CARTA LABORAL

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación de las cartas laborales a los empleados, que le permitirá al usuario del sistema expedir los certificados laborales de manera rápida con la información contenida en el sistema.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta generación y la parametrización requerida para la correcta expedición de las cartas laborales, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el proceso a realizar para la correcta generación de las cartas laborales a los empleados, de igual manera se describe la ruta y proceso de creación del archivo, lo cual permitirá al usuario un ahorro de tiempo al realizar la expedición de las cartas laborales de manera automática.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CARTAS LABORALES

Una carta laboral o también denominada constancia laboral es un documento que debe expedir un empleador en la que se confirma la prestación del servicio por parte de un empleado. El patrono deberá expedir la carta laboral de manera obligatoria cuando su empleado lo solicite, en la cual se garantice que existe o existió una vinculación laboral. El artículo 57 en su numeral 7, del código sustantivo del trabajo establece dicha obligatoriedad por parte del empleador, de acuerdo a dicha norma, la carta laboral debe contener como mínimo tres aspectos indispensables:

• El tiempo que lleva laborando o laboró la persona.

• El salario que recibe o recibía.

• El cargo y las respectivas funciones.

A continuación se relaciona el proceso a realizar para la generación de las cartas laborales desde MANAGER NÓMINA.

PASO 1. REVISIÓN DE PARAMETRIZACIÓN DE LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO.

Para la correcta generación de las cartas laborales, el usuario deberá validar la correcta parametrización de los datos en la hoja de vida del empleado, los cuales permitirán generar de manera correcta la información contenida en la certificación.

A. Tipo de documento: el sistema en la carta laboral llevará los datos de número de documento y tipo de documento, por lo tanto, se debe validar la correcta parametrización de este campo.

B. Expedida: en plantilla estándar de carta laboral de MANAGER NÓMINA se indica el lugar de expedición del documento de identidad, por lo tanto, se debe validar que esté debidamente diligenciado. En caso contrario la carta generaría el dato en punto.

C. Fecha de ingreso/fecha de retiro: el sistema toma la información de estos campos para establecer lo siguiente:

• Si el empleado se encuentra activo o retirado de la empresa.

• Para establecer la fecha de ingreso del empleado a la empresa.

D. Tipo de contrato: el sistema diligencia el tipo de contrato de acuerdo a lo establecido en este campo.

E. Salario: el salario básico se determina de acuerdo al valor parametrizado en este campo cuando la opción de la generación de la carta es salario actual.

F. Cargo: el sistema diligencia el cargo del empleado de acuerdo a lo establecido en este campo.

PASO 2. REVISIÓN DE PARAMETRIZACIÓN EN LOS CONCEPTOS DE NÓMINA

Para garantizar que el valor del salario generado en la carta laboral con el método: salario + promedio de otros conceptos o promedio de lo devengado, incluya los pagos por horas extras, comisiones, bonificaciones, entre otros, se requiere que todos los conceptos devengados tengan activo el check en el campo “Salario”. A continuación se muestra un ejemplo.

Para conocer la correcta parametrización y creación de los conceptos de nómina, consulte el instructivo: INS-NOM-PAR-CONCEPTOS.

Nota: los conceptos que no deban afectar el promedio del salario de la carta laboral no debe tener activo el check en el campo “Salario”.

PASO 3. GENERACIÓN DE LA CARTA LABORAL

Para la generación de las cartas laborales realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Herramientas - Certificados – Carta Laboral

En la ventana operativa que se despliega se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión de la carta laboral, las cuales se detallan a continuación.

A. Empleado: se debe colocar el número de documento de identidad del empleado, en caso de no saberlo, haga clic en los tres puntos (…) y el sistema lo remitirá al catálogo de empleados donde lo podrá buscar por el nombre.

B. Corresponde a la información del empleado.

• Fecha de corte: en este campo el sistema trae la fecha de la última nómina liquidada al empleado en el sistema. Esta fecha indica hasta cuando se le va a realizar el cálculo del promedio del salario, si se selecciona el método “Salario + promedio de otros conceptos” o “Promedio de lo devengado”.

•  Cargo / Tipo de contrato: el sistema toma la información del cargo y tipo de contrato de la hoja de vida del empleado para ser llevado a la carta laboral.

•  Fecha de ingreso / Fecha de Retiro: el sistema toma la información de la fecha de ingreso y retiro presentes en la hoja de vida del empleado.

• Vence: el sistema toma la fecha del vencimiento del contrato de la hoja de vida del empleado del campo “Contrato vence”.

• Salario del mes: el sistema toma el valor del salario de la hoja de vida del empleado.

•  Tipo de formato: de acuerdo a la fecha de retiro que tenga el empleado, el sistema determina si es un empleado vigente o retirado. Siempre que la fecha de retiro del empleado sea 9999/12/31 el sistema tomará el empleado como un empleado activo y si cuenta con una fecha distinta es un empleado retirado.

C. Se establece el método de generación de la carta laboral, ya sea que se genere sin relacionar el salario del empleado o si se genera con el salario, se debe seleccionar con qué método se calculará dicho valor.

• Generar certificado sin valores: si se requiere generar la carta laboral sin relacionar el salario del empleado, se activa el check en este campo.

• Método: el sistema cuenta con tres métodos para generar el valor del salario en la carta laboral:

Salario actual + promedio de otros conceptos: en este método el sistema tomará el valor del salario del empleado y se le sumará el promedio de otros conceptos devengados, como por ejemplo: horas extras, recargos, comisiones, entre otros.

Promedio de todos los conceptos incluyendo salario: el sistema promediará todo lo devengado del empleado incluyendo el salario.

Solo salario actual: el sistema tomará el valor parametrizado en la hoja de vida del empleado en el campo “Salario”.

• Salario promedio de los últimos: campo que aplica para el método 1 y 2. El usuario podrá determinar el número de meses en el que el sistema calculará el promedio del salario.

D. Campos opcionales, se establece el nombre de la entidad o persona a la cual va dirigida la carta laboral y datos de quien debe firmar la carta laboral.

E. Generar: al dar clic en generar el sistema creará el documento en Word.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La calidad de la información generada en las cartas laborales depende de la correcta parametrización de los conceptos de nómina y de la hoja de vida del empleado.

2. MANAGER NÓMINA maneja una plantilla estándar para las cartas laborales, las cuales pueden ser personalizadas para cada empresa con el logo, nombre y Nit de la empresa, entre otros aspectos, sin embargo, no se podrá cambiar sustancialmente el detalle de la información contenida si dicha información no está presente en la plantilla estándar.

FIN DEL INSTRUCTIVO