PARÁMETROS DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Manager ERP Versión 7

ALCANCE

El instructivo aplica al software MANAGER NÓMINA y permitirá la identificación de los parámetros necesarios previos al proceso de generación y emisión de la nómina electrónica, parámetros de validación en el XML de transmisión a la DIAN.

OBJETIVO

Detallar los parámetros requeridos para la correcta ejecución del proceso de generación y transmisión de la nómina electrónica desde MANAGER NÓMINA.

ABSTRACT

Parámetros necesarios para el correcto proceso en el sistema de facturación electrónica mediante la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y su transmisión a la DIAN.

CONTENIDO

INSTRUCTIVO PARÁMETROS DE NÓMINA ELECTRÓNICA

A continuación, se describen los pasos para la parametrización correcta de los requisitos y validaciones realizadas por la DIAN para la emisión de la Nómina electrónica desde MANAGER NÓMINA.

PASO 1. PARÁMETROS EMPLEADO.

La DIAN solicita en la información contenida en el XML la validación de los siguientes parámetros relacionados con los empleados.

Ingrese a la ruta: Nomina – Catálogos – Empleados /Asociados.

Posterior al ingreso por la ruta indicada, se desplegará la ventana operativa en la cual se consulta el listado de empleados.

1.1 PESTAÑA GENERAL EMPLEADO

Una vez identificado el empleado, se debe proceder con la validación de los siguientes parámetros en la pestaña general.

A. Tipo de documento de identidad: el tipo de documento no debe ir en blanco, es indispensable la marcación de acuerdo al documento del empleado, se recomienda que los empleados sean registrados con el mismo tipo de documento con el que se afiliaron a seguridad social.

B. Dirección: la dirección del empleado debe ser reportada de acuerdo a las exigencias de la DIAN, es obligatorio que dicho campo sea digitado sin guiones, numerales, asteriscos o caracteres especiales, la información solo debe estar separadas por espacios.

C. Ciudad: la ciudad debe tener parametrizado el código correspondiente al municipio asignado. Para la asignación del proceso se debe acceder al listado de poblaciones por medio del botón (…), a continuación se evidencia el listado de acuerdo a los filtros de la información.

Una vez identificada la ciudad, se debe dar clic en el botón “Propiedades” y se desplegará la ventana en la cual se debe asignar el código del municipio. Dicha asignación se debe realizar ingresando por medio del botón (…).

D. Tipo de contrato: el empleado debe tener asignado un tipo de contrato, el cual corresponda al tipo de contratación realizada por la empresa. Para asignar el tipo de contrato es necesario ingresar por medio del botón (…) y seleccionar el que corresponda del listado de tipos de contrato parametrizados.

1.2 PESTAÑA AFILIACIONES / PAGOS

Revisados los parámetros de la pestaña General, ingresar a la pestaña Afiliaciones / Pagos.

A. Comprende los siguientes campos:

• Forma de pago: se debe seleccionar la forma de pago de tal manera que permita informar a la DIAN el medio con el cual se cancela nómina al empleado. La asignación se realiza por medio del botón (…), que permite evidenciar el listado de formas de pago parametrizadas.

Nota: en la selección de la forma de pago EFECTIVO es necesario seleccionar el banco No aplica y el tipo de cuenta Ahorros.

• Banco: si la forma de pago es transferencia, se debe registrar el banco en el cual se tiene la cuenta bancaria.

• Número de cuenta: si la forma de pago es transferencia, se debe registrar el número de la cuenta bancaria.

• Tipo de cuenta: se debe seleccionar el tipo de cuenta, sea ahorros o corriente, si la selección de la forma de pago fue Efectivo, se debe seleccionar tipo de cuenta Ahorros.

PASO 2. PARAMETRIZACIÓN FORMAS DE PAGO

La DIAN solicita en la información contenida en el XML la validación de la equivalencia ISO para las formas de pago.

Ingrese a la ruta: Nomina – Catálogos – Formas de pago

Posterior al ingreso por la ruta indicada, se desplegará la ventana operativa relacionada con las formas de pago parametrizadas.

Una vez identificadas las formas de pago, seleccionar la forma de pago y dar clic en el botón “Propiedades”, se desplegará la ventana operativa de las propiedades de la forma de pago.

A. Equivalencia ISO: dar clic en el botón (…), seleccionar del listado de Estándares la equivalencia ISO correspondiente a la forma de pago parametrizada.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN DE LOS TIPOS DE CONTRATO

La DIAN solicita en la información contenida en el XML la validación de la equivalencia ISO para los tipos de contrato.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Tipos de contrato

Posterior a ingreso por la ruta indicada se desplegará la ventana operativa de los tipos de contrato.

Se debe seleccionar el tipo de contrato y dar clic en el botón “Propiedades”, a fin de desplegar la ventana operativa de las propiedades de los tipos de contrato.

A. Equivalencia ISO: la DIAN ha establecido para el reporte de la información 5 tipos de contratos como equivalencias ISO, se debe asignar mediante el botón (…) la que corresponda según el tipo de contrato parametrizado.

PASO 4. PARAMETRIZACIÓN DE LAS CLASES DE NÓMINA

La DIAN solicita en la información contenida en el XML la validación de la frecuencia para los tipos de contrato.

Ingrese a la ruta: Nomina – Catálogos – Clases de Nomina

Posterior a ingreso por la ruta indicada se desplegará la ventana operativa de las clases de nómina.

Nota: Los parámetros en las clases de nómina se realizan únicamente para las clases de nómina de pago, aquellas que iniciar con NM. .Ejemplo (NM01, NM02, NMxx). Una vez identificadas las clases de nómina, dar clic en el botón “Propiedades” para acceder a la ventana operativa de las propiedades de Clase de nómina.

A. Frecuencia: se debe parametrizar la frecuencia de pago correspondiente a la clase de nómina que se está validando.

PASO 5. PARAMETRIZACIÓN DE CARGOS

La frecuencia de pago se toma de la nómina parametrizada en los cargos, por lo tanto se debe validar que sea correcta.

Ingrese a la ruta: Nomina – Catálogos – Cargos

Posterior a ingreso por la ruta indicada, se desplegará la ventana operativa de los cargos.

Una vez seleccionado el cargo, dar clic en el botón “Propiedades” para desplegar la ventana operativa de las propiedades del cargo.

A. Clase de nómina 1: se debe registrar la clase de nómina de pago de acuerdo a la frecuencia, en el primer campo clase de nómina 1. Si se tienen dos nóminas con frecuencias diferentes, la transmisión de la nómina electrónica tomará la parametrizada en el cargo.

PASO 6. PARAMETRIZACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA

La DIAN solicita en la información contenida en el XML la validación de la equivalencia ISO para los conceptos parametrizados.

Ingrese a la ruta: Nomina – Catálogos – Conceptos

Posterior a ingreso por la ruta parametrizada, se desplegará la ventana operativa de los conceptos.

Una vez seleccionado el concepto, dar clic en el botón “Propiedades” para desplegar la ventana operativa de propiedades de concepto.

En MANAGER ERP se encuentran los  códigos equivalentes que deben parametrizarse en los conceptos creados y utilizados por la empresa. La selección se debe realizar ingresando por el botón (…).

Dichos conceptos equivalentes están catalogados así:

• Los conceptos deducibles (DD)

• Los conceptos devengado (DV)

Nota: Se debe tener en cuenta que algunos conceptos poseen el mismo nombre, pero diferente código
Ejemplo:

• CONCEPTO DV039 – ANTICIPO

• CONCEPTO DD010 – ANTICIPO

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Tener en cuenta que la correcta parametrización garantiza la correcta ejecución del proceso de generación y transmisión de la nómina electrónica.

2. Las equivalencias ISO, son parámetros emitidos por la DIAN, por lo tanto no es posibles la modificación de los mismos

FIN DEL INSTRUCTIVO