LIQUIDACIÓN DE VACACIONES MASIVAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

En este instructivo se encuentra la parametrización necesaria para la liquidación de vacaciones masivas previa parametrización de los estándares mínimos requeridos que se encuentran en el instructivo de liquidación de vacaciones.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo a los usuarios para lograr una correcta liquidación de vacaciones masiva.

ABSTRACT

Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador dependiente que ha prestado sus servicios por más de un año, de disfrutar un tiempo de descanso remunerado. Es necesario proceder a liquidar el valor correspondiente a dicho concepto. La liquidación de vacaciones es un proceso que depende de las características del empleado y políticas de la empresa, como lo son la jornada, salario y variaciones de salario a tener en cuenta para la liquidación correcta de la base y del valor a pagar, sin embargo hay situaciones específicas en la empresa que implican una salida de vacaciones masiva, por lo que se hace necesario establecer un proceso que sea ágil y donde se puede agrupar por filtros especiales relacionados con vacaciones al personal que debe salir.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE VACACIONES MASIVAS

Dentro del proceso de liquidación de vacaciones, se requiere que antes de realizar por primera vez las vacaciones, se valide que los parámetros que se relacionan con las vacaciones se encuentren de acuerdo a las políticas de la empresa para garantizar que al liquidar las vacaciones, el resultado sea el esperado, a continuación se indican los pasos a realizar:

1. Revisión de parámetros generales relacionados con vacaciones.
   1.1 Plan de vacaciones
   1.2 Conceptos
   1.3 Festivos
   1.4 Jornada de empleado

Nota: el detalle de los parámetros generales relacionados con las vacaciones se puede consultar en el instructivo de liquidación de vacaciones (individual).

Para el proceso de liquidación de vacaciones masiva, es necesario tener la parametrización anterior y adicionalmente contar con:

1.1 MANAGER NÓMINA mínimo en la versión 7 con la actualización de base de datos 5.34
1.2 Clase de documento: NMVM
1.3 Tipos de documento: LM01
1.4 Clase de nómina LM01

PASO 1. REVISIÓN DE PARÁMETROS GENERALES

A continuación se relacionan los parámetros a validar:

1.1 VERSIÓN DE MANAGER NÓMINA

Se debe consultar con el ADM y/o departamento de Sistemas que se cumplan los requisitos de la versión de MANAGER NÓMINA en la que se encuentra disponible la herramienta:

A. Ejecutable de MANAGER NÓMINA Versión 7.1 en adelante.
B. Función de nómina actualizada a 2020: cm_NMVC_Valid_dias().
C. Actualización de base de datos mínimo 5.34.

1.2 CLASES DE DOCUMENTO

Para trabajar dentro de la venta de liquidación de vacaciones masiva se debe contar con la clase de documento habilitado para dicho proceso, por lo tanto debe crearse la clase NMVM : vacaciones masivas.

Ingrese a la ruta: Catálogos- Configuración - Clases de Documento

Haga clic en el botón “Nuevo” y diligencie la información como muestra la imagen

A. Código: NMVC debe ser tal como se indica.
B. Nombre: vacaciones masivas.
C. Clase predeterminada del sistema: se debe marcar para que se habilite en el acceso de liquidaciones de vacaciones masivas.

1.3 TIPOS DE DOCUMENTO

Se deben parametrizar los tipos de documento a utilizar en el proceso de liquidación de vacaciones masiva, a continuación se detalla uno a uno los necesarios. Se aclara que se muestran los datos básicos obligatorios para el proceso de nómina, sin embargo se debe tener en cuenta la parametrización de los campos que la empresa define o parametriza para los tipos de documento en la empresa: permisos, control de vinculados, centros de costo autorizados, empresa, entre otros los cuales son explicados en la implementación básica de MANAGER ERP.

Datos básicos requeridos:

A. Clase: de acuerdo a lo especificado en el recuadro de la página anterior, debe ser 0000 y NMVM.
B. Tipo: VM01 es el código estándar definido para ambos tipos de documento
C. Consecutivo: iniciando desde 0.
D. Control numerador: se sugiere que sea Automático.
E. En el tipo de documento VM01 con clase NMVM se requiere que en la pestaña “Gestión contable” se parametrice el equivalente del documento VM01 con clase 0000 como muestra la imagen.

NOTA: parametrizar los demás campos requeridos en un tipo de documento, como la pestaña de permisos.

1.4 CLASES DE NÓMINA

Se requiere crear una clase de nómina especial para el proceso de liquidación de vacaciones masivas.

Ingrese a la ruta: Nómina – Liquidación de Vacaciones – Vacaciones Masivas.

Se abre una ventana que muestra las clases de nómina creadas con las mismas opciones de las ventanas operativas: Barra de búsqueda y botones de primer nivel (Propiedades – Nuevo – Eliminar - Salir).

1.4.1 CREAR UNA NUEVA CLASE DE NÓMINA.

Haga clic en el botón “Nuevo” y la ventana que se despliega se parametriza de acuerdo al proceso requerido. A continuación se detallan las partes que componen la ventana:

Nota: se recomienda revisar la parametrización de la clase de nómina LV01 como apoyo y crear la VM01 de forma similar, teniendo en cuenta algunos cambios que se explican a continuación.

A. Primera parte: Encabezado.

• Código: campo de máximo 6 caracteres, alfabético o numérico. Para el preinstalado de MANAGER NÓMINA es “LM01”, los dos últimos números corresponden a la empresa, por lo tanto si hay más de una empresa en la misma base de datos se deben crear dos clases de nómina y se reconocen por la terminación de los números. Ejemplo: empresa 101 - VM01, Empresa 102 - VM02.

• Nombre: parametrizable por el usuario para reconocer el proceso al cual aplicará la nómina, se recomienda “LIQUIDACION DE VACACIONES MASIVAS”.

• Medir en: generalmente la nómina está parametrizada con 15 días, se recomienda revisar la nómina LV01 y parametrizarla igual.

B. Segunda parte: marcación opciones.

• Tipo de nómina: para la nómina VM01 Elegir la opción de “NM vacaciones”.

• Aplica para: esta opción despliega tres opciones diferentes, parametrizar la opción “con ingreso y retiro”). Validar la opción que está ya parametrizada en la LV01.

• Distribuir: esta opción arroja una lista desplegable de distribución contable en cada nómina de acuerdo al proceso elegido (según distribución del empleado, según ejecución mensual o según novedades).

(Para una mejor comprensión en la forma en la que se debe aplicar la distribución, remítase al instructivo: novedades de asignación).

• Clase de nómina externa: esta opción es para marcar las nóminas que se utilizan para realizar pagos a personas que aunque tienen relación con la empresa por lo tanto no se requiere en esta clase de nómina marcarlo.

• Permitir guardar centro individual: opción que permite al usuario generar la clase nómina por cada centro de trabajo. No se recomienda la marcación de este parámetro puesto que en el proceso de vacaciones masivas pueden seleccionar los empleados que aplicaran al documento y que pueden tener diferentes centros de trabajo.

C. Tercera parte: Periodicidad de cálculos y contabilización

• Calculo Auxilio de transporte, retención en la fuente y seguridad social: para los tres primeros campos existen dos opciones de cálculo: en cada nómina o última nómina del mes. Es indicarle a MANAGER NÓMINA cuando debe realizar estos cálculos, dependiendo de la periodicidad de la nómina que se está creando. Validar la parametrización en la LV01.

• Contabilizar con este tipo de documento: en este campo se diligencia el tipo de documento (debe estar previamente creado con clase 0000) con el que se va a contabilizar, se recomienda utilizar el mismo código de la clase de nómina VM01.

• Incluir conceptos entre: de acuerdo al preinstalado de MANAGER ERP deber ser del 000 al 999, si tienen una parametrización diferente al preinstalado, validen los conceptos parametrizados en la LV01 en este mismo campo.

D. Cuarta parte: Copiar desde clase

Opción que permite al usuario copiar la formulación de otra clase de nómina previamente creada. Se recomienda hacer clic en “Guardar” con la parametrización que se tiene al momento y hacer clic en “Editar” para que se habilite este proceso.
Una vez habilitado, diligencie en el recuadro copiar desde clase “LV01” para copiar las fórmulas de la nómina ya parametrizada de liquidación de vacaciones.

E. Quinta parte: formulación de conceptos
Utilizando el proceso anterior, valide que aparezca la formulación tal como está en la LV01.

PASO 2. PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE VACACIONES MASIVAS

Para liquidar unas vacaciones individuales realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Liquidación de Vacaciones – Vacaciones Masivas

PASO 3. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran las liquidaciones de vacaciones masivas que han sido creadas previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 4. CREAR UNA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES MASIVAS

Para la liquidación de vacaciones masivas, debe diligenciar los campos que se explican a continuación:

A. Encabezado de la liquidación

• Tipo y Número: el tipo de documento a utilizar para liquidación de vacaciones masiva será el VMxx (xx número de la empresa en caso de tener varias en MANAGER ERP). El consecutivo es automático.

• Fecha de liquidación: esta puede ser la fecha en que se está realizando la liquidación de vacaciones. Como mínimo debe estar en la misma quincena de la fecha de salida del empleado.

• Fecha de contabilización: fecha en que se desea que dicha liquidación sea contabilizada, es decir, que todos los registros contables quedarán con la fecha allí digitada. Como mínimo debe estar en la misma quincena de la fecha de salida del empleado.

• Fecha de salida: es la fecha que la persona sale a disfrutar sus vacaciones.

• Plan de vacaciones: filtro de la ventana de vacaciones masivas en el que se selecciona uno de los planes previamente creados, el cual tiene los campos principales y control de máximo de días en dinero.

• Jornada: filtro para la consulta de los empleados de acuerdo a la jornada parametrizada en la hoja de vida de cada uno.

• Método: dependiendo de las políticas de la empresa se debe elegir algunas de las opciones que se encuentran en este campo. Son 3 opciones:

Método 1: toma el promedio de los conceptos para realizar liquidación (horas extras, recargos, dominicales, bonificaciones, entre otras) y le suma el salario del empleado.

Método 2: toma el promedio de todos los conceptos base incluyendo el salario del empleado.

Método 3: toma como base para el cálculo el SOLO el salario del empleado.

• Obligar salario mínimo: check para indicar a MANAGER NÓMINA que en los casos en los cuales la base sea inferior al mínimo, lo lleve al valor del salario mínimo sobre el cual se liquidarán las vacaciones.

B. Definición de la liquidación de vacaciones masivas:

• Vacaciones disfrutadas:

Días en Tiempo: se diligencian los días hábiles que el empleado va a disfrutar de vacaciones, puede ser los 15 días de ley o fracción de ellos.

Días Calendario: estos días los calcula automáticamente el sistema, es el total de días de vacaciones contando los días no hábiles establecidos de acuerdo a las políticas de la empresa. El cálculo correcto depende de la creación de los festivos en el Software.

Fecha de Regreso: el sistema de acuerdo a la fecha que se colocó que va a salir a disfrutar las vacaciones y los días calendario, coloca automáticamente la fecha en la debe regresar el empleado.

• Vacaciones compensadas:

Días en dinero: en este campo se diligencia los días que son pagados, es decir, cuando el empleado pide disfrutar solo unos días y el resto sean cancelados en dinero.

• Liquidar días de nómina

Liquidar días de Nómina: cuando en la liquidación de vacaciones también se pagan los días laborados de nómina del empleados que sale a disfrutar vacaciones, se marca este campo y en la fecha se debe colocar la nómina en la que se encuentra, es decir:

Si las vacaciones están dentro de la primera nómina, se debe colocar año/mes/01 .
Si las vacaciones están dentro de la segunda nómina, se debe colocar año/mes/16 .
Si la liquidación de nómina es mensual se debe colocar año/mes/01 .

• Nómina Vacaciones

Clase/Tipo/Número: indica el documento a nivel contable en que quedará guardado el proceso de nómina, se realiza de forma automática una vez se liquide y guarde el proceso de liquidación masiva.

C. Empleados:

• Consultar: se debe hacer clic en este botón para cargar los empleados que aplican a los filtros parametrizados en los campos anteriores de “PLAN DE VACACIONES” y “JORNADA”.

• Seleccionar Todos: este check se habilita si el usuario valida que todos los empleados que aparecen de acuerdo al filtro van a ser liquidados en vacaciones con las condiciones descritas en la parte superior (fecha de salida, días de vacaciones, entre otros), de lo contrario debe hacer uso de la marcación S/N para indicar por empleado cuales van a hacer parte de la liquidación masiva.

• Ventana de empleados: resultado de la consulta de acuerdo a los filtros, se aclara:

Los empleados seleccionados aplican para las condiciones parametrizadas en la parte superior (fecha de salida, días disfrutados, compensados, jornada) si hay empleados con condiciones diferentes, se deben liquidar en un documento diferente.

S/N: Marcar los empleados que se van a liquidar en el documento de vacaciones masivas, se resaltan los que tienen periodos de vacaciones suficientes para salir en las condiciones parametrizadas, aplica para periodos cumplidos y/lo anticipados.

Los demás campos se diligencian una vez se haga clic en “liquidar”.

D. Liquidar: al momento de dar clic en el botón “Liquidar”, MANAGER NOMINA arroja los valores correspondientes a los días a disfrutar y los días a pagar, respectivamente.

E. Detalle de liquidación de vacaciones por empleado: una vez elegidos los empleados a liquidar vacaciones en el documento, se debe hacer clic en el botón “LIQUIDAR” para que MANAGER NÓMINA calcule los valores a pagar por empleado, los cuales se visualizan por empleado en esta sección, se debe hacer clic en el empleado para que en esta ventana aparezcan los cálculos del sistema, determinados por el método elegido y los acumulados del empleado.

• Salario del mes: salario que tiene asignado el empleado en la hoja de vida.

• Vacaciones disfrutadas:

Base: se detalla la base liquidada por MANAGER NÓMINA de acuerdo al método elegido, la revisión se realiza por la relación de eventos con la consulta de los acumulados de nómina utilizando la opción de generar informe “Base vacaciones a disfrutar”.

Valor: valor a pagar por vacaciones disfrutadas de acuerdo a la base liquidada por MANAGER NÓMINA.

• Vacaciones compensadas:

Base: se detalla la base liquidada por MANAGER NÓMINA de acuerdo al método elegido, la revisión se realiza por la relación de eventos con la consulta de los acumulados de nómina utilizando la opción de generar informe “base vacaciones a liquidar”.

Valor: valor a pagar por vacaciones disfrutadas de acuerdo a la base liquidada por MANAGER NÓMINA.

• Periodos x empleado: se detallan los periodos pendientes que tiene el empleado seleccionado en donde el usuario puede confirmar si será vacaciones cumplidas o anticipadas, además lleva el control de los días pendientes por periodo y los que se va a disfrutar con la liquidación que se está realizando.

Nota: Es importante realizar una revisión detallada. La liquidación masiva no se puede reabrir por lo tanto cualquier cambio a aplicar posterior a guardarla requiere la anulación del documento actual y generar uno nuevo.

4.1 GENERACIÓN DE LA NÓMINA DE VACACIONES

Una vez se realiza la revisión de los empleados y las bases a liquidar en el documento, se debe hacer clic en el botón “Guardar”. Al momento de guardar la liquidación de vacaciones se habilitará el botón “Ver Nomina”, y se deshabilitará en botón “Liquidar”. Adicionalmente se abre de forma automática la ventana de liquidación de nómina en donde el usuario puede validar los valores a pagar, descontar, así como agregar novedades y/o aplicar los conceptos fijos parametrizados en los empleados. Continuar el proceso de liquidación de la nómina como se realiza con la nómina de pago.

PASO 5. ANULAR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Las vacaciones masivas no se pueden reabrir en caso de requerir realizar correcciones o modificaciones a las liquidaciones de vacaciones masivas, se deben anular y realizar uno nuevo. A continuación se detallan los pasos a seguir:

5.1 ANULAR EL DOCUMENTO CONTABLE

Para anular el documento contable de las vacaciones masivas se debe tener la nómina guardada y contabilizada.

Para anular la liquidación de vacaciones masivas realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Herramientas - Control a documentos - Pestaña Anular Documento

Diligencie la información de cada campo:

• CLASE: 0000

• TIPO: VM01

• Número: Consecutivo que desea anular.

• Vinculado: Vinculado con el cual quedó contabilizado el documento VM01 (Generalmente queda en punto (.)).

• Clic en anular y confirmar.

Nota: si el usuario no tiene permisos en el documento para realizar la anulación debe consultarlo con el ADM o solicitarlo al área encargada de las anulaciones.

5.2 ANULAR LA NÓMINA LM01

Una vez anulado el documento contable se procede a anular el documento de nómina, para ello realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina- Herramientas – Anular/Reabrir Liquidación de Vacaciones

• Ubique la pestaña de anular y diligencie la información de la ventana.

Diligencie la información para anular así:

CLASE DEL TIPO DE DOCUMENTO:

• NMVM= clase documento cuando se anula una liquidación de vacaciones masiva (VM01).

• NMVC= clase documento cuando se anula una liquidación de vacaciones individual (LV01).

TIPO DE DOCUMENTO:

• VM01: vacaciones masivas.

• LV01: vacaciones individuales.

CONSECUTIVO A ANULAR: diligencie el número del consecutivo del tipo de documento que debe anular.

Una vez diligencia la información, hace clic en “Anular” y confirma el proceso.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Este proceso se encuentra disponible para versiones de MANAER ERP iguales o superiores a la versión 7.1.

2. Si no cuentan con la actualización de versión de MANAGER NÓMINA se recomienda aplicar la actualización en un escenario de pruebas para certificar los procesos de nómina de la empresa y posteriormente programar la actualización en producción, de acuerdo al protocolo de actualización de QualityColombia.

3. Para conocer a detalla el proceso de parametrización de liquidaciones de vacaciones al detalle se recomienda ingresar al instructivo de liquidación de vacaciones individuales.

4. No está habilitada la opción de reabrir las liquidaciones de vacaciones masivas, solo se anulan por lo que se recomienda realizar la revisión de las bases, días y valores a pagar antes de guardar la VM01.

FIN DEL INSTRUCTIVO