GENERACIÓN DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

En este instructivo se encuentra detallado el proceso a realizar para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica en MANAGER NÓMINA, el cual le permitirá al usuario del sistema conocer los procesos básicos necesarios a realizar para el adecuado reporte de los pagos y deducciones realizados a los empleados originados por la relación laboral y dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 00013 de 2021.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es brindar una guía de apoyo a los usuarios para lograr una correcta generación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

ABSTRACT

La nómina electrónica es un proceso que la DIAN ha establecido para el reporte de la información generada entre la empresa y sus empleados, permitiendo de esta manera ser más ágil en cuanto a la recolección y análisis de las transacciones que se ejecutan, siendo este un proceso muy similar a la factura electrónica. MANAGER NÓMINA permite dar cumplimiento a este requerimiento proferido mediante la Resolución 00013 de 2021 por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN de manera ágil y sencilla.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

NÓMINA ELECTRÓNICA

Dentro del proceso de generación y transmisión de la nómina electrónica, se requiere que antes de realizar la primera emisión, se valide que los parámetros que se relacionan con nómina electrónica se encuentren parametrizados de acuerdo a lo requerido por la DIAN y conforma a las políticas de la empresa, en aras de garantizar que la información suministrada al ente de control sea correcta y acorde a la realidad. Para ello consulte el instructivo INS-NOM-PAR-PARAMETROS DE NÓMINA ELECTRÓNICA.

Para la correcta Generación y emisión de nómina electrónica realice los siguientes pasos.

PASO 1. LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS

Para poder generar y transmitir los documentos soporte de nómina electrónica, se deben contar con todas las nóminas debidamente liquidadas y guardadas en MANAGER NÓMINA, tales como: nóminas de pago quincenal y mensual, liquidaciones de contrato, liquidaciones de vacaciones, nómina extras, nóminas de comisiones, entre otras nóminas de pago que pueda contar la empresa.

Nota: para conocer el proceso de liquidación de nóminas en MANAGER NÓMINA consulte el instructivo INS-NOM-OPR-LIQUIDACIÓN NÓMINA DEFINITIVA.

PASO 2. PROCESO DE GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Para la emisión de nómina electrónica se debe crear el paquete de nómina electrónica en el cual se seleccionarán los empleados a reportar, de igual manera, se podrán visualizar los conceptos a reportar por cada uno de los beneficiarios y posteriormente transmitir la información hacia la DIAN.

2.1 CREACIÓN DEL PAQUETE DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Se debe crear el paquete de nómina electrónica el cual contendrá los empleados y la consolidación de todos los conceptos pagados y descontados al empleado durante el mes a reportar. Para ello, realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Nómina Electrónica – Documento Soporte Pago Nómina Electrónica

Haga clic en el acceso “Documento Soporte Pago Nómina Electrónica”, en la cual se abre una ventana que muestra los paquetes de nómina electrónica creados previamente.
Para crear un nuevo paquete de nómina electrónica haga clic en el botón “Nuevo”.

A continuación se detallan los procesos a realizar en la definición del paquete de nómina electrónica.

A. Definición del paquete de nómina electrónica:

• Periodo: se debe establecer el año y mes del cual se desea generar la emisión de la nómina electrónica

• Código: el código es establecido de manera automática por MANAGER NÓMINA, el cual está compuesto por el año, mes de generación y un número consecutivo de tres dígitos. Este código puede ser modificado por el usuario si lo desea.

• Nombre: el nombre es establecido de manera automática por MANAGER NÓMINA y puede ser modificado por el usuario si lo desea.

B. Fecha Generación: se debe establecer la fecha en la cual el usuario realizará el envío de las nóminas electrónicas a la DIAN.

Nota: una vez establecida la fecha de generación se recomienda guardar el paquete de nómina electrónica antes de consultar a los empleados, esto con el fin de que MANAGER NÓMINA cree el encabezado del documento y se guarde la fecha establecida en el campo “Fecha Generación”. Posteriormente dar clic en el botón “Editar” para continuar el proceso.

C. Pestaña Filtros: en la primera pestaña de la ventana de nómina electrónica permite consultar a los empleados, para aquellas empresas que realizan la emisión de la nómina electrónica por sedes, áreas, cargos, entre otros, pueden utilizar los diferentes filtros disponibles para consultar a los empleados que se desea emitir.

Nota: si la empresa emite las nóminas electrónicas por bloques, al realizar una nueva nómina electrónica MANAGER NÓMINA excluirá del paquete los empleados que ya cuentan con una nómina electrónica emitida a la DIAN en el mes a reportar.

• Consultar: una vez definido el paquete de nómina electrónica haga clic en el botón “Consultar” para que el sistema habilite el paso 2. Resultados.

2.2 DEFINICIÓN DE LOS EMPLEADOS A REPORTAR

Una vez se haga clic en el botón “Consultar” el sistema habilita la pestaña del paso 2 en donde aparecerán todos los empleados que han tenido alguna nómina liquidada en MANAGER NÓMINA en el mes a reportar. A continuación se detalla el proceso a realizar.

A. Cédula/Nombre: campos que permite buscar empleados de manera individual, ya sea por cédula o nombre para ser agregados a la ventana de empleados a reportar (ver el punto D).

B. Datos del empleado:

• Tipo de cotizante: se muestra el tipo de cotizante que el empleado tenía al momento de la liquidación de la nómina de pago.

• Subtipo de cotizante: se muestra el tipo de cotizante que el empleado tenía al momento de la liquidación de la nómina de pago

• Integral: los empleados que cuenten con “Salario Integral” tendrán activo el check en este campo, el cual se genera de manera automática por MANAGER NÓMINA.

• S/N: permite marcar de manera individual los empleados para agregar a la ventana de empleados a reportar. (Ver punto D).

C. Agregar Todos: al habilitar este check, se seleccionarán todos los empleados para ser agregados a la ventana de empleados a reportar a la DIAN.

D. >>/<<: permite agregar los empleados seleccionados (todos o parte de ellos) a la ventana siguiente; todos los empleados que se agreguen en dicha ventana serán emitidos a la DIAN.

E. Los empleados que sean agregados a esta ventana les será generado el documento soporte de NÓMINA ELECTRÓNICA, en caso de quedar pendientes empleados a reportar se deberá crear un nuevo paquete de nómina electrónica para su transmisión.

F. S/N: permite marcar de manera individual o a todos los empleados para retirarlos de la ventana de los empleados a reportar.

G. Exportar: permite exportar a excel el listado de empleados generados en la ventana de nómina electrónica:

• Exportar todos los empleados: MANAGER NÓMINA exportará a excel la totalidad de los empleados generados en la consulta del punto C.

• Exportar solo empleados agregados: MANAGER NÓMINA exportará a excel los empleados agregados a la ventana de la derecha, donde contiene los datos a reportar.

H. Siguiente: una vez se hayan establecido los empleados a los cuales se desea realizar la transmisión de la nómina electrónica, haga clic en el botón “Siguiente” para realizar el paso 3. Generación de nómina electrónica.

2.3 GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Una vez se haga clic en el botón “Siguiente”, se habilita la pestaña del paso 3, en el cual se pueden visualizar tres pestañas adicionales. A continuación se detalla cada una de ellas:

2.3.1 RESUMEN POR EMPLEADO

Esta pestaña permite dos acciones:

A. Al seleccionar a uno de los empleados relacionados en el grid de contenido, en la ventana que se encuentra a la derecha se podrán visualizar todos los conceptos devengados y deducidos al empleado en cada una de las nóminas generadas durante el mes a reportar, detallando la siguiente información:

• Cédula y nombre del empleado

• Tipo de cotizante, subtipo de cotizante y salario integral.

• Código y nombre del concepto MANAGER NÓMINA

• Código y nombre del concepto DIAN (establecidos mediante Anexo técnico Ver 1.0 de la Resolución 13 de 2021)

• Las fechas de liquidación de la nómina

• Cantidad, días y valor del concepto

• Valor generado por el concepto

Nota:

• En el detalle de los conceptos se visualizan todos los conceptos de nómina que fueron liquidados en MANAGER NÓMINA, sin embargo, sólo se reportarán aquellos conceptos que tienen asignado un concepto equivalente DIAN.

• Para visualizar los conceptos de cada empleado es necesario seleccionarlo para que en la ventana de la derecha se puedan visualizar, es necesario aclarar que solo se visualizan los conceptos y valores liquidados del empleado seleccionado.

• A los empleados presentes en esta ventana se les generará la transmisión de la información de nómina hacia la DIAN.

B. Generación: en esta pestaña se encuentran presentes los botones para la generación y transmisión de la nómina electrónica.

• Exportar: permite exportar a excel el listado de los empleados a reportar a la DIAN en la cual se generará con los datos básicos del empleado.

• Generar proceso: este botón permite guardar la información a reportar a la DIAN, por lo tanto, una vez se genere el proceso los valores y conceptos no podrán ser modificados aunque se realicen cambios en la hoja de vida del empleado o en las nóminas.

Nota: en caso de haber generado el proceso y requerir modificar la información contenida en ella, siempre y cuando no se haya emitido hacia la DIAN, podrá solicitar el procedimiento a Qualitycolombia SA por medio de los canales autorizados.

• Tipo doc: se selecciona el tipo de documento que permite la emisión de la nómina electrónica a la DIAN asignando un consecutivo a cada documento, por lo general tiene el código 01NA, 02NA.

• Emitir documento: permite la transmisión de las nóminas electrónicas hacia el proveedor tecnológico y este a su vez hacia la DIAN.

Una vez emitidos los documentos de Nómina Electrónica, MANAGER NÓMINA asignará el tipo de documento y número de generación. Haga clic en “Aceptar”.

• Reenviar documentos: se utiliza cuando se generan rechazos de nómina electrónica debido a información errada en la hoja de vida del empleado (Lugar de residencia, dirección, cuenta bancaria, forma de pago).

• Guardar: finalmente haga clic en el botón “Guardar” para terminar el proceso y salir de la ventana.

2.3.2 DETALLE CONCEPTO NÓMINA

En esta pestaña el usuario podrá visualizar en una ventana a todos los empleados a reportar detallando los valores generados por MANAGER NÓMINA y que serán reportados hacia la DIAN, en este informe el usuario podrá realizar la revisión de la información a emitir a la DIAN detallado con el nombre de los conceptos de MANAGER NÓMINA.

El usuario podrá exportar a Excel la información para su revisión y auditoría.

2.3.3 DETALLE CONCEPTO DIAN

En esta pestaña el usuario podrá visualizar en una ventana a todos los empleados a reportar detallando los valores generados por MANAGER NÓMINA y que serán reportados hacia la DIAN, en este informe el usuario podrá realizar la revisión de la información a emitir detallado y agrupado con el nombre de los conceptos de DIAN.

El usuario podrá exportar a Excel la información para su revisión y auditoría.

Nota:

• Las pestañas descritas en los puntos 2.3.2 y 2.3.3 permiten realizar la revisión de lo que se reportará a la DIAN y si está de acuerdo a lo liquidado en las nóminas de pago, liquidaciones de contrato, vacaciones, entre otras.

• La información que se visualiza en los puntos 2.3.2 y 2.3.3 pueden ser exportados a Excel para una mejor revisión.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los conceptos y valores relacionados en la generación de la nómina electrónica se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes se debe validar con el Contador, Revisor Fiscal o responsable del proceso, la correcta generación de la información a reportar.

2. Las equivalencias DIAN son parámetros definidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el anexo técnico versión 1.0 de la Resolución No. 000013, por lo tanto, estos no pueden ser creados ni eliminados. Consulte el instructivo INS-NOM-PAR-PARÁMETROS DE NÓMINA ELECTRÓNICA

3. No todos los conceptos liquidados en MANAGER NÓMINA son reportados a la DIAN debido al reporte por fecha de causación o de pago, es por esto, que los conceptos de nómina que no tengan un equivalente DIAN no serán emitidos a la DIAN.

4. En nómina electrónica no se pueden realizar reportes de valores negativos en los conceptos DIAN o emitir nóminas negativas, por lo que es necesario realizar auditoría de los valores a reportar por medio del informe generado en el paso 2.3.3.

5. Para la generación y transmisión de los documentos soporte de nómina electrónica, se deben contar con todas las nóminas debidamente liquidadas y guardadas en MANAGER NÓMINA, tales como: nóminas de pago quincenal y mensual, liquidaciones de contrato, liquidaciones de vacaciones, nómina extras, nóminas de comisiones, entre otras nóminas que pueda contar la empresa y que deba reportar dicha información en el proceso de nómina electrónica.

FIN DEL INSTRUCTIVO