CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES MASIVO

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación del certificado de ingresos y retenciones de los empleados, que le permitirá al usuario del sistema generar el reporte de los pagos que se le realizaron al trabajador y las retenciones en la fuente que le fueron practicadas sobre dichos pagos.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta generación y parametrización requerida para el correcto reporte de la información en el formulario 220, llamado certificado de ingresos y retenciones, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización general que permita la correcta generación de la información en el formulario 220, de igual manera se describe la ruta y proceso de creación del archivo, lo cual permitirá al usuario un ahorro de tiempo al poder realizar la expedición del certificado de ingresos y retenciones de manera automática para todos los empleados de la organización.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES MASIVOS

El certificado de Ingresos y retenciones es un documento que relaciona la información de los pagos y descuentos realizados a los empleados de una organización realizados en el ejercicio fiscal inmediatamente anterior. Es decir, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior.

 MANAGER NÓMINA cuenta con una herramienta que  permite la generación  de los certificados de ingresos y retenciones de los empleados, de esta manera, el usuario del sistema puede obtener de manera rápida y correcta dichos certificados, siempre y cuando el proceso de nómina y todos los conceptos se encuentren bien parametrizados.

 Nota: el sistema cuenta con dos accesos para la generación de los certificados de ingresos y retenciones, de acuerdo a las necesidades del usuario:

1. Certificado de ingresos

2. Certificado de ingresos masivos

   La diferencia entre ambos es que el “Certificado de ingresos” (Opción 1), genera los certificados en Excel, ya sea de manera individual o masiva. En el proceso masivo de esta opción genera un archivo de Excel por cada empleado. Para conocer la manera de generar los certificados de ingresos y retenciones en Excel, diríjase al instructivo: 58.INS-NOM-HER-CERTIFICADO DE INGRESOS.

   La opción: “Certificados de ingresos masivos” permite generar los certificados en un archivo PDF ya sea individual o masivo, el proceso masivo de esta opción genera un solo PDF con el certificado de todos los empleados.

   El presente instructivo detalla la generación de la opción 2: Certificado de ingresos masivos.

   Para generar el formulario 220, debe realizar las siguientes acciones:

PASO 1. PARAMETRIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE CONCEPTOS

Para la correcta generación de los certificados de ingresos y retenciones, el usuario deberá validar la existencia de todos los grupos de conceptos y la correcta parametrización de los mismos en el campo “Equivalente” en el cual deberá contener el número del renglón del formato 220 (certificado de ingresos y retenciones)  en donde deberá aparecer los valores liquidados por los conceptos de nómina que cuente con un grupo determinado. En el paso 2 se indica la parametrización del grupo de concepto en los conceptos de nómina.

Es de suma importancia la correcta parametrización de los grupos de conceptos ya que ellos son los que le indican al sistema en que renglón del formato 220 se reportarán los valores de cada concepto de nómina.

Para consultar los grupos de concepto la ruta es: Nómina – Catálogos – Grupo de conceptos

A continuación se relacionan los códigos equivalentes sugeridos para cada grupo:

Nota: la parametrización de los renglones de cada grupo de concepto es sugerida, por lo tanto, puede variar dependiendo de la empresa y de sus políticas internas; siendo necesario la validación de la parametrización de cada grupo de concepto por el personal encargado de la emisión del Formato 220.

Para conocer la correcta parametrización y creación de los grupos de conceptos, consulte el instructivo: INS-NOM-PAR-GRUPO DE CONCEPTOS.

PASO 2. PARAMETRIZACIÓN EN LOS CONCEPTOS DE NÓMINA

Para garantizar que los valores liquidados en nómina a cada empleado se vean reflejados en el formato 220, todos los conceptos devengados y los conceptos deducibles (deducción EPS, AFP, FSP, FSS, retención en la fuente,AFC, AVP y AVC) que deban ser reportados en el certificado de ingresos y retenciones, deberán tener en el campo “Grupo”, el grupo de concepto correspondiente. A continuación se muestra un ejemplo.

Para conocer la correcta parametrización y creación de los conceptos de nómina, consulte el instructivo: N9-INS-NOM-PAR-CONCEPTOS.

Nota: los conceptos que no deban aparecer en el certificado de ingresos y retenciones deberá tener el grupo (00).

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN DEL DEPENDIENTE ECONÓMICO

Para los empleados a los que se les práctica retención en la fuente por salarios, la ley permite disminuir de la base de retención conceptos como: medicina prepagada, el dependiente a cargo, los intereses pagados por crédito de vivienda, el ahorro en fondos de pensiones privados o las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC). Para efectos de generación del certificado de ingresos y retenciones, formulario 220, si el empleado cuenta con deducción en la base por dependiente económico, este deberá ser relacionado en las casillas 74-77 de dicho formato.

A continuación se indica la ruta y forma de creación del dependiente económico en el empleado.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Empleados

Seleccione la pestaña: “Contactos/Personas a Cargo”.

En la pestaña “Contactos/Personas a Cargo” en la parte inferior se encuentra el grip donde de podrá agregar el dependiente económico del empleado para que sea visible en el formulario 220.

 Al dar clic en el botón “Agregar” se despliega la siguiente ventana donde se detallarán los campos a diligenciar.

A. Datos del dependiente a cargo.

• Nombre: se coloca el nombre del dependiente económico o persona a cargo.

• Tipo de documento: se selecciona de la lista desplegable el tipo de documento de identidad del dependiente económico.

• Documento ID: se digita el número de documento de identidad del dependiente económico

• Parentesco: de la lista se debe seleccionar el vínculo familiar que tiene el dependiente económico con el empleado.

• Fec. Nacimiento: se coloca la fecha de nacimiento del dependiente económico o persona a cargo.

• % Participación: debido a que en el grid de personas a cargo, a parte del dependiente económico, también se puede relacionar el núcleo familiar del empleado. Si la empresa cuenta con seguro de vida para sus colaboradores, en este campo se establece el porcentaje de participación como beneficiario de cada integrante del grupo familiar.

• Género: se selecciona el sexo de la persona a cargo.

B. Dependiente a cargo: se activa el check de dependiente a cargo a la persona que se desea que se relacione en el formulario 220; por lo tanto, una sola persona deberá tener activo este check.

C. Guardar: permite guardar la información de la persona a cargo en el sistema.

PASO 4. PROCEDIMIENTO PARA CÁLCULO DE CASILLA 59 “INGRESO LABORAL PROMEDIO DE LOS ÚLTIMOS 6 MESES ANTERIORES

4.1. SUSTENTO NORMATIVO

Con la prescripción del formulario 220 “Certificado de ingresos y retenciones” a través de la resolución 22 publicada en febrero de 2024, se adiciona la casilla 59, ingreso laboral promedio de los últimos 6 meses;  valor de referencia para determinar la parte exenta de las cesantías e intereses en declaración de renta de personas naturales, según el numeral 4 del artículo 206 del E.T. Frente a este requerimiento de información se contemplan 3 situaciones descritas en la siguiente tabla considerando lo expuesto en el concepto DIAN 1302  de 2019, a través del cual se define el periodo a considerar para determinar  el valor del salario promedio en cada uno de los eventos mencionados.

Adicionalmente el mismo concepto aclara que se considera salario para la determinación de la base a partir de la cual se definirá el valor del ingreso laboral promedio.

Por regla general se tendrá en cuenta el salario y los demás valores que por acuerdo particular se hayan decidido incluir, cabe resaltar  que el numeral 4 del artículo 206 del E.T no hace referencia a las rentas de trabajo definidas en el articulo  103 del mismo estatuto ,debido a que abarcan más elementos que la definición de salario del código sustantivo de trabajo.

“Por lo tanto, se considera oportuno precisar que este ingreso corresponderá a las sumas que habitual y periódicamente recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, pues la norma lo que busca es establecer el salario mensual promedio.” En nuestra interpretación la base sobre la que se fijan las cesantías.

A partir de lo expuesto anteriormente  se  adicionan ejemplos prácticos sobre su computo a través del aplicativo Manager Nómina para certificar el periodo 2023 y siguientes.

4.2. REPRESENTACIÓN DE ESCENARIOS DESCRITOS

A. Escenario 1-Retiro de trabajador y/o retiro de cesantías 

Novedad: Retiro del empleado

Caso 1

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Enero de 2022.

Retiro del empleado: Agosto de 2023.

Intervalo a promediar: Febrero-Julio de 2023.

Caso 2

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Enero de 2022.

Retiro de empleado: Marzo de 2023.

Intervalo a promediar: Septiembre de 2022-febrero de 2023.

Caso 3

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Diciembre de 2022.

Retiro del empleado: abril de 2023.

Intervalo a promediar: No aplica, la norma no contempló intervalos de vinculación inferiores a 6 meses.

Caso 4.

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Enero de 2023.

Retiro del empleado: Múltiples ingresos y retiros dentro del año 2023.

• Primer Retiro: Marzo de 2023

• Reingreso: Junio de 2023

• Segundo Retiro: Diciembre de 2023

Intervalo a promediar: Se promedia la última vinculación si tiene una duración de 6 meses o más.

Novedad Retiro de cesantías

Caso 5.

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Enero de 2022.

Retiro de cesantías del año en curso a través de anticipo: Marzo de 2023.

Intervalo a promediar:Septiembre de 2022-febrero de 2023.

B. Escenario 2-Continuidad de la relación laboral

 Caso 1.

Vigencia de la relación laboral a diciembre de 2023.

Cesantías consignadas en febrero de 2023.

Intervalo a promediar:Julio-diciembre de 2022.

Caso 2.

Vigencia de la relación laboral a diciembre de 2023.

Fecha de ingreso a la empresa del empleado:Agosto de 2023.

Intervalo a promediar: No aplica por que no se le consignaron cesantías en 2023 correspondientes al año 2022.

C. Escenario 3 - Empleados pertenecientes al régimen tradicional de cesantías

Caso 1.

Vigencia de la relación laboral a diciembre de 2023.

Intervalo a promediar propuesto:Julio-Diciembre de 2022.

4.3. NOTAS ACLARATORIAS CASILLA 59.

• El aplicativo interpretará como retiro de cesantías los  desembolsos que se realicen al empleado en el periodo a certificar a través de documento AC01 “Anticipo de cesantías”.

• El aplicativo calculará valor cero en la casilla  “ingreso laboral promedio” si la relación laboral dentro del periodo a certificar  presenta una duración inferior a 6 meses, debido a que la norma no contemplo este evento.

• En el evento donde se presente retiro de cesantías a través de anticipo y en el mismo periodo a certificar finalice el vinculo laboral,  primará la novedad de retiro para determinar el periodo de cálculo.

• Cuando el colaborador devengue salario integral dentro del periodo a certificar el aplicativo  calculará valor cero en la casilla 59, debido a que empleados con este tipo de vinculación no reciben pago de cesantías y por consiguiente no están sujetos a la exención sobre el pago de este rubro.

• Colaboradores con  continuidad laboral y novedad de ingreso dentro del periodo certificado, tendrán “ingreso laboral promedio” valor cero debido a que no existe el evento consignación de cesantías correspondientes al año inmediatamente anterior.

• Para empleados con vinculación laboral de 6 meses o más, que tienen acumulados menores de 180 días a corte del mes anterior al evento de retiro, el “ingreso laboral promedio” se calculará sobre la suma de los días a corte de la fecha referenciada  así sea inferior a 180 días.

PASO 5. GENERACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES EN PDF

Los certificados de ingresos y retenciones en PDF se pueden generar de manera individual o masiva. Cuando los certificados se generan de manera masiva el sistema crea un solo archivo PDF el cual contendrá los certificados de todos los empleados.

Para generar los certificados de ingresos y retenciones, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Herramientas - Certificados – Certificado de Ingreso Masivo

En la ventana operativa que se despliega se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión del certificado, las cuales se detallan a continuación.

A. Empleado: si se desea generar el certificado de ingresos y retenciones de un solo empleado, se deberá colocar el número de documento de identidad del empleado, en caso de no saberlo, haga clic en los tres puntos (…) y el sistema lo remitirá al catálogo de empleados donde lo podrá buscar por el nombre.

B. Se establece el periodo a certificar.

• Año: por defecto el sistema coloca el año inmediatamente anterior, por lo tanto, no es necesario establecerlo a menos que se requiera certificar un año diferente.

• Fecha inicial /fecha final: cuando se establece el periodo a certificar, el sistema automáticamente actualiza los rangos de fecha desde el 01 de enero  al 31 de diciembre del año a certificar.

C. Todos: si se requiere generar los certificados de ingresos y retenciones de todos los empleados, se activa el check en el campo “Todos”, de esta manera el sistema generará un solo archivo en PDF donde estarán los certificados de todos los empleados.

D. Generar: después de parametrizar la ventana de certificados de ingresos masivo, se da clic en el botón “Generar” y se elige la manera en la que se desea visualizar la información

A continuación se describe cada una de las opciones que brinda el botón “Generar”:

• Vista preliminar: permite visualizar dentro de la misma aplicación de MANAGER NÓMINA, la estructura de los certificados expedidos. Desde este parámetro se permite imprimir. La vista preliminar tiene formato PDF.

• Imprimir: opción para ordenar la impresión inmediatamente, sin necesidad de antes verificar cómo quedó la estructura del certificado.

• Exportar a Excel: esta opción está inhabilitada, porque como se mencionó anteriormente, este proceso no genera los certificados en EXCEL sino en PDF.

• Exportar PDF: esta opción permite al usuario guardar en el equipo en formato PDF todos los certificados de ingresos y retención generados por MANAGER NÓMINA.

• Enviar email: proceso que envía los certificados de ingresos y retenciones al email de cada empleado. Debe contar previamente con la parametrización de la política de empresa de datos del servidor de correos de nómina.

• Cerrar: esta opción expulsa al usuario de la ventana del destino del informe.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La calidad de la información generada en los certificados de ingresos y retenciones depende de la correcta parametrización de los conceptos de nómina y de los grupos de conceptos.

2. En el certificado de ingresos y retenciones los conceptos que deben ir en la sección de Ingresos deben ser conceptos marcados como devengados en MANAGER NÓMINA, los conceptos que pertenecen a la sección de Aportes deben estar parametrizados como deducible.

3. Si el empleado tiene parametrizados varios dependientes a cargo, en el certificado de ingresos y retenciones se genera la información del primer dependiente marcado como dependiente a cargo.

4. El presente instructivo detalla la generación de los certificados de ingresos y retenciones en PDF, para consultar la generación de los certificados en excel consultar el instructivo: 58.INS-NOM-HER-CERTIFICADO DE INGRESOS.

5. Si en la empresa se requiere registrar valores en renglones adicionales a los explicados y sugeridos en el presente instructivo, debe crear el respectivo grupo de concepto y asignar en el campo de equivalente el renglón del certificado. Consultar el instructivo INS-NOM-PAR-GRUPOS DE CONCEPTOS.

FIN DEL INSTRUCTIVO