IMPORTADOR PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso para el correcto uso de la herramienta Importar programación de vacaciones, la cual le permitirá al usuario del sistema contar con un cronograma de las vacaciones del año, en la que podrá insertar lineas de programación de vacaciones a medida que se requiera, teniendo un control efectivo de las vacaciones de los colaboradores.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de importación de la programación de vacaciones, que permitirá la automatización del proceso referido a través de plantilla tipo excel, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá optimizar los tiempos en la ejecución de esta tarea.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el uso del importador de programación de vacaciones y la utilidad que esta brinda para el usuario, permitiendo contar con un cronograma organizado de las vacaciones en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar una mejor organización del tiempo y disponibilidad del personal, con el fin de no alterar las labores diarias dentro de la organización.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

 IMPORTADOR PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

MANAGER NÓMINA cuenta con una herramienta que permite importar los periodos de vacaciones propuestos para el disfrute de los empleados de manera eficiente a través de una ventana de importación que agiliza los tiempos de gestión en la herramienta programación de vacaciones como consecuencia facilitará la disposición de un calendario que puede ser consultado de manera periódica y obtener un control efectivo de las vacaciones que han sido programadas en el año, donde el usuario podrá estar al tanto de quien saldrá a vacaciones y validar si existe superposición  de vacaciones de varios empleados, para reprogramarse si es necesario o buscar un reemplazo o en efecto, emitir la carta de notificación de salida a vacaciones al empleado (ver instructivo: solicitud/notificación de vacaciones) y posteriormente liquidar las vacaciones.

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA IMPORTAR  PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

Ingrese a la ruta: Nómina –Liquidación Vacaciones–Importar programación vacaciones

PASO 2. GENERACIÓN DE LA PLANTILA  EXCEL 

En la ventana operativa “Importar programación vacaciones”, seleccione el botón “ver características” para la generación de la plantilla tipo Excel donde se diligenciará las líneas de programación a importar.

Una vez se haga clic en el botón “Ver características” el sistema generará una plantilla de Excel la cual deberá ser diligenciada de acuerdo a las criterios que se detallan a continuación.

PASO 3 CARACTERÍSTICAS DE LA PLANTILLA EXCEL

En la primera celda de cada columna se encuentra la descripción del dato que debe contener cada una de las columnas, en ella se especifica tanto la información a diligenciar como el requerimiento del tipo de dato. 

El nombre de cada columna tiene tres partes:

A. Detalle: indica que información debe contener la columna a diligenciar, en el caso del ejemplo, se deberá colocar el número de cédula del empleado a realizar el evento.

B. Tipo de dato: después del detalle la plantilla indica el tipo de dato requerido, el cual puede ser:

• C: la información debe ser ingresada en forma de carácter, lo que indica que el campo debe ser alfabético, si debe ir un número (en el caso de la cédula), se coloca con apóstrofe (‘) y luego el número, de esta manera el número será convertido en texto. En las columnas con terminación en C que no son de obligatorio diligenciamiento se debe colocar punto (.).

• N: indica que lo diligenciado en esta columna debe ser solo numérico, no acepta letras. En las columnas con terminación en N que no requieran ser diligenciadas, se debe colocar cero (0).

C. Extensión: indica el número máximo de caracteres que recibe el campo, en el caso de la cédula, el número máximo de caracteres a diligenciar son de 15.

PASO 4.DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANTILLA EXCEL

A continuación se describe cada columna a diligenciar:

Columna A: SUBIRSN, la información suministrada en esta celda indica si el evento relacionado en esa fila va a ser importado a MANAGER NÓMINA o no; este campo es útil para las empresas en donde la persona que diligencia el archivo de importación es diferente a la persona que aprueba el cargue de los eventos.

 Las opciones a diligenciar son:

• S: el evento será importado.

• N: el evento no será importado.

 En caso de que la persona que diligencia el archivo es quien las apruebe, en la columna A se debe colocar siempre la letra S.

 Columna B: CÉDULA, se diligencia el número de documento de identidad del empleado, con apostrofe (‘) antes del número.

 Columna C: NOMBRE, se diligencia el nombre del empleado, no requiere que esté exactamente como está creado en MANAGER NÓMINA, ya que el sistema reconoce al empleado por medio del documento de identidad.

 Columna D: FECHAVAC, Se suministra la fecha de salida a vacaciones del empleado en formato “YYYY-MM-DD”, con apostrofe (‘) antes de la fecha.

 Columna E: DIASTMP, Se añaden los días en tiempo a disfrutar por el empleado en el periodo de vacaciones a programar, sin incluir los días no hábiles ya que el sistema los calcula por defecto.

 Columna F: DIASDNR, Se añaden los días en dinero  a compensar por el empleado en el periodo de vacaciones a programar, tener presente el límite de días en  dinero definido en el plan de vacaciones ubicado en la Ruta: Nómina-Catálogos-Plan de vacaciones.

 Se añade imagen de referencia, ejemplificando el proceso.

A continuación se describe cada columna a diligenciar:

PASO 5. GUARDAR EL ARCHIVO DE EXCEL

 Una vez diligenciada la programación de vacaciones  en el archivo de Excel se procede a guardar.

 Para guardar el archivo se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El nombre del archivo no puede contener espacios, por lo tanto se sugiere reemplazar el espacio por un guion bajo. Ejemplo: Progra_Vaca_Marzo_2026.

• El nombre de la ruta en la que se desea guardar el archivo no puede contener espacios. Ejemplo: no se podría guardar el archivo en la carpeta “mis documentos”, ya que este nombre contiene espacios.

PASO 6. IMPORTAR LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

A. Paso 1: se recomienda crear una copia de seguridad antes de importar la programación de vacaciones, en caso de requerir revertir el proceso realizado.

B. Paso 2: busque la ruta en donde guardó el documento de Excel, utilizando los tres puntos.

C. Paso 3: escriba el rango de las filas que diligenció en el libro de Excel sin contar la primera fila (empieza desde la 2), hasta el último número de la fila diligenciado.

D. Paso 4: haga clic en “Generar vista previa” y MANAGER NÓMINA revisará si el archivo cumple con los requisitos señalados en el paso 3, en caso de haber alguna celda mal diligenciada el sistema le indicará los campos que están errados para su corrección. Si el archivo se encuentra correcto, le permitirá visualizar la información del archivo cargado.

E. Una vez cargado el archivo el sistema mostrará en el grid de contenido el detalle de la programación de vacaciones a importar.

F. Paso 5: haga clic en el botón “Importar” y luego diríjase a la Ruta:Nómina-Liquidación de vacaciones-Programación de Vacaciones  botón consultar y compruebe que se hayan generado la programación de vacaciones correctamente.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Evite importar programaciones de vacaciones en empleados que no posean periodos de vacaciones activos.

2. Si una vez generada y liquidada la programación,  por algún motivo la liquidación de vacaciones fue anulada, la programación no se podrá reabrir, eliminar ni anular, esta quedará en azul, por lo tanto, se deberá crear una nueva programación para el empleado.

3. Las importaciones que no se hagan con el cumplimiento de los requisitos parametrizados en el sistema generarán una linea en blanco, en la ventana de programación.

4. El proceso de importación de programación de vacaciones no es reversible por ende si se presentan novedades durante el cargue deberá realizar la respectiva anulación manualmente.

FIN DEL INSTRUCTIVO