ANULAR/REABRIR NOVEDADES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de reabrir o anular las novedades de nómina creadas en el software, que le permitirá al usuario del sistema realizar cambios en las novedades cuando ya han sido guardadas o anular si ya no se requieren.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para reabrir y anular novedades de nómina, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Es frecuente que surjan cambios en las diferentes liquidaciones de nóminas, teniendo en ocasiones que modificar las novedades creadas o incluso anular una novedad. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el correcto manejo de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA que permite reabrir o anular las novedades de nómina; es de destacar, que se recomienda que este proceso sea controlado por la organización mediante los permisos a los perfiles que podrán realizar dichos procesos.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

ANULAR/ REABRIR NOVEDADES

La herramienta de reabrir o anular novedades en MANAGER NÓMINA permite reabrir para modificar o anular las novedades que hayan sido creadas en el sistema.

 La herramienta contiene dos opciones que el usuario podrá realizar dependiendo del caso particular:

•  Reabrir novedades: debido a que por seguridad de la información y control de las novedades, cuando estas se crean y se guardan, quedan en estado cerrado y no pueden ser modificadas, en caso de requerir habilitar nuevamente novedad para realizar modificaciones se deberá reabrir por la opción “Reabrir novedad”.

•  Anular novedades: se utiliza cuando el usuario requiere descartar una novedad de nómina ya creada.

A continuación se relaciona el proceso a realizar en cada una de las opciones anteriormente descritas.

PASO 1. ANULAR/ REABRIR NOVEDADES

Para anular/reabrir una novedad de nómina realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina - Herramientas - Anular /Reabrir Novedades

1.1 REABRIR NOVEDADES

Para reabrir novedades de nómina, estás deberán estar activas, es decir, en estado cerrado. Cabe aclarar que una novedad que ya ha sido liquidada en una nómina que se encuentra guardada ha cambiado su estado a usada y no podrá ser reabierta.

• Novedades Usadas: son aquellas novedades que ya están liquidadas en una nómina y dicha nómina se encuentra guardada. Estas novedades se distinguen por cambiar a color azul.

• Novedades Activas: son aquellas novedades que están en estado cerrado y están activas para ser liquidadas en nómina, estás se distinguen por tener un color negro claro.

Nota: en caso de requerir modificar una novedad que esté usada en una nómina que fue guardada, se deberá reabrir la nómina antes de reabrir la novedad. Para conocer el proceso de reabrir nóminas consulte el instructivo INS-NOM-HER-ANULAR-REABRIR NÓMINA.

Para reabrir una novedad de nómina se deberá diligenciar los campos que se detallan a continuación.

A. Se ingresa la información correspondiente a la novedad a reabrir.

• Tipo: se digita el tipo de documento con el que se realiza la novedad a reabrir, por lo general es NVxx.

• Número de la Novedad: se digita el número de la novedad que se desea reabrir.

• Fecha: el sistema automáticamente trae la fecha inicial que tiene la novedad a reabrir.

B. Reabrir: una vez diligenciada la información de la novedad a reabrir, se da clic en el botón “Reabrir”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón “Aceptar”.

La novedad cambiará a negrilla lo cual indica que está abierta y podrá ser modificada.

Nota: una novedad que se reabra se deberá guardar nuevamente para que pueda ser tomada por la nómina a liquidar, una novedad abierta no afecta la nómina.

En caso de reabrir la novedad y no se realice modificación alguna, se deberá ingresar a la novedad y dar clic en el botón editar y posteriormente guardar para que quede cerrada nuevamente.

1.2 ANULAR NOVEDADES

Permite anular una novedad cuando el usuario ya no requiere la aplicación de la novedad en la nómina. Para que el sistema permita anular una novedad de nómina, esta deberá estar activa, es decir, en estado cerrado. Cabe aclarar que una novedad que ya ha sido liquidada en una nómina que se encuentra guardada, cambia a estado usada y no podrá ser anulada.

A continuación se detalla el proceso de anulación de una novedad.

A. Se ingresa la información correspondiente a la novedad que se desea anular.

• Tipo: se digita el tipo de documento con el cual se realizan las novedades de nómina, por lo general es NVxx.

• Número: se digita el número de la novedad que se desea anular.

• Fecha: el sistema automáticamente trae la fecha inicial establecida en la novedad a anular.

B. Anular: una vez diligenciada la información de la novedad a anular, se da clic en el botón “Anular”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón “Aceptar”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa otorgar o restringir los permisos a los usuarios que podrán realizar procesos de reabrir/anular novedades por medio de los permisos en los perfiles y tipos de documentos.

2. Una vez una novedad es anulada no podrá ser revertido el proceso.

3. Las novedades deben estar activas (estado cerrado) para que el sistema permita reabrir o anular novedades.

FIN DEL INSTRUCTIVO