ANULAR/REABRIR NÓMINA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de reabrir o anular las nóminas creadas en el software, que le permitirá al usuario del sistema realizar cambios en la nómina cuando esta ya ha sido guardada o anularla si ya no se requiere, siempre y cuando el usuario cuente con los permisos correspondientes para tal proceso.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para reabrir y anular las nóminas, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Es frecuente que surjan cambios en las nóminas cuando ya han sido guardadas o en ocasiones se requiera descartar la realización de una nómina por diferentes motivos. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el correcto manejo de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA que permite reabrir o anular nóminas, es de destacar, que se recomienda que este proceso sea controlado por la organización mediante los permisos a los perfiles que podrán realizar dichos procesos.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA

CONTENIDO

ANULAR/REABRIR NÓMINA

La herramienta de reabrir o anular nóminas en MANAGER NÓMINA permite reabrir o anular las nóminas que hayan sido creadas por la ruta: Nómina – Nóminas. (Para consultar el instructivo de creación de nóminas consulte el instructivo: INS-NOM-OPR-NÓMINAS).

La herramienta contiene tres opciones que el usuario podrá realizar dependiendo del caso particular:

• Reabrir nómina: permite habilitar nuevamente la nómina para realizar modificaciones cuando ya ha sido guardada por el usuario.

•  Reabrir pago de nómina: cuando el proceso de la generación del pago ya ha sido guardada y se requiere realizar modificaciones en el mismo, el sistema permite habilitarla nuevamente para proceder a realizar los cambios requeridos. Esta opción sólo reabre el pago de nómina pero no la nómina.

• Anular nómina: se utiliza cuando el usuario requiere descartar una nómina, ya sea porque está repetida o porque ya no se requiere liquidar.

Cabe aclarar que en el proceso de reabrir o anular una nómina, las novedades de nóminas creadas no son eliminadas, estás pasan de estado usadas a cerradas. Si requiere reabrir o anular las novedades de nómina remítase al instructivo INS-NOM-HER-ANULAR-REABRIR NOVEDADES DE NÓMINA.

A continuación se relaciona el proceso a realizar en cada una de las opciones anteriormente descritas.

PASO 1. RUTA PARA ANULAR/REABRIR NÓMINA

Para anular/reabrir una nómina realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina - Herramientas – Anular/Reabrir Nómina

PASO 2. ELEGIR OPCIÓN DE REABRIR NÓMINA/PAGO NÓMINA/ANULAR

En la ventana que se despliega de herramientas de anular o reabrir, el usuario debe seleccionar la que requiera, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

2.1 REABRIR NÓMINA

La opción de reabrir permite al usuario modificar los datos de liquidación de un consecutivo ya creado, el proceso para reabrir nóminas depende del avance que se haya tenido en la liquidación de nómina, si solo se guardó o si el proceso fue culminado con la contabilización, a continuación se detalla el proceso a realizar de acuerdo al estado de las nóminas en el momento de requerir reabrirlas

2.1.1 REABRIR UNA NÓMINA QUE HA SIDO CONTABILIZADA:

Si la nómina a reabrir ya fue contabilizada, se deberá eliminar el documento contable antes de realizar el proceso de reabrir nómina por MANAGER NÓMINA. Para eliminar el documento contable debe realizar los siguientes pasos:

• Anular o reabrir el documento contable: el usuario deberá ingresar a la herramienta “Control a documentos” y proceder a anular o reabrir el documento contable correspondiente a la nómina a reabrir.

(Para conocer el proceso de Anular/Reabrir documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

•  Eliminar el documento contable: una vez anulado el documento contable ingresar por la ruta: contabilidad – Transacciones y proceder a eliminar seleccionando el documento anulado y dar clic en el botón “Eliminar”, si el documento fue reabierto, el usuario deberá primero retirar las transacciones del documento y posteriormente eliminar.

Nota: el usuario deberá validar si cuenta con los permisos para realizar el proceso descrito anteriormente, de lo contrario deberá solicitarlo al área encargada de realizar dicho procedimiento.

2.1.2 REABRIR UNA NÓMINA QUE SÓLO HA SIDO GUARDADA:

Para reabrir una nómina que ha sido guardada y aún no fue contabilizada, sólo realiza el proceso de reabrir por la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA.

Para reabrir una nómina se deberá diligenciar los campos que se detallan a continuación.

A. Se ingresa la información correspondiente a la nómina a reabrir.

• Clase de nómina: se digita la clase de nómina correspondiente a la nómina que se requiere reabrir.

• Tipo de documento: MANAGER NÓMINA muestra de manera automática el tipo de documento contable que corresponde a la clase de nómina a reabrir.

B. Número de nómina: se digita el número de la nómina que se desea reabrir.

C. Reabrir: una vez diligenciada la información de la nómina a reabrir, se da clic en el botón “Reabrir”  El sistema generará un aviso de confirmación. Dar clic en “Aceptar”.

2.2 REABRIR PAGO DE NÓMINA

Permite reabrir solo el pago de nómina cuando el usuario no requiere realizar cambios en la nómina, sino que sólo requiere cambiar la forma de pago de los empleados, para ello se cuenta con la herramienta de “Reabrir pago de nómina” la cual se detalla a continuación:

A. Se ingresa la información correspondiente a la nómina a la cual se le desea reabrir el pago.

• Clase de nómina: se digita la clase de nómina correspondiente a la nómina a la que se le requiere reabrir el pago.

• Tipo de documento: MANAGER NÓMINA muestra de manera automática el tipo de documento contable que corresponde a la clase de nómina ingresada.

B. Número de nómina: se digita el número de la nómina a la cual se desea reabrir el pago.

C. Reabrir: una vez diligenciada la información de la nómina, se da clic en el botón “Reabrir”.  El sistema generará un aviso de conformación. Dar clic en “Aceptar”.

2.3 ANULAR NÓMINA

Permite anular nóminas cuando el usuario requiere descartar la elaboración de una liquidación de nómina. Para anular un documento de nómina es requisito que el documento contable también se encuentre anulado, de lo contrario, el proceso no podrá ser realizado. (Para conocer el proceso de Anular documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

Nota: el documento contable de la nómina a anular debe estar anulado y existir en MANAGER, este no puede ser eliminado.

A continuación se detalla el proceso de anulación de una nómina.

A. Se ingresa la información correspondiente a la nómina a la cual se desea anular.

• Clase de nómina: se digita la clase de nómina correspondiente a la nómina a anular.

• Tipo de documento: MANAGER NÓMINA muestra de manera automática el tipo de documento contable que corresponde a la clase de nómina ingresada.

B. Número de nómina: se digita el número de la nómina a la cual se desea anular.

C. Anular: una vez diligenciada la información de la nómina, se da clic en el botón “Anular”  El sistema generará un aviso de conformación. Dar clic en “Aceptar”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa otorgar o restringir los permisos a los usuarios que podrán realizar procesos de reabrir/anular nóminas por medio de los permisos de los perfiles y tipos de documentos.

2. Una vez una nómina sea anulada no podrá ser revertido el proceso.

3. No es necesario correr los consecutivos de los tipos de documentos contables eliminados cuando se desea reabrir una nómina ya contabilizada. Al volver a contabilizar la nómina MANAGER NÓMINA creará el documento contable con el mismo consecutivo.

FIN DEL INSTRUCTIVO