INFORME UGPP

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación de la planilla de nómina que eventualmente requiere la unidad de pensiones y parafiscales UGPP a las empresas, que le permitirá al usuario del sistema generar y revisar la información reflejada para el cumplimiento de los requerimientos exigidos.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre las características y la manera de generación de la planilla de nómina requerida por la UGPP, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la manera de generar la planilla de nómina requerida por la UGPP, permitiendo el cumplimiento de las exigencias realizadas por el órgano de control.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

INFORME UGPP

La plantilla de nómina de salarios es un informe que exige la Unidad de Pensiones y Parafiscales UGPP a las empresas, en ella se debe detallar los pagos a cada empleado en un determinado tiempo. MANAGER NÓMINA permite generar el informe para el cumplimiento de los requerimientos exigidos por el órgano de control.

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DE NÓMINA DE SALARIOS

Para emitir el informe plantilla de nómina de salarios, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Informes UGPP – Ley 2020 – Nómina de Salarios

PASO 2. GENERACIÓN DEL INFORME

En la ventana operativa de nómina de salarios, se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión del mismo.

A. Rango de fechas a generar la información en la plantilla de nómina de salarios.

• Periodo inicial/final: el usuario debe definir el año de generación y el mes tanto inicial como final.

• Fecha inicial/final: campo informativo que muestra en formato año/mes/día las fechas anteriormente definidas por el usuario en el periodo inicial y final.

• Expediente: campo informativo para diligenciar el número de expediente asignado al requerimiento emitido por la UGPP.

B. Grid de contenido: muestra el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Botones:

• Buscar: permite iniciar la generación del informe de acuerdo a los parámetros de fechas definidos por el usuario.

• Exportar Excel: permite exportar en la plantilla a Excel con los parámetros exigidos por la UGPP.

• Cerrar: expulsa al usuario de la ventana de informe UGPP de salarios.

PASO 3. REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERADA EN EL INFORME

A continuación se explica por segmentos la información de la plantilla de nómina de salarios.

3.1 PRIMERA PARTE DEL INFORME

• Orden: numeración de los registros exportados en la plantilla.

• Tipo de cotizante: depende del tipo de vinculación que tenía el empleado en el respectivo mes de generación de la información. Este campo proviene de los acumulados de nómina y por lo tanto no se puede modificar desde MANAGER NÓMINA. El reporte del tipo de cotizante según la asignación utilizada en MANAGER es:

• Subtipo de cotizante: campo que aplica para el tipo de vinculación de dependiente pensionado, el informe genera esta información de acuerdo al subtipo de cotizante que el empleado tenía al momento de la liquidación de la nómina.

• Condición especial de la empresa: si durante alguno(s) de los periodos el Aportante se acogió a alguno de los beneficios relacionados a continuación, se deberá registrar por cada trabajador o cotizante reportado el texto correspondiente para cada periodo (mes y año), de acuerdo con los siguientes criterios:
  Ley 590/2000 año 1
  Ley 590/2000 año 2
  Ley 590/2000 año 3
  Ley 1429 Col años 1 y 2
  Ley 1429 Col año 3
  Ley 1429 Col año 4
  Ley 1429 Col año 5
  Ley 1429 AGV años 1 al 8
  Ley 1429 AGV año 9
  Ley 1429 AGV año 10
  Sociedades declaradas ZF, artículo 20 Ley 1607
  Excepción SENA, artículo181 Ley 223/95
  Convención Subsidio Familiar, artículo 17 Ley 344/96

• Condición especial del trabajador o asociado: campo reservado para la UGPP.

• Extranjero no obligado a cotizar pensión: si el trabajador tiene la condición de extranjero y no realiza aportes a pensión en Colombia sino en su país de origen, se incorpora una “X”, de lo contrario deje la celda en blanco.

Nota: actualmente esta información no es controlada por MANAGER NÓMINA, en caso de que la empresa cuente con este tipo de empleados deberá registrarlo de manera manual en el informe arrojado por MANAGER NÓMINA.

• Colombiano en el exterior: si el trabajador estuvo fuera del país, se coloca una “X”; de lo contrario se deja la celda en blanco.

Nota: actualmente esta información no es controlada por MANAGER NÓMINA, en caso de que la empresa cuente con este tipo de empleados deberá registrarlo de manera manual en el informe arrojado por MANAGER NÓMINA.

• Actividad alto riesgo pensión: si alguno de los trabajadores realiza actividades de alto riesgo de acuerdo con lo señalado en el artículo 2o del Decreto 2090 de 2003, se registra una “X” en el o los registros correspondientes al mes o meses de nómina en que el trabajador cumpla con esta condición, de lo contrario se deja la celda en blanco.

La parametrización necesario para los empleados alto riesgo en MANAGER NÓMINA es la siguiente:

Nota: dicha marcación se encuentra activa a partir de la actualización de base de datos 5.5.24.

• Tipo documento actual del cotizante: campo obligatorio. Incorpore la sigla que corresponda de acuerdo con el tipo de documento de identificación que actualmente tiene el trabajador en MANAGER NÓMINA.

CC: Cédula de Ciudadanía.
CE: Cédula de Extranjería.
TI: Tarjeta de Identidad.
PA: Pasaporte.
PE: Permiso especial de permanencia.

• Número documento actual del cotizante: se ingresa el número de identificación que actualmente tiene el trabajador en la hoja de vida en MANAGER NÓMINA.

• Tipo documento con el que realizó aportes del cotizante: se diligencia la sigla que corresponda de acuerdo con el tipo de documento de identificación con el cual se realizaron las cotizaciones y pagos al sistema de la protección social para el trabajador en el periodo que se está registrando.
  CC: Cédula de Ciudadanía.
  CE: Cédula de Extranjería.
  TI: Tarjeta de Identidad.
  PA: Pasaporte.
  PE: Permiso especial de permanencia.

• Número documento con el que realizó aportes del cotizante: se ingresa el número de identificación del trabajador de acuerdo con el tipo de documento con el que realizó las cotizaciones y pagos al sistema de la protección social para el trabajador en el periodo que se está registrando.

Nota: los números de documentos de identificación pueden ser distintos para la misma persona, cuando el número con el que se realizó los aportes es diferente al que tiene en la actualidad (ejemplo: pasa de número de pasaporte a número de cédula de extranjería).

• Nombre cotizante: se reporta primero los apellidos y luego los nombres completos, estos deben ser como aparecen en el documento de identificación del trabajador, por lo tanto, deben estar creados en MANAGER NÓMINA de manera adecuada.

El nombre del empleado se genera en estructura: apellido 1 + apellido 2 + nombre + otros nombres. Para que aparezca se debe verificar que el nombre del empleado se encuentre creado en los campos correctos.

Si el campo de nombre aparece vacío, ingrese al empleado y haga clic en el botón nombres y a continuación diligencie la información. Después puede volver a generar el informe de la UGPP y verificar los cambios

A continuación se relacionan los campos donde se define el tipo de identificación y los nombres y apellidos en MANAGER NÓMINA.

• Cargo del trabajador: registre el cargo que desempeñó el trabajador en el mes de reporte. No puede ser modificado por el usuario en MANAGER NÓMINA.

Nota: los campos anteriormente relacionados deben estar correctamente parametrizados en la hoja de vida del empleado:

3.2 SEGUNDA PARTE DEL INFORME

• Periodo de nómina y salario integral:

Año y mes: campo que indica el mes y año que se está reportando para el empleado en la fila

Nota: para el mes se registra el número correspondiente al mes reportado, siendo enero el mes 1 y diciembre el mes 12.

Salario integral: si el trabajador recibe salario integral se registra una “X” de la lista desplegable en el o los registros correspondientes al mes o meses de nómina en que se cumple tal condición, de lo contrario la celda debe estar en blanco.

Nota: En la plantilla de nómina, no se debe incluir en un mismo mes más de un registro por trabajador, a menos que se haya presentado un cambio de condición laboral:
Cuando un aprendiz SENA pasa de etapa lectiva a etapa productiva.
Cuando un aprendiz SENA de etapa productiva o un practicante universitario, es vinculado laboralmente.
Cuando un trabajador pasa de salario normal a salario integral.
Cuando un trabajador pasa a ser pensionado y continúa activo laboralmente en la organización.

• Novedades: estos campos deberán contener una “X” para el caso que haya existido en el mes novedad de incapacidad, novedad licencia maternidad o paternidad, novedad de permiso o licencia remunerada, novedad de suspensión y novedad vacaciones.

• Reportes de días: se registran los días que el trabajador haya estado laborando y/o haya presentado alguna novedad, teniendo en cuenta:
  Número de días trabajados en el mes: número de días que el trabajador efectivamente laboró, es decir, que estuvo ejecutando sus labores en la empresa con normalidad.

MANAGER NÓMINA Reporta la sumatoria de conceptos en días que NO tienen asignado grupo planilla IGE-IRP-LMA-LIC-SLN-VAC.

Número días incapacidades en el mes: número de días en los que el trabajador estuvo inactivo en incapacidad para el periodo reportado.

MANAGER NÓMINA reporta la sumatoria de conceptos en días que tienen asignado grupo planilla IGE-IRP.

Número días licencia de maternidad o paternidad: número de días en los que el trabajador estuvo inactivo por licencia de maternidad o paternidad por cada periodo reportado.

MANAGER NÓMINA reporta la sumatoria de conceptos en días que tienen asignado grupo planilla LMA.

Número días de permiso o licencia remunerada en el mes: número de días que el trabajador estuvo inactivo por permiso o licencia que le fueron reconocidos en su pago por cada periodo.

MANAGER NÓMINA reporta la sumatoria de conceptos en días que tienen asignado grupo planilla LIC.

Número días de suspensión, permiso o licencia no remunerados en el mes: número de días que el trabajador estuvo inactivo por suspensión, permiso o licencia y que NO le fueron reconocidos en su pago por cada periodo.

MANAGER NÓMINA reporta la sumatoria de conceptos en días que tienen asignado grupo planilla SLN.

Número días vacaciones disfrutadas en el mes: número de días que el trabajador estuvo inactivo durante el mes por vacaciones.

MANAGER NÓMINA reporta la sumatoria de conceptos en días que tienen asignado grupo planilla VAC.

Número días de huelga legalmente declarada en el mes: número de días en los que el trabajador estuvo inactivo por huelga legalmente declarada.

Total días reportados en el mes: corresponde a la sumatoria de los días trabajados y/o de novedades que haya tenido el empleado.

Nota: el total de días no puede ser menor a treinta (30) días, salvo que se presente la novedad de ingreso o de retiro, ni tampoco puede ser mayor a treinta (30) días, según el concepto 104544 de abril 21 de 2008 del Ministerio de la Protección Social.

Para que aparezca reportada la novedad, los conceptos 000 y 888 deben tener asignado el grupo planilla ING y RET.

3.3 TERCERA PARTE DEL INFORME

• Ingreso: si el empleado tuvo ingreso en el mes a que se está reportando se deberá marcar con una X.

• Fecha ingreso: se registra la fecha de ingreso del empleado.

• Retiro: si el empleado tuvo retiro en el mes a que se está reportando se deberá marcar con una X. MANAGER NÓMINA muestra la fecha de retiro que tenga parametrizado en la ficha el empleado. Sólo la fecha 9999/12/31 se reconoce como activo, por favor validar que no existan empleados con fechas futuras (ejemplo: 2022/02/01) o con errores en el mes y día para los activos, ejemplo: 9999/12/30.

• Fecha retiro: se registra la fecha de retiro del empleado.

• Fecha de inicio/terminación de vacaciones: Si registra información en las columnas de número días de vacaciones disfrutadas en el mes, se debe registrar la fecha de inicio y terminación de la novedad.

• Fecha de inicio permisos/licencias remuneradas y no remuneradas: si registra información en las columnas de número días incapacidades en el mes, número días licencia de maternidad o paternidad, número días de permiso o licencias remuneradas en el mes se debe registrar la fecha de inicio de cada novedad.

• Fecha inicio huelga legalmente declarada: si registra información en las columnas de número de días de huelga legalmente declarada en el mes se debe registrar la fecha de inicio de cada novedad.

3.4 CUARTA PARTE DEL INFORME

Desde la columna AO (valor cálculo actuarial) hasta la BP (omisión CCF) son campos reservados para la UGPP, por lo tanto, no se diligencian.

3.5 QUINTA PARTE DEL INFORME

• Registro de información de pagos de nómina: se registran los conceptos y valores pagados en nómina a cada trabajador, cada uno de los conceptos de nómina debe tener el tipo de pago correspondiente y la cuenta contable. Para cada columna se le asigna un concepto de nómina como encabezado en la fila.

• Tipo de pago: se registra el “Tipo de pago” según la naturaleza de los pagos de su nómina, tal y como lo establece la UGPP en la siguiente imagen:

MANAGER NÓMINA reconoce los pagos salariales, no salariales, incapacidades, permisos y demás, dependiendo del grupo asignado a cada uno de los conceptos.

• Cuenta contable: en las celdas correspondientes a “Cuenta contable”, se diligencian los números de la cuentas contables establecidas en el concepto en MANAGER NÓMINA, las cuales van separadas con punto y coma cuando son varias cuentas para un mismo concepto.

A continuación se indica de dónde el sistema toma los números de las cuentas contables.

• Valores pagados: para cada uno de los encabezados de las columnas creadas para el registro de los conceptos de pago, se registra en las celdas correspondientes los valores pagados en la nómina para cada trabajador en cada uno de los periodos. MANAGER NÓMINA muestra el valor que el empleado tiene en los acumulados para cada concepto de acuerdo al mes que se está registrando

Nota: los campos de color azul claro como justificación cambio UGPP, nombre concepto UGPP y subsistema asociado, son exclusivos para el uso y diligenciamiento de la UGPP por lo tanto deben estar en blanco.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La correcta generación del informe UGPP de salarios y compensaciones depende de la correcta parametrización del empleado, de los conceptos de nómina y de los acumulados de nóminas guardadas en MANAGER NÓMINA.

FIN DEL INSTRUCTIVO