LIQUIDACIÓN ANTICIPO DE CESANTÍAS E INTERESES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7.2, en el cual se encuentra la descripción del proceso para liquidar anticipos de cesantías e intereses, que le permitirá al usuario del sistema determinar el valor a cancelar por estos rubros de manera anticipada en los casos que el empleado cumpla las condiciones para solicitarlos.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de anticipos de cesantías e intereses de modo que sea posible realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago facilitando la interacción del usuario con el sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario acerca de la parametrización y metodología a seguir para la correcta  liquidación y revisión de los valores calculados por concepto de  anticipo de cesantías e intereses en el aplicativo MANAGER NOMINA.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

ANTICIPO DE CESANTÍAS E INTERESES

De acuerdo a la esencia y naturaleza del auxilio de cesantía, la normativa laboral establece la obligación para el empleador de realizar su consignación en la Administradora de Fondo de Cesantías en la que se encuentre afiliado el colaborador, para que éste lo utilice cuando quede cesante. Sin embargo, el  artículo 102 de la ley 50 de 1990  y el artículo 256 del CST contempla la posibilidad para el trabajador de solicitar el pago anticipado de sus cesantías en los siguientes casos:

• Para financiar los pagos por matriculas en entidades de educación superior reconocidas por el Estado del trabajador, su cónyuge o sus hijos.

• Adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a su vivienda, siempre que dicho pago se efectúe por un valor no mayor del requerido para tales efectos.

Para suplir este requerimiento normativo MANAGER NÓMINA permite parametrizar la nómina de anticipo de cesantías e intereses con dos opciones en los métodos de liquidación, definidos por la empresa de acuerdo a sus políticas internas y siguiendo lo establecido en el Artículo 253 del CST que precisa lo siguiente:

“Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año”

Los dos métodos son:

• Último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos

• Promedio de todo lo devengado

Nota: para el método: último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos, en caso de que el empleado haya tenido cambio en el salario en los últimos tres meses, el sistema determinará la base sobre el promedio de lo devengado en el último año.  

Respecto a los intereses de cesantías que se deben pagar al empleado, el artículo 99 de la ley 50 de 1990 señala lo siguiente:

«El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.»

Por ende los valores calculados por concepto de intereses de cesantías estarán sujetos al  método definido por la empresa para el cálculo de las cesantías y se liquidarán de manera conjunta con el anticipo de cesantías por la cantidad de días transcurridos desde el inicio del periodo a la fecha de corte o desembolso.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA AC01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina AC01 la cual corresponde a la nómina de liquidación de Anticipo de cesantías e intereses.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase AC01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una ACXX por cada empresa, por ejemplo: AC01 – empresa 101, AC02 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina AC01.

Las propiedades de la clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, atendiendo a las siguientes consideraciones dependiendo del campo a diligenciar:

• Días: el número es 0 debido a que los anticipos de cesantías pueden tener lugar a diferentes cortes del año por ende no existe un periodo definido para ello.

• Contabilizar con este tipo de documento: se diligencia con el tipo de documento creado para la contabilización de los acumulados, se recomienda identificarlo con el mismo código de la clase de nómina para facilitar su ubicación, debe pertenecer a la clase  de documento genérico o (0000).

• Incluir conceptos: el rango de los conceptos aceptado para este tipo de documento debe abarcar desde el código A00 al A52.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe proceder a crearla (ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

En MANAGER NÓMINA existen dos métodos para la liquidación de los anticipos de cesantías:

2.1 ÚLTIMO SALARIO + AUXILIO DE TRANSPORTE + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS

El sistema determinará la base para la liquidación de los anticipos de cesantías con base al último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte completo y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST). Sin embargo, si el empleado tuvo cambio de salario en los últimos tres meses, el sistema promediará lo devengado por el trabajador en lo que va corrido del año en curso.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario + auxilio de transporte, la formulación de las clases de nómina AC01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO

El sistema determinará la base para el cálculo del anticipo de cesantías promediando todo lo devengado por el empleado en el año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de la clase de nómina AC01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: tenga en cuenta que:

• Si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado, de lo contrario se suma completo. (Ver paso N° 3).

• Es importante que el método del cálculo de la base de provisión de las cesantías sea igual al método parametrizado en la nómina de liquidación del anticipo de cesantías e intereses, de esta manera se evitan diferencias considerables entre lo provisionado y lo parcialmente pagado.

PASO 3. TRATAMIENTO DEL AUXILIO DE TRANSPORTE EN LIQUIDACIÓN DE ANTICIPO DE CESANTÍAS E INTERESES

El auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular la base de liquidación de las cesantías, de acuerdo con lo establecido por el artículo 7º de la ley 1 de 1.963 que expone: “considerase incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales” y por ende se presume incluido al momento de determinar la base para el cálculo del rubro por Anticipo de cesantías en pagos parciales.

Nota: en los eventos en que el cálculo de la base de liquidación de anticipo de cesantías supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, ya sea por el método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos o con el promedio de lo devengado, el auxilio de transporte no se sumará a la base.

De igual manera, si el empleado está marcado como excluido del pago de auxilio de transporte, este no se tendrá en cuenta en la base de cálculo del anticipo de cesantías. (Ver instructivo: empleados campos básicos)

El auxilio de transporte se puede incorporar completo a la base de la prestación social o ser promediado, lo establece la empresa de acuerdo a sus políticas internas. La parametrización requerida para cada una de las dos opciones se detalla a continuación.

3.1 SUMAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE COMPLETO

Si se requiere que al salario o al promedio de lo devengado por el empleado se le sume el auxilio de transporte completo, el concepto de 010 (auxilio de transporte) debe tener parametrizado el grupo 01 – salario.

3.2 PROMEDIAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE

Si se requiere que el auxilio de transporte sea promediado para cualquiera de los métodos de liquidación, el concepto de auxilio de transporte debe tener el grupo 04 (auxilio de transporte).

PASO 4. CÁLCULO DE LOS INTERESES DE CESANTÍAS

Respecto a los intereses de cesantías que se deben pagar al empleado, el artículo 99 de la ley 50 de 1990 señala lo siguiente:

“El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.”

En consecuencia, cada año se pagan intereses de cesantías del 12% anual, respecto a la suma causada por concepto de cesantías en el respectivo año.

Considerando la normativa relacionada el aplicativo MANAGER NÓMINA realiza la liquidación de los intereses de cesantías haciendo uso de la siguiente formula:

(Cesantías por pagar x días trabajados x 0.12)/360

Para el caso, los elementos “cesantías por pagar” y “días trabajados” se ven sustituidos por los campos anticipo cesantías x pagar y días de anticipo de cesantías respectivamente (Ver paso 6 del presente instructivo). Por lo demás el tratamiento no presenta novedades y la formula se aplica siguiendo la estructura planteada.

Nota: El valor calculado por concepto de anticipo de cesantías, base para el cálculo de intereses dependerá del método de liquidación seleccionado por la empresa.

PASO 5. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina AC01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (Ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de anticipo de cesantías e intereses es obligatorio contar con todas las nóminas de pago guardadas a fecha de corte de generación del documento de anticipo, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días de liquidación dependiendo de las novedades que hayan presentado los empleados.

• Fecha final: debe coincidir con la fecha hasta donde se tienen guardados los acumulados de las nóminas de pago en el aplicativo MANAGER NÓMINA.

•  Fecha de pago: corresponde a la fecha en la que se realizará el desembolso del pago parcial, este campo es muy importante porque le permite al sistema generar adecuadamente el certificado de ingresos y retenciones de los empleados, ya que en este se deben registrar las cesantías que fueron pagadas o consignadas en los fondos, tal y como se indica en el instructivo del formulario 220:

Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas al empleado: “escriba en esta casilla el valor que el empleador efectivamente haya pagado al trabajador por concepto de cesantías e intereses a las cesantías y el valor del auxilio de cesantías reconocido en el periodo de aquellos trabajadores del régimen tradicional del CST, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte Primera. Lo anterior de conformidad con el artículo 1.2.1.20.7 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria”.

• Filtros en liquidación de nómina: abarca los campos nómina solo a, todos los centros de trabajo y todos los destinos y permite al usuario determinar a qué grupo de empleados calcular el anticipo.

PASO 6. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de liquidación de anticipo de cesantías e intereses se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de anticipo de cesantías e intereses.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de anticipo de cesantías de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

Cuando el método de liquidación es salario + promedio de otros conceptos, en este campo se visualizará el salario asignado al empleado, sin embargo, para los empleados que han tenido cambio de salario en los últimos tres meses, la base se liquidará por el promedio de lo corrido del año, por lo tanto, este campo se mostrará en cero.

Para el método promedio de todo lo devengado, siempre este campo aparecerá en cero.

B. Anticipo cesantías x pagar: muestra el valor por concepto de anticipo de cesantías que serán pagadas o consignadas a los respectivos fondos del empleado.

C. Anticipo intereses cesantías: registra el valor calculado por concepto de intereses de cesantías por los días transcurridos a la fecha de la generación del anticipo de cesantías.

D. Neto a pagar: es el valor a cancelar al colaborador por el pago parcial de cesantías e intereses en el periodo correspondiente, se aclara que en caso de existir novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de anticipo de cesantías e intereses, como por ejemplo, embargos, deducciones autorizadas, entre otras, estas afectarán el valor neto a pagar.

En caso de requerir incluir las novedades descritas en la liquidación, se deben utilizar los conceptos cuyo código inicie con la letra “A”. Si no existen los conceptos, estos pueden ser creados por el usuario del sistema tomando como referencia uno igual o similar que ya exista y que se liquide en las nóminas de pago. (Ver instructivo: conceptos).

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunos sistemas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina AC01.

E. Anticipo de cesantías “Días”: muestra los días que se le están liquidando por cesantías al empleado, los cuales dependen de la fecha de ingreso y de las novedades por días no trabajados realizadas a los empleados, este campo también permite determinar la cantidad de días a cancelar en la liquidación de intereses.

F. Anticipo de cesantías “Base”: muestra la base de liquidación de anticipo de cesantías la cual depende del método de liquidación establecido en la clase de nómina. (Ver paso 2).

6.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización del anticipo de cesantías e intereses se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan el anticipo de cesantías e intereses fueron previamente parametrizados en los conceptos de nómina (iniciados en A) el concepto que contabiliza el valor de las cesantías es por lo general es el A50 y los intereses el A51, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

6.2 PAGO

La causación del pago se puede realizar en la ventana de liquidación definitiva por medio del botón “Generar pago” en la sesión causación contable.

Nota: en caso de que la nómina de anticipo de cesantías e intereses se contabilice a una cuenta crédito diferente a la de salario por pagar, se deberá utilizar una forma de pago que cuente con la cuenta contable que se utiliza para el cargue de la obligación. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación del anticipo de cesantías e intereses se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de anticipo de cesantías e intereses siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina de anticipo de cesantías e intereses por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina AC01, todas las nóminas del periodo a generar deben estar guardadas, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema liquida la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago.

5. El pago de los anticipos cesantías a los fondos de cesantías lo debe realizar la empresa directamente en la plataforma del operador, MANAGER NÓMINA no genera planos para dicho proceso.

6. Antes de realizar la contabilización del pago del anticipo de cesantías e intereses por el botón “Generar pago” de la ventana liquidación definitiva, se deberá validar en qué cuenta crédito está contabilizada la nómina de anticipo de cesantías, esto con el fin de validar que la forma de pago cuente con la misma cuenta y el cruce se haga correctamente, de lo contrario, se deberá crear y reemplazar la forma de pago para que el sistema contabilice el pago correctamente. (Ver instructivo: generar pago)

FIN DEL INSTRUCTIVO