establecimiento del NIT a contabilizar las cesantías a consignar deberá ser validado por el departamento de contabilidad de acuerdo a las políticas contables de cada organización.

PASO 4. PARAMETRIZACIÓN DEL GRUPO DE CONCEPTO EN LOS CONCEPTOS DE NÓMINA

Por medio de la Resolución 029 del 2 de marzo de 2022, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, prescribe el Formulario No. 220 “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones - Año Gravable 2021”, en el cual se deben reportar en renglones diferentes, los valores por cesantías consignadas y las efectivamente pagadas a los empleados, por este motivo se deberá realizar la reclasificación y validación de los grupos de conceptos de cada uno de los conceptos que genere valores por cesantías. A continuación se relaciona el grupo de conceptos que deberá tener parametrizado cada concepto.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Conceptos

En la ventana que se despliega proceda a buscar los conceptos relacionados a continuación y valide el grupo detallado.

PASO 5. CREACIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTO CONTABLE

Se debe crear el tipo de documento contable a utilizar en el proceso de consignación de cesantía, a continuación se detalla uno a uno los pasos necesarios. Se aclara que se muestran los datos básicos obligatorios para el proceso de nómina, sin embargo se debe tener en cuenta la parametrización de los campos que la empresa define: permisos, control de vinculados, centros de costo autorizados, empresa, entre otros los cuales son explicados en la implementación básica de MANAGER ERP.

Datos básicos requeridos:

A. Encabezado

• Clase: de acuerdo a lo especificado en el recuadro de la página anterior, debe ser 0000

• Tipo: CCS1 es el código estándar definido

• Consecutivo: iniciando desde 0.

B. Control numerador: se sugiere que sea Automático.
C. Permisos: se deben establecer los perfiles que podrán realizar alguna actividad con el tipo de documento creado.

PASO 6. CREACIÓN DE LA CLASE DE NÓMINA

Se requiere crear una clase de nómina especial para el proceso de consignación de cesantías. Para ello realice las siguientes actividades.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Clases de Nómina

En la ventana que se despliega haga clic en el botón “Nuevo”. A continuación se detallan las partes que componen la ventana:

A. Primera parte: Encabezado.

• Código: campo de máximo 6 caracteres, alfabético o numérico. Para el preinstalado de MANAGER NÓMINA es “CCS1”, el último número corresponde a la empresa, por lo tanto si hay más de una empresa en la misma base de datos se deben crear dos clases de nómina y se reconocen por la terminación de los números. Ejemplo: empresa 101 - CCS1, Empresa 102 - CCS2.

• Nombre: parametrizable por el usuario para reconocer el proceso al cual aplicará la nómina, se recomienda “CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS”.

• Medir en: seleccionar la opción “DÍAS” y establecer en el campo “Días” el número 360.

B. Segunda parte: marcación opciones.

• Tipo de nómina: para la nómina CCS1 Elegir la opción de “NM Prestaciones Cesantías”.

• Aplica para: esta opción despliega tres opciones diferentes, parametrizar la opción “Todos los cargos (sin ingreso y retiro”).

• Distribuir: esta opción arroja una lista desplegable de distribución contable en cada nómina de acuerdo al proceso elegido (según distribución del empleado, según ejecución mensual o según novedades). El usuario podrá validar la opción presente en la nómina CS01 y parametrizar la misma.

C. Tercera parte: Tipo de documento contable y conceptos

• Contabilizar con este tipo de documento: se parametriza el tipo de concepto creado en el paso 5: CCS1.

• Incluir conceptos entre: parametrizar el concepto C80 creado en el paso 3.

D. Cuarta parte: formulación de conceptos

Haga clic en el botón “Agregar” y en la ventana que se genera realice las siguientes acciones:

A. Concepto: colocar el concepto C80 creado previamente en el paso 3.

B. Fórmula: colocar la siguiente función:
cm_fn_Liquidacion_Cesantias('0','999',0,80,'A50',.F.,1,'C50')

PASO 7. EXCLUIR CONCEPTO C80 EN EL REPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Si la empresa reportará los valores de las cesantías de acuerdo a la fecha de causación, se debe excluir el concepto C80 para el reporte hacía la DIAN ya que los valores por cesantías son reportadas junto con la nómina de Diciembre de cada año- Para ello realice las siguientes opciones:

Ingrese a la ruta: Sistema – Políticas de Empresa

En la ventana que se despliega seleccione la política NMEL_CPTOS_EXCLUYEVALID y haga clic en el botón “Propiedades”.

En la ventana operativa haga clic en el botón “Editar” y proceda a agregar el concepto C80 separado entre comas (,).

PASO 8. LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

A continuación se relacionan los procesos a realizar para la liquidación dela nómina de consignación de cesantías.

8.1 CREACIÓN DE LA NÓMINA:

Para la creación de una nómina, realice el siguiente proceso:

Ingrese a la ruta: Nómina – Nóminas

Una vez en la ventana de nómina se procede a crear la nómina diligenciando los campos que se detallan a continuación.

A. Se establecen los datos de la nómina que se desea liquidar.

• Clase de nómina: CCS1

• Código: el consecutivo de la nómina es definido de manera automática por MANAGER NÓMINA de acuerdo a las nóminas creadas en el software.

B. Se establece el nombre de la nómina.

• Nombre: el usuario define el nombre que permite identificar la nómina.

• Equivalente: este campo se deja en blanco, el sistema lo diligencia de manera automática de acuerdo a las fechas parametrizadas.

C. Se establecen las fechas de la nómina.

• Fecha inicial: se parametriza la fecha inicial del periodo a liquidar, para la consignación de las cesantías correspondiente al periodo 2020, se establece el 01 de Enero de 2020.

• Fecha final: se parametriza la fecha final del periodo a liquidar, para la consignación de las cesantías correspondiente al periodo 2020, se establece el 30 de Diciembre de 2020.

• Fecha de contabilización: se parametriza la fecha en la cual se realizará la consignación de las cesantías a los fondos, la cual no podrá ser mayor a la fecha límite establecida por la norma: siguiendo con el ejemplo anterior sería el 14 de Febrero de 2021.

• Fecha de pago: se parametriza la fecha en la cual se realizará la consignación de las cesantías a los fondos, la cual no podrá ser mayor a la fecha límite establecida por la norma: 14 de Febrero de 2021.

8.2 LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Una vez creada la nómina de consignación de cesantías se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación.

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar.

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de consignación de cesantías.

En la nómina de consignación de cesantías únicamente deben aparecer los empleados a los cual se les consignarán las cesantías a las Administradoras, MANAGER NÓMINA excluye de la nómina los empleados que presenten:

1. Liquidación de contrato con corte a la fecha de pago establecida en la nómina CCS!.

2. Anticipo de cesantías con corte a la fecha de pago establecida en la nómina CCS1.

8.3 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de la consignación de cesantías se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan la consignación de cesantías fueron previamente parametrizadas en el concepto de nómina C80 creado previamente en el paso 3.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

8.4 PAGO

El pago de las cesantías a los fondos lo debe realizar la empresa directamente en la plataforma del operador.

La contabilización del pago se realizará por medio de un documento contable donde se debiten las cuentas de los fondos y se acrediten las cuentas del banco correspondiente.

PASO 9. FORMULARIO 220 - INFORMACIÓN AÑO 2021

Para una correcta generación del Certificado de Ingresos y Retenciones con la información correspondiente al año 2021, las empresas deberán de parametrizar y liquidar la nómina de consignación de cesantías y validar en la información generada por dicha nómina lo siguiente:

• En la nómina CCS1 únicamente deberán de aparecer los empleados a los que efectivamente se les realizó la consignación en los fondos.

• Para los empleados que han presentado retiro y reingreso en el año 2021 no van a aparecer en la nómina CCS1, para que MANAGER NÓMINA incluya el empleado en la nómina, se deberá cambiar de manera temporal la fecha de ingreso del empleado por la anterior, posterior de haber guardado la nómina CCS1 proceder a dejar la fecha de ingreso con el último ingreso.

• Si al empleado se le pagaron de manera anticipadas en el mes de Enero de 2021 las cesantías correspondiente al año 2020 y se registró el anticipo por MANAGER NÓMINA se deberá crear y liquidar una nómina AC01 – Anticipo de Cesantías.

SALVEDADES Y /O RECOMENDACIONES DEL PROCESO

1. Este proceso se encuentra disponible para versiones de MANAGER ERP iguales o superiores a la versión 7.2.

2. Si no cuentan con la actualización de versión de MANAGER NÓMINA se recomienda aplicar la actualización en un escenario de pruebas para certificar los procesos de nómina de la empresa y posteriormente programar la actualización en producción, de acuerdo al protocolo de actualización de Qualitycolombia.

3. La liquidación de las consignación de cesantías se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

4. La liquidación del proceso de consignación de cesantías siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

5. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina de cesantías por MANAGER NÓMINA.

6. Para una correcta generación de la nómina CS01, todas las nóminas del año a generar deben estar guardadas incluyendo las del mes de diciembre, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema liquida la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago.

7. El pago de las cesantías a los fondos de cesantías lo debe realizar la empresa directamente en la plataforma del operador, MANAGER NÓMINA no genera archivos planos para dicho proceso.

FIN DEL INSTRUCTIVO