CAMBIOS RESOLUCIÓN 2012 DE 2022

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la parametrización requerida para la aplicación de los cambios que generó la Resolución 2012 de 2022, la cual modifica los anexos técnicos 2, 3 y 5 de la resolución que contiene la estructura y contenido general de la PILA (Resolución 2388 de 2016 y normas posteriores), el cual le permitirá al usuario generar la planilla unificada cumpliendo los requerimientos impuestos por la normatividad vigente.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la parametrización que debe tener MANAGER NÓMINA para una correcta generación de la planilla unificada PILA, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización requerida para la aplicación de los cambios generados por la Resolución 2012 de 2022 que afecta la generación de la planilla tipo E (para trabajadores dependientes) que genera el software MANAGER NÓMINA.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CAMBIOS RESOLUCIÓN 2012 DE 2022

Con la expedición de la Resolución 2012 de 2022 del 20 de octubre de 2022, el Ministerio de Salud y Protección Social realiza modificaciones en el contenido y estructura de la planilla PILA, en el cual se incluyen cambios tales como, reporte de novedades de retiro y ausentismo en el mismo periodo, validar el registro de los aprendices en la base de datos del SENA, validar los empleados no obligados a cotizar a pensiones por edad o requisitos cumplidos para pensión y ajustar la estructura PILA para el reporte del código de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales para cada empleado.

Los cambios más representativos y que modifican la planilla tipo E (liquidación empleados) se detallarán a continuación y se relacionará la parametrización y revisión que el usuario deberá realizar en el software MANAGER NÓMINA para garantizar una adecuada generación de la planilla unificada PILA:

• Reporte de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales: se adiciona el campo 98 en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, con el fin de reportar el código de la actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales de cada cotizante de acuerdo a la tabla de actividades dispuesta en el Decreto 768 de 2022.

Nota: es importante solicitar la actualización del Software MANAGER NÓMINA Versión 7.3.9 o posterior, por medio de los canales autorizados de QualityColombia S.A. para la generación del archivo plano con los cambios establecidos por la Resolución 2012 de 2022. Específicamente incluir el campo actividad económica.

PASO 1. PARAMETRIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ECONOMICAS

Se debe asignar a cada empleado el código de la actividad económica la cual es entregada a cada una de las empresa por parte de la Administradora de Riesgos Laborales en la cual la empresa tiene afiliados sus colaboradores, dichas actividades deberán estar conforme a la tabla de actividades definidas en el Decreto 768 de 2022, que corresponde a la clase de riesgo en la que se encuentra el empleado.

Este cambio inicia a regir a partir del 1ro de diciembre de 2022.

1.1 INGRESAR AL CATÁLOGO DE EMPLEADOS

Para validar las actividades económicas, realice las siguientes acciones:

Posterior al ingreso por la ruta indicada, se desplegará la ventana operativa en la cual se consulta el listado de empleados, seleccione el empleado a parametrizar y haga clic en el botón “Propiedades”.

1.2 INGRESAR EN LA HOJA DE VIDA DE EMPLEADOS

En la hoja de vida del empleado diríjase a la pestaña “Otros/Adicionales” en el cual encontrará el campo “Actividad Económica”.

A. Actividad económica: campo donde se establece la actividad económica del empleado. Para la asignación de la actividad económica haga clic en botón (…), en la cual se generará la ventana donde se evidencia el listado de las existentes en MANAGER NÓMINA.

A continuación se detallan los procesos a realizar cuando la empresa cuenta con las actividades económicas están previamente creadas  o cuando por el contrario no existen las mismas.

1.2.1 CUANDO LAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS (CIIU) YA EXISTEN EN MANAGER NÓMINA.

El usuario deberá ingresar a las actividades económicas existentes en MANAGER NÓMINA y parametrizar el campo “Equivalente” con el código de 7 dígitos establecidos en la  Decreto 768 de 2022, los cuales están compuestos por:

1. Primer dígito: especifica la clase de riesgo: 1, 2, 3, 4 ó 5 coherente con la tarifa pagada a la ARL.

2. Dígitos del 2 al 5: Código de Clasificación Industrial Internacional Uniforme - Código CIIU Revisión 4 adaptada para Colombia

3. Dígitos 6 y 7: subactividad económica en igual clase de riesgo.

Nota:

• Las actividades económicas deberán ser consultadas en MANAGER NÓMINA de acuerdo a los dígitos del 2 al 5 contenido en el Decreto 768 de 2022.

• Tenga en cuenta que para consultar las actividades económicas en MANAGER NÓMINA en los filtros de búsqueda seleccione la opción “Todos”, como se muestra a continuación:

Una vez hallada la actividad económica que se requiere asignar al empleado, selecciónela y haga clic en el botón “Propiedades” para proceder a asignar el código de la actividad económica en el campo equivalente como se evidencia a continuación:

1.2.1 CUANDO LAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS (CIIU) NO EXISTEN EN MANAGER NÓMINA.

El usuario deberá acceder a la ventana operativa del listado de actividades económicas presente en la pestaña “Otros/Adicionales” de la hoja de vida del empleado y proceder a crear las actividades económicas por medio del botón “nuevo”.

Las actividades económicas  se deben crear en MANAGER NÓMINA con las siguientes características:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre de la actividad económica.

• Código: campo numérico correspondiente al código CIIU. (Posición 2,3,4,5 del código dispuesto en la tabla de actividades del decreto 768 de 2022)

• Nombre: descripción detallada de la actividad económica.

B. Equivalente: se debe parametrizar el código de la actividad económica, para este caso el código de 7 dígitos conforme a la tabla de actividades del Decreto 768 de 2022.

Nota: es importante establecer el campo equivalente ya que de allí MANAGER NÓMINA tomará la información para construir el archivo plano PILA.

NUEVAS VALIDACIONES GENERADAS POR LA RESOLUCIÓN 2012 DE 2022

1. Los aprendices en etapa lectiva (tipo de cotizante 12) o en etapa productiva (tipo de cotizante 19), deberán estar registrados en la base de datos del SENA para poder ser reportados en la PILA; si el aprendiz no se encuentra relacionado en ella, no se podrá hacer uso de este tipo de cotizante y se deberá contactar al SENA, para generar esta base de datos de acuerdo con los contratos de aprendizaje registrados en dicha entidad, la cual tiene una frecuencia de entrega mensual a los Operadores de Información.

2. Si en su empresa existen empleados que no cotizan a pensión debido a que son personas que no están obligados a cotizar por edad (subtipo de cotizante 03) o con requisitos cumplidos para pensión, para indemnización sustitutiva o devolución de saldos (subtipo de cotizante 04), es importante que no se encuentren relacionados en el archivo que será remitido a los Operadores de Información  "REPORTE DE PERSONAS NO AUTORIZADAS PARA EL USO DE LOS SUPTIPOS DE COTIZANTE 3 o 4" el cual será elaborado por la Unidad de Pensiones y Parafiscales UGPP y enviado mensualmente a al Ministerio de Protección Social, de lo contrario, no se podrán reportar con estos subtipos de cotizantes en PILA y obligatoriamente tendrán que cotizar a pensión; para actualizar o verificar la información se debe contactar a la UGPP.

3. Las novedades de ingreso o retiro no deberán quedar sobre días en los que el empleado presente novedades de ausentismo (incapacidades de EPS o ARL, LicenciasR, Suspensiones, Vacaciones) en el mismo periodo, es decir, que para que el Operador PILA permita generar la planilla de manera correcta, la novedad de retiro deberá reportarse en una fecha en la que el empleado esté laborando.  Ejemplo, si el empleado presenta suspensión del contrato hasta el día 20 de Noviembre y ese mismo día se presenta el retiro del empleado, la suspensión deberá de ir hasta el día 19 de Noviembre para que la novedad de retiro quede sobre el día 20 de Noviembre sobre un día laborado.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta parametrización de las actividades económicas de cada empleado en MANAGER NÓMINA.

2. Los códigos de las actividades económicas de los empleados lo suministra la Administradora de Riesgos Profesionales en la cual la empresa se encuentra afiliada.

3. Para la generación del archivo plano de la Planilla Unificada PILA, los usuarios deberán contar con la versión de MANAGER NÓMINA 7.3.9 o posterior, de no contar con ella debe solicitar la actualización del sistema a QualityColombia S.A. por medio de los canales autorizados.

FIN DEL INSTRUCTIVO