REFORMA PENSIONAL LEY 2381 DE 2024

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo describe el procedimiento de parametrización en el sistema MANAGER NÓMINA, necesario para la implementación de las disposiciones establecidas en la Ley 2381 de 2024 (sistema de protección social integral para la vejez, invalidez y muerte de origen común), cuya entrada en vigencia está programada para el 1 de julio de 2025.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y los pasos necesarios para realizar la parametrización en MANAGER NÓMINA, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y la correcta aplicación de los cambios contemplados en la Ley 2381 de 2024 a partir del 1 de julio de 2025.

ABSTRACT

El presente instructivo proporciona una guía detallada para la parametrización del sistema MANAGER NÓMINA, en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 2381 de 2024 (sistema de protección social integral para la vejez, invalidez y muerte de origen común), cuya entrada en vigencia está prevista para el 1 de julio de 2025. Se describen los ajustes necesarios en la configuración del sistema para asegurar la correcta aplicación de los nuevos lineamientos laborales, garantizando así la conformidad legal, la integridad de los procesos de nómina y la continuidad operativa de la gestión del talento humano.

A continuación, se describe el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

REFORMA PENSIONAL - LEY 2381 DE 2024

Para la correcta implementación de la reforma pensional en MANAGER NÓMINA, es indispensable que la empresa identifique con precisión:

• Los empleados que permanecen en el régimen de transición.

• Los empleados que migran al nuevo sistema pensional.

 A continuación, se detallan los requisitos para quedan en el régimen de transición:

Esta diferenciación es fundamental, ya que:

• Para los empleados en régimen de transición, la deducción correspondiente al Fondo de Solidaridad Pensional se aplicará conforme a las tarifas vigentes actualmente.

• Para los empleados que migran al nuevo sistema pensional, se deberán aplicar las nuevas tarifas establecidas por la Ley 2381 de 2024.

• Solo los empleados que migran al nuevo sistema deben tener su aporte dividido entre Colpensiones y una ACCAI (si devengan >2.3 SMMLV).

 Tabla de FSP Vigente hasta el 30 de junio de 2025 y que aplicará para los empleados del régimen de transición.

Tabla de FSP reforma pensional Ley 2381 de 2024.

PLANILLA UNIFICADA (PILA)

La estructura de la planilla PILA no sufre modificaciones con la entrada en vigencia de la reforma pensional. La distribución de los aportes entre Colpensiones y las Administradoras de Componentes de Ahorro Individual (ACCAI) será gestionada internamente por los operadores de información PILA, según lo estipulado por la normativa.

Para los empleados que devengan más de 2.3 SMMLV, la distribución del aporte obligatorio entre Colpensiones y las ACCAI será realizada por el operador PILA. No obstante, MANAGER NÓMINA permite, de forma opcional, realizar una parametrización interna para que el sistema clasifique automáticamente dichos aportes en la nómina, facilitando el control contable y operativo.

REQUISITOS DEL SISTEMA PARA LA APLICACIÓN DE LA REFORMA PENSIONAL

Para garantizar la correcta implementación de la reforma pensional en MANAGER NÓMINA, se deben cumplir los siguientes requisitos técnicos:

1. Versión del sistema:  

• MANAGER NÓMINA versión mínima requerida: 7.80.1

• Versión de base de datos mínima: 5.5.61

2. Tipos de salario de transición; se deben crear o validar los siguientes tipos de salario:

• 01T: Salario básico transición.

• 02T: Salario integral transición.

3. Conceptos de nómina para la distribución de aportes:

• Concepto 801: APORTES ACCAI (actualizar el nombre del concepto existente).

• Concepto 811: APORTE PATRONAL COLPENSIONES (nuevo concepto).

• Concepto 812: AJUSTE COLPENSIONES EMPLEADO (nuevo concepto).

4. Formulación clase de nómina APxx:

En caso de requerir la distribución por parte del sistema, cambiar la formulación del concepto 801 en la clase de nómina AP01, conforme clasificación para empleados sujetos a distribución de aportes.

Nota: se recomienda que todos los empleados tengan una ACCAI asignada en el campo “AFP” de MANAGER NÓMINA, incluso si su ingreso no supera los 2.3 SMMLV. Esto se debe a que el operador PILA podrá distribuir cualquier exceso de cotización sobre ese umbral a la ACCAI correspondiente. En caso de no superar dicho límite, MANAGER NÓMINA reclasificará automáticamente los aportes previamente contabilizados en la nómina de la ACCAI a Colpensiones, asegurando la consistencia contable y normativa.

5. Actualización de los códigos de las ACCAI:

Con la entrada en vigencia de la Ley 2381, los fondos de pensiones privados actuales pasan a ser Administradoras Colombianas de Colaboración y Apoyo Institucional (ACCAI), lo cual implica un cambio en los códigos asignados a cada una de ellas. Estos nuevos códigos aplican para los diferentes procesos del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común.

Por lo tanto, será necesario actualizar dichos códigos en MANAGER NÓMINA para garantizar la correcta gestión y reporte de la información.

Las ACCAI actualmente autorizadas por el Gobierno son:

PASO 1. REVISIÓN DE VERSIÓN DE MANAGER NÓMINA

Se debe consultar con el ADM y/o departamento de Sistemas que se cumplan los requisitos de la versión de MANAGER NÓMINA en la que se encuentra disponible los cambios de la reforma pensional.

Ingrese por la ruta: Ayuda – Acerca de Manager

• MANAGER NÓMINA versión mínima requerida: 7.80.1

• Versión de base de datos mínima: 5.5.61

PASO 2. ASIGNACIÓN DEL TIPO DE SALARIO PARA EMPLEADOS EN RÉGIMEN DE TRANSICIÓN

A los empleados que cumplen con los requisitos para permanecer en el régimen de transición, se les debe actualizar el tipo de salario en su hoja de vida dentro del sistema.

PASO 2.1: CREACIÓN DE TIPOS DE SALARIO:

Para validar la existencia del parámetro correspondiente o proceder con su creación, siga los pasos descritos a continuación:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos - Tipos de salario

Haga clic en el botón “Buscar” para validar que existan los tipos de salario 01T y 02T.

En caso de no existir haga clic en el botón “Nuevo”. En la ventana que se despliega se parametrizan los campos necesarios para crear un tipo de salario, los cuales se detallan a continuación.

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del tipo de salario.

• Código: campo de máximo 2 caracteres, se crea teniendo en cuenta el consecutivo.

• Nombre: descripción detallada del tipo de salario.

B. Valor: se parametriza el porcentaje del salario que formará base para los aportes a seguridad social y prestaciones sociales. En el caso del salario básico, sobre el 100% del devengado.

A manera de ejemplo se expone la parametrización del salario integral, uno de los tipos de salario contemplados por la normatividad colombiana, para esta modalidad de salario los aportes a seguridad social se realizan sobre el 70% del devengado del empleado, por lo tanto, para este tipo de salario quedaría de la siguiente manera:

PASO 2.2 ASIGNACIÓN DE TIPO DE SALARIO EN LA CLASE DE NÓMINA NM01

Los tipos de salario creados para empleados en transición deben ser incluidos en las clases de nómina de pago, tales como NM01, NMLQ, LV01, entre otras.

Nota: Si en MANAGER NÓMINA se gestionan varias empresas, pueden existir otras clases de nómina como NM02, NM03, NML1, NML2, etc.

La asignación debe realizarse en los conceptos:

001 – Salario Básico

002 – Salario Integral

Realice las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina - Catálogos – Clases de Nómina

El cambio debe aplicarse en todas las clases de nómina donde se realicen pagos de salario. Para ello, seleccione la clase de nómina correspondiente y haga clic en el botón “Propiedades” para acceder a su configuración.

Haga clic en el botón “Editar”.

Cambio en función de concepto de Salario básico:

 Seleccione el concepto 001 – Salario Básico y haga clic en el botón “Modificar”.

 En la función existente, agregue ',’01T’' al final, justo antes del paréntesis de cierre, asegurándose de conservar la estructura de la función correctamente.

 Nota: No eliminar ni alterar los paréntesis existentes, ya que esto podría afectar el funcionamiento del cálculo.

Cambio en función de concepto de Salario Integral:

Seleccione el concepto 002 – Salario Básico y haga clic en el botón “Modificar”.

 En la función existente, agregue ',’02T’' al final, justo antes del paréntesis de cierre, asegurándose de conservar la estructura de la función correctamente.

 Nota: No eliminar ni alterar los paréntesis existentes, ya que esto podría afectar el funcionamiento del cálculo.

PASO 2.3 ASIGNACIÓN DEL TIPO DE SALARIO A EMPLEADOS EN RÉGIMEN DE TRANSICIÓN:

Posterior a la creación de los tipos de salario asignarlos a los empleados correspondientes:

PASO 3 CONCEPTOS DE NÓMINA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE APORTES

Dado que en la hoja de vida del empleado solo puede registrarse un único valor en el campo “AFP” (ya que la planilla PILA solo permite reportar un fondo de pensiones por cotizante), se recomienda asignar la ACCAI como fondo principal.

Como resultado:

• En las nóminas de pago, MANAGER NÓMINA contabilizará los aportes a pensión a nombre de la ACCAI asignada.

• Posteriormente, en la nómina de aportes a seguridad social (liquidada al cierre del mes), el sistema realizará la reclasificación automática de los aportes correspondientes a Colpensiones, con base en el Ingreso Base de Cotización (IBC) final.

Esta reclasificación es indispensable para cumplir con la correcta contabilización de aportes según el nuevo sistema pensional.

3.1 PARAMETRIZACIÓN PARA LA RECLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA.

Para habilitar esta funcionalidad, es necesario validar la existencia del concepto que permite dividir el aporte patronal entre Colpensiones y la ACCAI. En caso de no existir, deberá ser creado:

Concepto 811 – Aporte Patronal Colpensiones (nuevo concepto)

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos  – Conceptos

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se parametrizan los campos necesarios para crear un concepto, los cuales se detallan a continuación.

A. Encabezado

Se establece la identificación y nombre del tipo de documento.

• Código: se sugiere establecer el código 811, en caso de no estar disponible asigne un código en el rango entre el 801 y 899.

• Nombre: establecer “APORTE PATRONAL A COLPENSIONES” o asigne el nombre que permita identificar su función.

• Grupo: establecer 00 – General

• Grupo planilla: establecer NA – No aplica

• Equivalencia DIAN: Dejar en punto (.)

B. Tipo de concepto: establecer la opción “Contable”

C. Unidad de medida: establecer “Valor”

D. Cuentas contables: asignar las cuentas contables donde se contabilizan los aportes al fondo de pensiones.

E. Contabilizar NIT: En la configuración contable, se debe establecer el NIT correspondiente a Colpensiones tanto en el campo NIT Débito como en el NIT Crédito, definiéndolo como NIT fijo, con el fin de garantizar una correcta identificación del tercero en los registros contables asociados a los aportes patronales.

A continuación, se muestra la parametrización requerida para el Concepto 812: AJUSTE COLPENSIONES EMPLEADO (nuevo concepto).

La parametrización del encabezado, tipo de concepto y unidad de medida del concepto 812 debe replicar la configuración utilizada en el concepto 811. No obstante, se debe prestar especial atención a la configuración de las cuentas contables, ya que este concepto tiene como función reclasificar el aporte del empleado contabilizado en la ACCAI durante las nóminas de pago.

A. Cuentas Contables:

• En ambos campos (débito y crédito) se debe registrar la cuenta contable correspondiente a las cuentas por pagar a fondos de pensiones, de acuerdo con el plan contable de la empresa.

B. NIT a Contabilizar

• NIT Débito: seleccionar la opción "NIT AFP".

• NIT Crédito: seleccionar la opción "NIT FIJO" y, en el campo "Fijo", ingresar el NIT de Colpensiones.

 PASO 4. FORMULACIÓN EN CLASE DE NÓMINA AP01

La clase de nómina correspondiente a los aportes a seguridad social patronal, que se liquida al cierre de cada mes, suele estar identificada con el código AP01. No obstante, si en MANAGER NÓMINA se gestionan múltiples empresas, pueden existir otras clases de nómina con códigos como AP02, AP03, etc.

Nota: esta parametrización es opcional. La empresa puede optar por realizar la reclasificación manual de los aportes a Colpensiones, utilizando los reportes de resumen generados por los Operadores PILA al momento de pagar la planilla.

Sin embargo, si se desea que el sistema efectúe la distribución contable automática de dichos aportes, deberá realizar la siguiente configuración:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Clases de Nómina.

Seleccione la clase de nómina AP01 y valide la parametrización del conepto 801, la cual debe incluir la siguiente formulación:

cm_fn_AFPpatrono2(empleadocpto.nnccpto, LisEmpleados.vincedula, cr_nomina.nnmcodigo, nm_BASEAFP, nm_DIASLABORADOS, .f., .f., 2.3, '811', '812')

Esta función es la encargada de realizar la distribución contable automática del aporte patronal a pensión entre Colpensiones y la ACCAI, con base en el límite de 2.3 SMMLV definido por la Ley 2381 de 2024.

PASO 5. FORMULACIÓN EN CLASE DE NÓMINA AP01

Con la implementación de la Ley 2381, que establece el nuevo modelo del Sistema de Protección Social Integral, los fondos privados de pensiones han sido transformados en Administradoras Colombianas de Colaboración y Apoyo Institucional (ACCAI). Este cambio implica no solo una modificación en su naturaleza jurídica y funcional, sino también en los códigos que las identifican dentro de los diferentes procesos administrativos, operativos y tecnológicos del sistema, incluido el reporte en los operadores PILA.

Por esta razón, es necesario realizar la actualización de los códigos correspondientes en MANAGER NÓMINA, con el fin de garantizar la correcta liquidación, reporte y distribución de aportes relacionados con la protección para la vejez, invalidez y muerte de origen común. Para ello realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).

En la ventana operativa que se despliega, seleccione el fondo de pensiones correspondiente y haga clic en el botón 'Propiedades'.

En la ventana que se despliega, actualice el código de la ACCAI en el campo 'Equivalente', ingresando el nuevo código correspondiente.

Nota: El valor registrado en el campo “Código” de la AFP en Manager Nómina es de carácter informativo. Por lo tanto, no es necesario modificarlo, ya que para la generación del archivo PILA, Manager utiliza el código ingresado en el campo “Equivalente”.

SALVEDADES Y /O RECOMENDACIONES DEL PROCESO

1. Este proceso se encuentra disponible para versiones de MANAER ERP iguales o superiores a la versión 7.80.1.

2. Si no cuentan con la actualización de versión de MANAGER NÓMINA se recomienda aplicar la actualización en un escenario de pruebas para certificar los procesos de nómina de la empresa y posteriormente programar la actualización en producción, de acuerdo al protocolo de actualización de Qualitycolombia.

3. Asegúrese de contar con documentación soporte confiable, como el histórico de semanas cotizadas, que permita identificar correctamente cuáles empleados permanecen en el régimen de transición y cuáles migran al nuevo sistema pensional.

4. El usuario podrá realizar la parametrización de los cambios antes del mes de julio, ya que MANAGER NÓMINA aplicará automáticamente la nueva normatividad a partir de las nóminas correspondientes al mes de julio de 2025. Esto permite preparar el sistema con anticipación sin afectar las nóminas previas a la entrada en vigencia de la reforma.

5. Si un empleado no supera los 2.3 SMMLV pero tiene una ACCAI asignada, el sistema y el operador PILA realizarán la distribución de aportes solo si aplica, sin generar errores operativos. Aun así, se recomienda hacer revisiones periódicas.

6. Para los empleados que coticen a pensión como independientes o a través de otros empleadores, y cuyo ingreso base de cotización mensual supere los 2.3 SMMLV, los operadores validan esta situación internamente y realizan la distribución correspondiente entre Colpensiones y ACCAI. En estos casos, Manager no puede garantizar la correcta contabilización de dichos aportes dentro del proceso de distribución, por lo cual será responsabilidad del usuario realizar los ajustes pertinentes.

7. Para los empleados que ejercen actividades de alto riesgo, según lo establecido en el Decreto 2090 de 2003, la totalidad del aporte debe ser administrada por Colpensiones, incluso si el IBC supera los 2.3 SMMLV.

8. Los aportes correspondientes al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) y al Fondo de Subsistencia Solidaria (FSS) deberán ser pagados a la ACCAI correspondiente del empleado.

2. Activar esta funcionalidad requiere de la creación de la política de empresa NOMI_APORTES_FECHA_APLICAR_LEY en valor 1.

FIN DEL INSTRUCTIVO