EVENTOS EN EMPLEADOS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de creación de eventos en empleados, que permitirá al usuario del sistema realizar cambios en la hoja de vida del empleado creando de esta manera un log de registro que permite saber en qué momento se modificaron los datos.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la adecuada creación de los eventos en empleados, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la utilidad que tiene la herramienta de eventos en empleados y la creación de las mismas en el software MANAGER NÓMINA, lo cual permitirá conocer usuario, día y hora en el que se realizaron los cambios en la hoja de vida del empleado para un mejor control del proceso de nómina.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

EVENTOS EN EMPLEADOS

Los eventos en empleados es una herramienta que permite realizar todos aquellos cambios laborales que ocurren en el empleado y que implican una modificación de la información, de las pestañas “general” y “afiliaciones/pago”. Este campo funciona como un log de auditoría al llevar un historial de los cambios que ha tenido el empleado. Se recomienda hacer todas las modificaciones a través de esta herramienta y no directamente en los campos de información del empleado.  

Para realizar eventos en los empleados existen dos accesos:

1. En la hoja de vida del empleado, pestaña “notas y eventos”: en esta opción se deberá ingresar a cada uno de los empleados para poder realizar los eventos y se podrá visualizar los cambios realizados anteriormente. (Ver instructivo: creación empleados pestañas adicionales)

   

2. Por la ruta: nómina – eventos en empleados: se pueden realizar los eventos a los empleados sin necesidad de ingresar a la hoja de vida y se podrán consultar todos los eventos realizados en el sistema.

Para poder realizar eventos en empleados en MANAGER NÓMINA  se requiere contar con el tipo de documento EV01 (código recomendado), con la clase de documento NMNE eventos en empleados, previamente creado. (para la creación de tipos de documentos remitirse al instructivo tipos de documentos).

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DE EVENTOS EN EMPLEADOS

Para crear o consultar un evento en empleado las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Eventos en Empleados. 

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran los eventos en empleados que han sido creados previamente, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Imprimir: permite exportar a Excel la información consultada en la ventana operativa.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UN EVENTO EN EMPLEADO

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se debe diligenciar los campos necesarios para crear un un evento en empleado, los cuales se detallan a continuación.

3.1 DATOS GENERALES DEL EVENTO EN EMPLEADO.

Se define los datos del encabezado del evento.

A. Tipo y número: se establece el tipo de documento utilizado por la empresa para la generación de los eventos en empleados. Generalmente cuenta con el código EV01. El número es establecido automáticamente por MANAGER NÓMINA  de acuerdo al consecutivo que lleve el documento.

B. Empleado: se establece el número de cédula del empleado al que se requiere realizar el evento, en caso de no conocer el documento de identificación, utilice los tres puntos para ingresar al catálogo de empleados.

C. Detalle: el usuario debe establecer una breve descripción del cambio a realizar en la información de la hoja de vida del empleado.

D. Fecha: se establece la fecha en la que ocurrió el evento.

E. Agregar: una vez diligenciado los cambios del encabezado de la novedad, se da clic en el botón “Agregar”, en donde se despliega una ventana para definir los cambios a realizar al empleado. (ver paso 3.2).

F. Grid de contenido: una vez elaborado el evento en el grid de contenido aparecerá el detalle del cambio realizado.

3.2 DEFINICIÓN DEL EVENTO.

Se define el dato a cambiar en la hoja de vida del empleado.

De la ventana que se despliega al dar clic en el botón “Agregar” se debe diligenciar los campos que se detallan a continuación:

A. Tipo evento: para el proceso de Nómina, se utiliza el tipo “traslado”, los demás son para otros procesos adicionales.

B. Registro: corresponde al consecutivo de los eventos, el sistema lo define de manera automática de acuerdo al número de eventos creados en el sistema.

C. Trasladar: de la lista desplegable el usuario podrá elegir el campo a modificar en el empleado.

D. Anterior: dependiendo de lo que se quiera trasladar, MANAGER NÓMINA automáticamente trae la información actual que tiene el empleado.

E. Nuevo: el usuario definirá el nuevo dato que se requiere cambiar en la hoja de vida del empleado.

F. Detalle: el sistema lo coloca automáticamente dependiendo de lo seleccionado en la lista desplegable.

G. Generar alarma: marcación utilizada para establecer una fecha de alarma, si se marca, automáticamente se abren nuevos campos para establecer la fecha en la que se desea que se active la alarma y un campo de detalle.

Cuando se realiza la marcación de generar alarma, el usuario podrá consultar los eventos con sus respectivas fechas de vencimientos por medio del informe relación de notas por vinculado.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los eventos en empleado no pueden ser modificados ni eliminados, debido a que actúa como log de registros para la auditoría de los cambios realizados en la hoja de vida del empleado. Por lo tanto, si se realizó un evento erróneo, se deberá realizar un nuevo evento con el dato correcto.

2. Se recomienda realizar todos las modificaciones de la hoja de vida del empleado por medio de los eventos en empleado, con el fin poder contar con el registro de los cambios realizados.

FIN DEL INSTRUCTIVO