RELACIÓN DE EVENTOS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación del informe de relación de eventos, que le permitirá al usuario del sistema generar consultar los acumulados de nómina de los empleados facilitando el proceso de revisión y generación de diferentes informes de acuerdo a las necesidades de la empresa.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre las características y la manera de generación del informe de relación de eventos, así la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la manera de generar un informe de relación de eventos, en el cual se puede consultar todos los acumulados de nómina generados en el software MANAGER NÓMINA cada vez que se realiza una nómina, lo cual permitirá al usuario consultar de manera rápida las bases de liquidación, los valores pagados y descontados a los empleados, además de consultar los conceptos informativos, preliminares y contables que genera el sistema al momento de liquidar la nómina.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

INFORME RELACIÓN DE EVENTOS

Permite visualizar todos los conceptos de nómina que se han pagado o deducido a cada uno de los empleados en un periodo de tiempo determinado, además de acceder a visualizar todos aquellos conceptos que intervienen de una u otra manera en la liquidación de nómina, de esta manera permite generar diversos informes, los cuales son útiles para realizar revisiones y/o controles de nómina.

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DEL INFORME RELACIÓN DE EVENTOS

Para emitir el informe: relación de eventos, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Informes – Relación Eventos

PASO 2. GENERACIÓN DEL INFORME RELACIÓN DE EVENTOS

En la ventana operativa del informe relación de eventos se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión del informe de acuerdo a las necesidades del usuario.

A. Se establecen los parámetros principales de generación del informe.

• Rango de fechas: se establece el rango de fechas que se desea consultar. Pueden ser días, meses o años.

• Empleado / Asociado: se pueden generar informes de todos los empleados de la empresa, o sólo a uno en particular. Si se desean consultar a todos los empleados se activa el check de “Todos”, en caso contrario, se coloca el número de cédula del empleado en el campo que se encuentra enseguida, en caso de no conocer el número de cédula del empleado dar clic en los tres puntos, el cual lo llevará al catálogo de empleados.

B. Se pueden generar informes ya sea por el tipo de concepto, por la unidad de medida, informe por base o por tipo de fecha.

• Tipo de concepto: el sistema generará la información de los empleados de acuerdo al tipo de concepto, es decir, si se selecciona la opción de “sólo devengados” el sistema generará la relación de los conceptos que está parametrizados como devengados.

• Unidad de medida: el sistema generará la relación de conceptos dependiendo la unidad de medida seleccionada, es decir, si se elige la unidad de medida “sólo días” con el fin de validar los días laborados por el empleado, el sistema mostrará sólo aquellos conceptos que controlan días.

• Generar informe: el sistema generará la relación de eventos de los conceptos que forman base o afectan una prestación social o un subsistema de seguridad social determinado, es decir, si se selecciona “base EPS” el sistema traerá todos aquellos conceptos que fueron liquidados al empleado y que afectan el cálculo de la EPS.

Nota: si se evidencia que en la generación de los informes existe un concepto que no debe afectar una base determinada, o si tiene un tipo de unidad errada, se recomienda revisar la parametrización del concepto. (Ver instructivo: conceptos).

• Generar fecha: esta opción permite generar informes de acuerdo a la fechas parametrizadas en las diferentes nóminas realizadas en MANAGER NÓMINA. Ya sea la fecha en la que fueron causadas o pagadas.

Este parámetro es útil en el momento de validar los valores que se relacionan en el certificado de ingresos y retenciones, ya que en dicho formato deben ir los valores efectivamente pagados al empleado. Un ejemplo de ello son las cesantías e intereses a las cesantías, aunque son liquidadas y causadas con corte al 30 de diciembre de cada año, estos son efectivamente pagados en el año siguiente a su liquidación, por lo tanto, no deben aparecer en el año de liquidación, si no en el año en el cual fueron pagadas al empleado o consignadas a los fondos.

• Concepto: si se retira el check en “Todos” el sistema permite generar informes de sólo uno, dos o tres conceptos en particular, los cuales se debe diligenciar en los campos que se habilitan, en caso no de conocer el código del conceptos que desea generar, se puede dar clic en los tres puntos (…) el cual traerá el catálogos de conceptos.

Nota: los diferentes parámetros pueden ser combinados de acuerdo a las necesidades del usuario.

C. Son filtros que permiten generar los acumulados de los empleados de acuerdo a los siguientes parámetros:

• Clase de nómina: permite generar los acumulados de los empleados o de un empleado que se hayan generado en una clase de nómina en particular.

• Centro de trabajo – Cargo: permite generar los acumulados de nómina de los empleados que tengan un determinado cargo o centro de trabajo.

• EPS – Fondo de pensiones – Cesantías – ARL – Caja de compensación: el sistema permite generar los acumulados de nómina de los empleados que tengan una entidad en particular.

• Tasa ARL: permite generar los acumulados de nómina de los empleados que cuenten con el nivel de riesgo que el usuario desea consultar.

• Contrato vence: permite generar los acumulados de los empleados que estén en un rango de fechas en particular según el vencimiento del contrato laboral.

• Generar sólo personal: esta opción permite filtrar los acumulados al personal retirado, activos o a todos los empleados sin importar si se encuentran actualmente activos o no en la empresa.

Nota: el sistema generará los conceptos pagados, descontados o generados como informativos, contables o preliminares liquidados en nómina de las personas que cumplan con el parámetro establecido en alguno de los filtros.

PASO 3. RESULTADOS DEL INFORME

Una vez indicados los filtros a aplicar y posterior a dar clic en el botón “Buscar” el sistema mostrará la información en la pestaña “Resultados”.

A. Grid de contenido: en el grid de contenido se visualizarán los empleados que MANAGER NÓMINA genera como resultado de la búsqueda realizada de acuerdo a los filtros aplicados.

Nota: si se genera el informe llamando a los empleados activos, allí no aparecerán aquellos que aunque estén activos, tengan en la hoja de vida una fecha de retiro diferente a 9999/12/31 que corresponde a la fecha que el sistema identifica a los empleados como activos, por lo tanto, el usuario deberá validar la correcta parametrización de las personas que no aparezcan en los resultados del informe.

B. Botones que permiten generar el informe y exportar a Excel para una mejor revisión.

• Buscar: al dar clic en el botón “Buscar” MANAGER NÓMINA genera los resultados de la consulta de acuerdo a los parámetros establecidos previamente.

• Resumen: permite generar en Excel un resumen por empleados acumulado los conceptos generados.

• Exportar: permite exportar a Excel el resultado del informe.

C. Imprimir: permite generar una vista previa e impresión de los resultados de la búsqueda, además de exportar a Excel donde se podrá visualizar el informe de manera detallada.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La calidad de la información generada por el informe relación de eventos depende de la adecuada liquidación de nóminas y de la correcta parametrización de los conceptos de nómina.

FIN DEL INSTRUCTIVO