CARGOS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros necesarios para la correcta creación de los cargos de los empleados, que le permitirá al usuario del sistema definirlos de acuerdo a los requerimientos organizacionales de la empresa en cuanto a su estructura jerárquica.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la creación y parametrización de los cargos, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema en cuanto a creación de nuevos cargos o cambios en los parámetros de los mismos.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la creación y parametrización de los cargos en el software MANAGER NÓMINA, del cual depende la correcta identificación de los empleados de acuerdo a la función dentro de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

PASO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE CARGOS

Para crear o consultar un cargo realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Cargos

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran los cargos que han sido creados previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UN CARGO

Después de dar clic en el botón “nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se parametrizan los campos necesarios para crear un cargo, los cuales se detallan a continuación.

A.Se diligencia el encabezado del cargo en el cual se establecen los parámetros que identifican el cargo y el tipo de gasto. 

• Código: se debe establecer un código de identificación que puede ser alfanumérico de máximo 4 caracteres definido por la organización.

• Nombre: se coloca el nombre del cargo que se está creando.

• Tipo de gasto: se debe seleccionar el tipo de gasto al cual van a ir contabilizados los gastos de nómina generados por el cargo. Ejemplo:

Nota: el tipo de gasto puede ser establecido desde el cargo o directamente desde la hoja de vida del empleado, dependiendo de las necesidades operativas de la empresa. (Ver instructivo: creación empleados)

• Detalle Cargo: campo dispuesto para relacionar las funciones que el cargo realizará en la organización.

B. Se define de donde se tomará el nivel de riego ARL que va a tener cada uno de los empleados.

• Fuente tasa ARL: en este campo se establece de dónde la empresa requiere que se tome el nivel de riesgo del empleado, puede ser del cargo o desde la hoja de vida de cada empleado.

• Tasa ARL empleado: al seleccionar esta opción, se debe parametrizar en la hoja de vida de cada empleado el nivel de riesgo ARL que corresponda. (Ver instructivo: creación empleados).

• Tasa ARL cargo: al seleccionar esta opción el sistema habilitará el campo “tasa ARL” en el cual deberá seleccionar el nivel de riesgo ARL y se le aplicará a todos los empleados que tengan el mismo cargo.

• Departamento/Área/Cargo Jefe: son campos informativos, por lo tanto su diligenciamiento es opcional. La empresa puede ubicar los cargos en un departamento y área de acuerdo a la estructura jerárquica de la organización. MANAGER NÓMINA cuenta con un informe personalizado que permite generar la información de los empleados de acuerdo al departamento o área al que fueron asignados.

• Crear un Departamento/Área/Cargo Jefe: para crear un departamento/área, haga clic en los tres puntos (…). Se desplegará el catátalo de departamento, áreas de la empresa o cargos.

Para crear un nuevo departamento/área, haga clic en el botón “nuevo” y diligencie los campos que se detallan a continuación.

A. Código: el código lo establece la empresa, puede ser alfanumérico de máximo 3 caracteres.

B. Nombre: se diligencia el nombre del departamento/área a crear.

Nota: las opciones que se despliegan en Cargo Jefe son los cargos creados en la empresa, por lo cual si se desea crear un nuevo cargo se deben realizar los mismo pasos que detalla este instructivo.

 C. La ventana de los cargos cuentan con dos pestañas adicionales, las cuales se detallan a continuación:

• Conceptos: los conceptos son aquellos montos establecidos para que se descuenten o aumenten en la liquidación de la nómina exclusivamente al cargo al que se le asignan. En esta pestaña se determina el valor, el lapso de tiempo y la forma de cálculo del concepto para que se genere automáticamente.

Nota: la pestaña de conceptos en el cargo se encuentra en proceso de desarrollo, la cual será habilitada en una próxima versión de MANAGER NÓMINA.

• Clases de Nómina: en MANAGER NÓMINA existen diferentes clases de nómina, las cuales pueden clasificar dos grandes criterios: la periodicidad con la que paga la empresa a sus colaboradores y al tipo de personal con el que cuenta la empresa. Por lo tanto, en cada cargo se debe parametrizar en qué clase de nómina debe aparecer. Ejemplo: si al personal administrativo se le liquida la nómina de manera mensual, a los cargos administrativos se le deberá parametrizar las nóminas mensuales y a los cargos operativos las nóminas quincenales. Con respecto a las nóminas que son únicas como las de aportes y provisiones, se deberán parametrizar en todos los cargos.

Nota: Las clases de nómina que se parametrizan en el cargo son aquellas que son definidas por la empresa y que manejan una frecuencia definida (quincenales, mensuales, semestrales, anuales). Las nóminas especiales no deben ser incluidas en el cargo. (Ver instructivo: clases de nómina).

Para el proceso de emisión de nomina electrónica es indispensable que el primer campo sea diligenciado con la clase de nomina de pago (NM0X).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Se recomienda que la empresa defina de manera uniforme para todos los cargos y empleados de donde se tomará el tipo de gasto al cual va ir contabilizada la nómina, si del cargo o de la hoja de vida del empleado.

2. Se recomienda que la empresa defina de manera uniforme para todos los cargos y empleados de donde se tomará el nivel de riego ARL, si del cargo o de la hoja de vida del colaborador.

FIN DEL INSTRUCTIVO