LIQUIDACIÓN NÓMINA DE PROVISIONES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de la nómina de provisiones de prestaciones sociales, el cual le permitirá al usuario del sistema liquidarla, realizar revisiones, guardar y contabilizar de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de la nómina de provisiones de prestaciones sociales, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación y contabilización, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de la nómina provisiones de prestaciones sociales en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

NÓMINA DE PROVISIONES DE PRESTACIONES SOCIALES

De acuerdo a la normatividad Colombiana, las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato de trabajo por sus servicios, los cuales son liquidados de manera semestral o anualmente. Las provisiones se realizan generalmente de manera mensual y le permite a las empresa disponer de los recursos necesarios al momento de realizar el pago de la prestación social.

Las provisiones correspondientes a las prestaciones sociales son:

• Prima de servicios.

• Auxilio de cesantías.

• Intereses sobre las cesantías.

• Vacaciones.

Las provisiones tienen como finalidad generar mensualmente el pasivo correspondiente que se le adeuda al empleado por haber adquirido el derecho del pago de la prestación social.

TIPOS DE PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

MANAGER NÓMINA cuenta con dos tipos de métodos de provisión de las prestaciones sociales, provisión por ejecución mensual y consolidado, las cuales se detallan a continuación:

PROVISIÓN POR EJECUCIÓN MENSUAL

MANAGER NÓMINA realiza la provisión de las prestaciones sociales aplicando los siguientes porcentajes sobre la base del empleado en el mes:

Los porcentajes de cada prestación corresponde a la parte que se debe provisionar cada mes, de esta manera, cuando se llegue el momento del pago se cuente con un pasivo con el 100% del valor o aproximado de lo que se le adeuda al empleado.

Los porcentajes son resultado de las siguientes operaciones.

Prima de servicios: se cancela el 100% (30 días) del salario mensual por cada año laborado (12 meses), por lo tanto:

(100/12)= 8,333%

Para las vacaciones se cancela el 50% (15 días) de salario por cada año laborado, por lo tanto:

(50/12)= 4,17%

PROVISIÓN POR MÉTODO CONSOLIDADO

MANAGER NÓMINA realiza la provisión de las prestaciones sociales aplicando las siguientes fórmulas cada mes:

Los resultados arrojados por cada fórmula es lo que se le adeuda al empleado al corte de la nómina de provisiones, del resultado MANAGER NÓMINA descuenta las provisiones realizadas en meses anteriores dando como resultado la provisión del mes.

Nota: la base de cada una de las prestaciones está determinada por el método de liquidación que haya establecido la empresa. Los cuales pueden ser:

• Último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos

• Promedio de todo lo devengado

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA PV01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina PV01 la cual corresponde a la nómina de provisiones de prestaciones sociales.

Para validar la existencia de dicha clases de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingresar por la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase PV01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: si en la misma base de datos existen varias empresas, se deberá verificar la existencia de una PVXX por cada empresa, por ejemplo: PV01 – empresa 101, PV02 – empresa 102.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina PV01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 30 puesto que las nóminas de aportes se deben realizar mensualmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del 820 al 830.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe proceder a crearla. (Ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

La base de provisión de prestaciones sociales depende de la parametrización que tenga la clase de nómina.  En MANAGER NÓMINA existen dos métodos para la liquidación de las prestaciones:

2.1 ÚLTIMO SALARIO + AUXILIO DE TRANSPORTE + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS 

El sistema determinará la base para la liquidación de las provisiones de prestaciones sociales con base al último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST).

Nota: si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado junto con los otros conceptos que formen base. (Ver paso N° 3).

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos, la formulación de las clases de nómina PV01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO 

El sistema determinará la base para el cálculo de las provisiones de prestaciones sociales promediando todo lo devengado por el empleado que forme base de la prestación.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de la clase de nómina PV01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado, de lo contrario se suma completo. (Ver paso N° 3).

A continuación se relaciona un ejemplo del cálculo de la provisión con el método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos y el promedio de lo devengado.

Empleado1

Salario: $ 1.600.000

Novedad:  incapacidad por 15 días

Horas Extras: 55.000

Auxilio de transporte: incluido en el promedio para el método promedio de lo devengado. (Año 2022: $117.172)

Nómina de pago:

• Provisiones con método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos.

** Salario (1.600.000) + Aux. de transp. (117.172) + Horas extras (55.000) = 1.772.172

• Provisiones con promedio de lo devengado.

De acuerdo al ejemplo anteriormente expuesto se puede observar que cuando el empleado tiene novedades que disminuyen el valor del salario en la nómina, en la provisión con el método salario + promedio de otros conceptos, este no se ve afectado, en cambio con el método del promedio, el sistema toma el valor pagado al empleado efectivamente.

Nota: es importante que el método del cálculo de la base de provisión sea igual al método parametrizado en la nómina de liquidación de las prestaciones sociales, de esta manera se evita generar grandes diferencias entre lo provisionado y lo realmente pagado.

PASO 3. LIQUIDACIÓN DEL AUXILIO DE TRANSPORTE A LA BASE DE LAS PRESTACIONES SOCIALES

El auxilio de transporte es una figura creada por la Ley 15 de 1959 y reglamentada por el Decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo y solo se paga en el evento de que el empleado perciba un ingreso igual o menor a dos salarios mínimos legales mensuales y con la condición que en el municipio se preste el servicio público de transporte.

El auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones sociales, de acuerdo al artículo 7º de la ley 1 de 1.963 que expone: “considerase incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.

Cabe aclarar que el auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, debido a que esta no se considera una prestación social, sino como un permiso remunerado que tiene derecho el empleado por cada año laborado.

Nota: en los eventos en que el cálculo de la base de la prestación social supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, ya sea por el método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos o con el promedio de lo devengado, el auxilio de transporte no será sumado a la base.

De igual manera, si el empleado está marcado como excluido del pago de auxilio de transporte, este no se tendrá en cuenta en la base de las prestaciones sociales. (ver instructivo: empleados campos básicos)

El auxilio de transporte se puede incorporar completo a la base de la prestación social o ser promediado, la parametrización requerida para cada una de las dos opciones se detalla a continuación.

3.1 SUMAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE COMPLETO

Si se requiere que al salario o al promedio de lo devengado por el empleado se le sume el auxilio de transporte completo, el concepto de 010 (auxilio de transporte) debe tener parametrizado el grupo 01 – salario.

3.2 PROMEDIAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE

Si se requiere que el auxilio de transporte sea promediado para cualquiera de los métodos de liquidación de las prestaciones sociales, el concepto de auxilio de transporte debe tener el grupo 04 (auxilio de transporte).

PASO 4. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina PV01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas (ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de provisiones de prestaciones sociales es obligatorio contar con todas las nóminas de pago del mes a generar guardadas, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días a provisionar de cada una de las prestaciones dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados..

PASO 5. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de provisiones se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de provisiones de prestaciones sociales.

Para cada una de las prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre las cesantías, prima y vacaciones) liquidada por MANAGER NÓMINA genera tres columnas que se detallan a continuación.

A. Muestra los días provisionados a la prestación social correspondiente, por lo general los días deberán ser 30, al menos de que el empleado tenga novedades de ingreso, retiro o novedades que afecten el pago de  la prestación social.

Nota: cuando la empresa tiene el método de provisión consolidado, los días no serán los del mes, si no que corresponderá a los días de lo que lleva el año, ya que con dicho método, lo que hace el sistema es liquidar la prestación social para determinar cuánto se le adeuda al corte de la nómina de provisiones.

B. Muestra la base con la cual se liquidará la provisión dependiendo del método de liquidación configurado en la nómina. (ver paso 2).

C. Muestra la provisión que se realizará en el mes a liquidar.

5.1 CONTABILIZACIÓN

La nómina de prestaciones sociales acepta conceptos netamente contables, por lo tanto, al liquidar la nómina PV01 no se encuentran habilitados los botones: desprendibles, soporte y generar pago, ya que no se cuentan con pagos ni deducciones en dicha nómina.

Posterior a validar la correcta generación de la nómina de provisiones y después de guardar, se procede a contabilizar, donde se generará el correspondiente documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan las prestaciones fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (820 – 830) al igual que la determinación a que NIT serán contabilizados tanto al débito como al crédito. (Ver instructivo: conceptos).

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

Si las cuentas a contabilizar las provisiones controlan documento cruce (no se recomienda que las cuentas de provisiones controlen cruce), el sistema generará una ventana donde se deberá crear el registro para posteriormente ser cruzado contra el pago.

Nota: el sistema muestra los registros que tiene el empleado, tanto a favor y en contra, para que el usuario defina cuál de ellos desea cruzar.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Las provisiones de las prestaciones sociales se deben validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación la forma de liquidación.

2. La liquidación y contabilización de las provisiones de las prestaciones sociales siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de las provisiones de las prestaciones sociales por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina PV01, todas las nóminas del mes a generar deben de estar guardadas, de lo contrario, la información de la nómina de provisiones será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de los días y base de los acumulados de las nóminas de pago.

FIN DEL INSTRUCTIVO