LIQUIDACIÓN DE NÓMINA NMLQ

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso a realizar al crear una nómina a un empleado que se retira antes de terminar la quincena o mes, el cual le permitirá al usuario del sistema liquidar los días pendientes de pagos con sus respectivas deducciones sin tener que esperar al corte de la nómina y de esta manera realizar la liquidación de contrato de manera oportuna.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de la nómina a un empleado que se retira de la empresa, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, para posteriormente realizar la liquidación de contrato correspondiente, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de la nómina en liquidación de contrato en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE NÓMINA NMLQ

La nómina NMLQ en el proceso de liquidación de contrato permite al usuario generar la nómina de pago al empleado con la que termina su relación laboral, en la cual se liquidan los días laborados y realizando las deducciones correspondientes sin necesidad de esperar al corte de la siguiente nómina o liquidar la nómina general de manera anticipada.

Las nóminas NMLQ manejan conceptos, los mismos que se utilizan en las nóminas de pago, por lo tanto, las novedades se deben realizar de la manera habitual.

El código de la nómina utilizada para los empleados que se retiran de la empresa, por lo general es NMLQ, tenga en cuenta que si la en la misma base de datos existen más empresas, por cada empresa debe existir una NMLQ, por ejemplo: NMLQ – empresa 101, NML2 – empresa 102.

Nota: tenga en cuenta que:

• Para la correcta liquidación de la nómina NMLQ se debe tener previamente creada la novedad de retiro correspondiente.

• Siempre es adecuado utilizar la nómina NMLQ para los empleados que terminan la relación laboral con la empresa antes del corte de la nómina, debido a que si el empleado es reintegrado dentro del mismo mes o quincena, el sistema lo pueda admitir adecuadamente. Cabe aclarar que si el empleado se retira al 15 o 30 del mes, no es necesario crear una nómina NMLQ se puede liquidar en la nómina general.

• Ante el retiro de un colaborador, se debe crear la nómina NMLQ solo a ese empleado y guardarse antes de liquidar la nómina de pago general, ya que los conceptos que acepta la nómina NMLQ son los mismos para la NM01, por lo tanto, las novedades realizadas al empleado pueden quedar usadas por esta última y no ser tomadas por la NMLQ.

• Los códigos de la nómina son sugeridos y vienen en el preinstalado de MANAGER NÓMINA, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de su preferencia.

En el presente instructivo se indicará la manera adecuada para la generación de una nómina NMLQ.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA NMLQ

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina NMLQ, por lo tanto, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, dar clic en el botón “Buscar” y consultar si existe la nómina extra, de bonificación o comisiones, la que requiera el usuario.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una nómina extra por cada empresa, por ejemplo: NMLQ – empresa 101, NML2– empresa 102.

PASO 2. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina NMLQ se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

La frecuencia de la nómina NMLQ a menudo utiliza la misma frecuencia de la nómina de pago general (quincenal o mensual).

A. Se establecen los datos de la nómina que se desea liquidar.

B. Se establece el nombre de la nómina.

C. Se establecen las fechas de acuerdo a la frecuencia con que tenga la clase de nómina NMLQ. (Ver instructivo: clases de nómina, paso 3 punto A)

• Fecha inicial: si la nómina es quincenal se coloca la fecha inicial de la quincena o si es mensual, la fecha inicial del mes.

• Fecha final: se parametriza la fecha final del periodo a liquidar, si la nómina es quincenal, debe corresponder a la fecha final (15 o 30) de esta o si es mensual la fecha en final del mes.

Nota: se debe establecer la frecuencia completa de la nómina, no importa la fecha hasta la que labora, puesto que con  la novedad de retiro, el sistema liquida los días laborados correspondientes.

D. Se establecen las fechas de contabilidad y de pago

• Fecha de contabilización: se parametriza la fecha en que el empleado termina la relación laboral con la empresa.

• Fecha de pago: se establece la fecha en la que el empleado termina la relación laboral con la empresa.

Nota: es importante que la fecha de contabilidad y de pago correspondan a la fecha de retiro, de esta manera, los acumulados generados por la nómina NMLQ son tenidos en cuenta para los cálculos de los días y la base de la liquidación de contrato.

E. Se debe seleccionar al empleado a realizar la nómina NMLQ. 

PASO 3. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina NMLQ se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

3.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de la nómina de liquidación de contrato se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina. Las cuentas en las cuales se causan los valores liquidados en la nómina fueron previamente parametrizados en los conceptos de nómina (códigos entre el 001 y 799).

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

3.2 PAGO

Los valores liquidados en la nómina NMLQ pueden ser pagados junto con la liquidación de contrato. (Ver instructivo: liquidación de contrato).

En caso de que la empresa lo requiera pagar por aparte, el pago de la nómina NMLQ procede de la misma manera en que la que se realiza en la nómina de pago, por medio del botón “Generar pago” donde se podrá generar el archivo plano para el pago por medio de la plataforma del Banco con que cuenta la empresa. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Las nóminas NMLQ deben parametrizarse con la frecuencia normal de la nómina en la fecha inicial y final. En los campos fecha de contabilidad y fecha de pago, se debe colocar la fecha de retiro del empleado.

2. La liquidación de la nómina siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina extra por MANAGER NÓMINA.

4. Para la correcta liquidación de la nómina NMLQ se debe tener previamente creada la novedad de retiro.

5. Siempre es adecuado utilizar la nómina NMLQ para los empleados que terminan la relación laboral con la empresa antes del corte de la nómina, debido a que si el empleado es reintegrado dentro del mismo mes o quincena, el sistema lo pueda admitir adecuadamente. Cabe aclarar que si el empleado se retira al 15 o 30 del mes, no es necesario crear una nómina NMLQ se puede liquidar en la nómina general.

6. La nómina NMLQ debe guardarse antes de liquidar la nómina de pago general, ya que los conceptos que acepta la nómina NMLQ son los mismos para la NM01, por lo tanto, las novedades realizadas al empleado pueden quedar usadas por esta última y no ser tomadas por la NMLQ.

FIN DEL INSTRUCTIVO