LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de cesantías, el cual le permitirá al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de cesantías, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de cesantías en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS

El Código Sustantivo de Trabajo (CST) en su artículo 253 establece que el auxilio de cesantías se deben liquidar con base en el último salario percibido por el trabajador, siempre que este no haya sufrido variaciones en los últimos tres meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

Las cesantías deben ser consignadas a más tardar el 14 de febrero de cada año a los respectivos fondos de cesantías durante la vigencia del contrato laboral. Cuando el contrato de trabajo termina, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador.

Por otro lado, el artículo 256 indica que el auxilio de cesantías puede ser solicitado de manera anticipada por el empleado siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos por la normatividad vigente. (Ver instructivo: Anticipo de cesantías).

La fórmula de liquidación de cesantías es la siguiente:

Salario base * días laborados / 360

MANAGER NÓMINA permite parametrizar la nómina de cesantía con dos métodos de liquidación, el cual es establecido por la empresa de acuerdo a sus políticas internas. (Ver paso 2).

Los dos métodos son:

• Último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos

• Promedio de todo lo devengado

Nota: para el método: último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos, en caso de que el empleado haya tenido cambio en el salario en los últimos tres meses, el sistema determinará la base sobre el promedio de lo devengado en el último año.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA CS01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina CS01 la cual corresponde a la nómina de liquidación de cesantías.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase CS01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una CSXX por cada empresa, por ejemplo: CS01 – empresa 101, CS02 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina CS01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 360 puesto que la liquidación de cesantías se deben realizar anualmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del C al CZZ.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe proceder a crearla (ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

En MANAGER NÓMINA existen dos métodos para la liquidación de las cesantías:

2.1 ÚLTIMO SALARIO + AUXILIO DE TRANSPORTE + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS

El sistema determinará la base para la liquidación de las cesantías con base al último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte completo y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST). Sin embargo, si el empleado tuvo cambio de salario en los últimos tres meses, el sistema promediará lo devengado por el trabajador en el último año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario + auxilio de transporte, la formulación de las clases de nómina CS01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO

El sistema determinará la base para el cálculo de las cesantías promediando todo lo devengado por el empleado en el año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de las clases de nómina CS01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: tenga en cuenta que:

• Si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado, de lo contrario se suma completo. (Ver paso N° 3).

• Es importante que el método del cálculo de la base de provisión de las cesantías sea igual al método parametrizado en la nómina de liquidación de las cesantías, de esta manera se evitan diferencias considerables entre lo provisionado y lo realmente pagado.

PASO 3. LIQUIDACIÓN DEL AUXILIO DE TRANSPORTE A LA BASE DE CESANTÍAS

El auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular la base de liquidación de las cesantías, de acuerdo con lo establecido por el artículo 7º de la ley 1 de 1.963 que expone: “considerase incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.

Nota: en los eventos en que el cálculo de la base de liquidación de cesantías supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, ya sea por el método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos o con el promedio de lo devengado, el auxilio de transporte no se sumará a la base.

De igual manera, si el empleado está marcado como excluido del pago de auxilio de transporte, este no se tendrá en cuenta en la base de cesantías. (Ver instructivo: empleados campos básicos).

El auxilio de transporte se puede incorporar completo a la base de la prestación social o ser promediado, lo establece la empresa de acuerdo a sus políticas internas. La parametrización requerida para cada una de las dos opciones se detalla a continuación.

3.1 SUMAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE COMPLETO

Si se requiere que al salario o al promedio de lo devengado por el empleado se le sume el auxilio de transporte completo, el concepto de 010 (auxilio de transporte) debe tener parametrizado el grupo 01 – salario.

3.2 PROMEDIAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE

Si se requiere que el auxilio de transporte sea promediado para cualquiera de los métodos de liquidación, el concepto de auxilio de transporte debe tener el grupo 04 (auxilio de transporte).

PASO 4. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina CS01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de cesantías es obligatorio contar con todas las nóminas de pago del año a generar guardadas, incluyendo las de diciembre, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días de liquidación dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados.

Fecha Pago: es importante que el usuario indique en este campo la fecha en que las cesantias van a ser consignadas a los fondos, en caso de no conocer la fecha colocar la fecha límite: 14 de febrero del siguiente año.

La fecha de pago le permite al sistema generar adecuadamente el certificado de ingresos y retenciones de los empleados, ya que en ellos se deben registrar las cesantias e intereses a las cesantias que fueron pagadas o consigandas en los fondos, tal y como se indica en el instructivo del formulario 220:

“Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas en el periodo: escriba en esta casilla el valor que el empleador efectivamente haya pagado en el período al trabajador por concepto de cesantías e intereses a las cesantías; adicionalmente incluya el valor de las cesantías que el empleador haya abonado a nombre del trabajador en el fondo de cesantías en ese periodo y finalmente, incluya el valor del auxilio de cesantías reconocido en el periodo de aquellos trabajadores del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte Primera”.

Generalmente el valor por cesantías se consigna en el siguiente año con fecha límite al 14 de febrero, y de acuerdo a la normatividad, fiscalmente las cesantías se causan en el momento que se realiza la consignación a los fondos o son efectivamente pagadas al empleado, es por esto que la liquidación de las cesantías del año 2019 que se consignaron en febrero del año 2020, deben aparecer en el certificado de ingresos y retenciones del periodo 2020. Por lo tanto, es importante establecer adecuadamente la fecha de pago al momento de la creación de la nómina de cesantías.

PASO 5. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de liquidación de cesantías se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de cesantías.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de cesantías de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

Cuando el método de liquidación es salario + promedio de otros conceptos, en este campo se visualizará el salario asignado al empleado, sin embargo, para los empleados que han tenido cambio de salario en los últimos tres meses, la base se liquidará por el promedio del año, por lo tanto, este campo se mostrará en cero.

Para el método promedio de todo lo devengado, siempre este campo aparecerá en cero.

B. Cesantías por pagar “DÍAS”: muestra los días que se le están liquidando por cesantías al empleado, los cuales dependen de la fecha de ingreso y de las novedades por días no trabajados realizadas a los empleados.

C. Cesantías por pagar “CANTIDAD”: muestra la base de liquidación de cesantías la cual depende del método de liquidación establecido en la clase de nómina. (Ver paso 2).

D. Cesantías por pagar: muestra el valor de las cesantías que serán pagadas o consignadas a los respectivos fondos del empleado.

Nota: en caso de existir novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de cesantías, como por ejemplo, embargos, deducciones autorizadas, entre otras, estas se verán reflejadas en columnas posteriores al valor por pagar de cesantías y afectarán el valor neto a pagar.

Para realizar novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de cesantías, se deben utilizar los conceptos cuyo código inicie con la letra “C”. Si no existen los conceptos, estos pueden ser creados por el usuario del sistema tomando como referencia uno igual o similar que ya exista y que se liquide en las nóminas de pago. (Ver instructivo: conceptos).

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunos sistemas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina CS01.

5.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de las cesantías se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan las cesantías fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (iniciados en C) el concepto que contabiliza el valor de las cesantías es por lo general es el C50, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

5.2 PAGO

El pago de las cesantías a los fondos lo debe realizar la empresa directamente en la plataforma del operador.

La acusación del pago se puede realizar en la ventana de liquidación definitiva por medio del botón “Generar pago” en la sesión causación contable.

Nota: en caso de que la nómina de cesantías se contabilicen a una cuenta crédito diferente a la de salario por pagar, se deberá utilizar una forma de pago que cuente con la cuenta contable que se utiliza para las cesantías. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de las cesantías se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de las cesantías siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina de cesantías por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina CS01, todas las nóminas del año a generar deben estar guardadas incluyendo las del mes de diciembre, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema liquida la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago.

5. El pago de las cesantías a los fondos de cesantías lo debe realizar la empresa directamente en la plataforma del operador, MANAGER NÓMINA no genera planos para dicho proceso.

6. Antes de realizar la contabilización del pago de las cesantías por el botón “Generar pago” de la ventana liquidación definitiva, se deberá validar en que cuenta crédito está contabilizada la nómina de cesantías, esto con el fin de validar que la forma de pago cuente con la misma cuenta y el cruce se haga correctamente, de lo contrario, se deberá crear y reemplazar la forma de pago para que el sistema contabilice el pago correctamente. (ver instructivo: generar pago).

7. En algunas empresas pueden tener la nómina de cesantías junto con la nómina de liquidación de los intereses a las cesantías, esto depende del proceso de implementación realizada en la empresa y a las políticas internas de la misma, de igual manera, los parámetros indicados en el presente instructivo aplican en la misma forma para los intereses a las cesantías en cuanto al método de liquidación de la base. En caso de contar con dichas nóminas separadas, consultar el instructivo: liquidación de interés sobre las cesantías.

FIN DEL INSTRUCTIVO