LIQUIDACIÓN NÓMINA DE APORTES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de la nómina de aportes de seguridad social, que le permitirá al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de la nómina de aportes a seguridad social, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación y contabilización, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de la nómina de aportes a seguridad social en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

NÓMINA DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

La liquidación de los aportes a la seguridad social es el proceso que se realiza con el fin de causar aquellos valores que a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa.

En la nómina de aportes a seguridad social se causan los porcentajes de seguridad social a cargo del empleador en la siguiente proporción.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA AP01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina AP01 la cual corresponde a la nómina de aportes de seguridad social integral.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se deben realizar las siguientes acciones:

Ingresar por la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase AP01 y dar clic en el botón propiedades.

Nota: si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una APXX por cada empresa, por ejemplo: AP01 – empresa 101, AP02 – empresa 102.

Una vez en la clase de nómina validar las siguientes de las principales características de la nómina AP01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 30 puesto que las nóminas de aportes se deben realizar mensualmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del 800 al 805.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe proceder a crearla (ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina AP01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas (ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de aportes a seguridad social es obligatorio contar con todas las nóminas de pago del mes a generar guardadas, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días de cotización de cada subsistema dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados.

PASO 3. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de aportes se procede a liquidar, para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en el cual el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de aportes a seguridad social integral.

Para cada uno de los subsistemas de seguridad social (salud, pensión, ARL, caja de compensación, ICBF y SENA) liquidada por MANAGER NÓMINA genera tres columnas que se detallan a continuación.

A. Muestra los días de cotización al subsistema correspondiente, por lo general los días de cotización deberán ser de 30 días, al menos de que el empleado tenga novedades de ingreso, retiro o novedades que afecten el pago de seguridad social.

B. Muestra la base de cotización a la seguridad social, de acuerdo al artículo 18 de la Ley 100 de 1993, la base de pensión y riesgos profesionales debe ser la misma para la cotización a salud, y los cuales se realizan sobre el salario mensual del empleado, sin embargo, se debe tener en cuenta lo indicado por el Código Sustantivo de Trabajo en su artículo 127 que indica lo siguiente:

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.

Por lo tanto, la base de cotización no sólo incluye el salario básico, si no todos aquellos conceptos liquidados al empleado que constituyan salario.

Por otro lado, se debe tener en cuenta que la base para la seguridad social está sometida a un límite tanto inferior como superior.

BASE MÍNIMA PARA APORTES A SEGURIDAD SOCIAL 

De acuerdo al artículo 18 de la Ley 100 de 1993, que en el inciso segundo del parágrafo primero señala con respecto a la cotización a pensión:

En ningún caso el ingreso base de cotización podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. Las personas que perciban ingresos inferiores al salario mínimo legal mensual vigente, podrán ser beneficiarias del Fondo de Solidaridad Pensional, a efectos de que éste le complete la cotización que les haga falta y hasta un salario mínimo legal mensual vigente, de acuerdo con lo previsto en la presente ley.

El artículo 204 de la Ley 100 de 1993 indica lo siguiente para las cotizaciones a las administradoras de Salud:

La cotización al Régimen Contributivo de Salud será, a partir del primero (1°) de enero del año 2007, del 12,5% del ingreso o salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo.

De acuerdo con lo anterior la cotización a salud, pensión y ARL no se podrán efectuar por bases inferiores al salario mínimo legal vigente, es por esto, que para los empleados que devengan menos de un salario mínimo legal vigente MANAGER NÓMINA cuenta con dos opciones parametrizables de acuerdo a las políticas de la empresa.

1. Se parametriza para que al empleado se le descuente con base al devengado y la parte faltante para la cotización la asume el empleador.

2. Para los empleados que devengan menos de un salario mínimo se puede parametrizar para que el sistema descuente la seguridad social obligando al salario mínimo.

Nota: por defecto el sistema viene configurado con la opción uno, en caso de requerir la opción dos, se deberá realizar la solicitud por medio de los canales autorizados a Quality Colombia S.A.

BASE MÁXIMA PARA APORTES A SEGURIDAD SOCIAL

El artículo 5 de la Ley 797 del 2003 indica:

El límite de la base de cotización será de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes para trabajadores del sector público y privado. Cuando se devenguen mensualmente más de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes la base de cotización será reglamentada por el gobierno nacional y podrá ser hasta de 45 salarios mínimos legales mensuales para garantizar pensiones hasta de veinticinco (25) salarios mínimos legales.

De acuerdo con lo anterior la base máxima es de 25 SMMLV, la cual es aplicable igualmente para los empleados con salario integral.

BASE PARA COTIZANTES TIPO 51 

Para este tipo de cotizantes se deberá reportar aportes a pensión con tarifa del 16% y Caja de Compensación Familiar con tarifa del 4%, la base de ingreso de cotización está definida por la Resolución 5094 de 2013 de acuerdo con los días laborados de la siguiente manera:

C. Muestra el aporte patronal para cada uno de los subsistemas de acuerdo a los porcentajes relacionados al inicio de este instructivo, cabe aclarar que para las empresas que aplican la exoneración del pago de aportes de acuerdo a lo indicado en el Artículo 114 – 1 del Estatuto Tributario, en el subsistema de Salud el aporte patronal será cero, excepto cuando cuenten con aprendices SENA, empleado que devenguen menos de un salario mínimo y el empleado asuma la diferencia del aporte y para los empleados que devenguen más de 10 SMMLV, para este último también generará aportes a ICBF y SENA.

Si la empresa se encuentra exonerada del 8,5% de salud y pago de parafiscales SENA-ICBF, debe validar que tengan parametrizada la política de empresa NOMI_EXCLUIDA_PARAFISCAL con valor 1 (ver instructivo: políticas de empresa).

3.1 CONTABILIZACIÓN

La nómina de aportes a seguridad social acepta conceptos netamente contables, por lo tanto, al liquidar la nómina AP01 no se encuentran habilitados los botones: desprendibles, soporte y generar pago, ya que no se cuentan con pagos ni deducciones en dicha nómina.

La contabilización del pago de la seguridad social se deberá registrar por le proceso de Contabilidad, causando el valor pagado por cada una de las entidades y realizando los ajustes por redondeo que puedan surgir.

Posterior a validar la correcta generación de la nómina de aportes y después de guardar, se procede a contabilizar, donde se generará el correspondiente documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan los aportes fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (800 – 805) al igual que la determinación a que NIT serán contabilizados tanto al débito como al crédito. (Ver instructivo: conceptos). Adicionalmente el NIT donde se deberá contabilizar los pasivos por cada una de las entidades en los cuales se encuentran afiliados los empleados, se debieron parametrizar previamente. (ver instructivo: entidades prestadoras de salud, administradores de fondo de pensiones, cesantías, ARL y caja de compensación).

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

Si las cuentas a contabilizar las provisiones controlan documento cruce, el sistema generará una ventana donde se deberá crear el registro para posteriormente ser cruzado contra el pago.

Nota: el sistema muestra los registros que tiene el empleado, tanto a favor y en contra, para que el usuario defina cuál de ellos desea cruzar.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los aportes a seguridad social se deben validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación la forma de liquidación.

2. La aplicación de los aportes a seguridad social integral siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de los aportes de seguridad social integral por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina AP01, todas las nóminas del mes a generar deben ser guardadas, de lo contrario, la información de la nómina de aportes será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de los días de cotización y base de los acumulados de las nóminas de pago.

FIN DEL INSTRUCTIVO