CAMBIO DE SALARIO

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de cambios de salario de manera masiva a los empleados, que le permitirá al usuario del sistema realizar el incremento del salario en especial en época de cambio de salario mínimo la cual se realiza al inicio de cada año de manera fácil y rápida.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para la modificación de manera masiva de los salarios de los empleados, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Cada año ya sea por medio de concertación o decreto, el Gobierno Nacional realiza un incremento en el salario mínimo el cual debe ser acogida por los empleadores y realizar las modificaciones en especial para aquellos empleados que devengan el salario mínimo legal, es por esto, que este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA  que permite generar dicha modificación de manera masiva, de igual manera se describe la ruta y las opciones de incremento disponibles, lo cual permitirá al usuario un ahorro de tiempo al poder realizar el cambio de salario de manera automática.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CAMBIO DE SALARIO

Al iniciar un nuevo año generalmente los salarios se incrementan, en especial para los trabajadores que devengan un salario mínimo, y a los trabajadores que devengan un monto superior a la base mínima establecida por el Gobierno Nacional, hay distintas formas de establecer el alza, para lo cual MANAGER NÓMINA tiene las herramientas disponibles para realizar los cambio de manera fácil y rápida.

A continuación se relaciona el proceso a realizar.

PASO 1. CREAR LOS PARÁMETROS GLOBALES DE EMPRESA

Los parámetros globales de empresa le permite al sistema conocer la base mínima de salario para el año fiscal en curso, de allí MANAGER NÓMINA toma la información para la validación de las diferentes bases manejadas en nómina, como por el ejemplo, el tope de pago del auxilio de transporte, la base a partir de la cual se debe generar el descuento del fondo de solidaridad pensional, entre otras. Además de establecer los diferentes parámetros de nómina que permiten el pago del auxilio de transporte, descuento por retención en la fuente y los porcentajes de seguridad social.

Para crear los parámetros globales de empresa realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Sistema/Parámetros Globales de Empresa

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran los parámetros globales de empresa que han sido creados de años anteriores, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UN PARÁMETRO GLOBAL DE EMPRESA

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa, se selecciona la pestaña nómina, allí se debe de diligenciar la empresa, el año a parametrizar y todos los campos de la pestaña de “Nómina” sin excepción, incluso si la empresa está exonerada del pago de EPS patrono y Parafiscales ya que el sistema dependiendo del tipo de empresa, determina la liquidación de dichos conceptos.

A. Se parametriza el salario mínimo, el auxilio de transporte vigente y el valor de la UVT del año fiscal a crear.

• Salario Mínimo: en este campo se debe parametrizar el salario mínimo legal vigente.  

 El valor del salario mínimo permite al sistema validar diferentes bases, por ejemplo: Pago de auxilio de transporte, deducciones por Fondo Solidaridad Pensional, entre otros.

• Auxilio de Transporte: en este campo se parametriza el valor del auxilio de transporte vigente establecido por la normatividad Colombiana.

• Valor UVT: se debe diligenciar el valor de la UVT establecida para el año fiscal a crear, ya que ella permite el correcto cálculo de las deducciones de retención en la fuente.

B. Se parametrizan las tasas de seguridad social vigente.

• Tasa AFP: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Pensión vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a pensión, es decir el 100% de la tasa.

• Tasa EPS: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Salud vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a Salud, es decir, el 100% de la tasa.

• % Empleado AFP: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte a Seguridad Social en Pensión.

• % Empleado EPS: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte Seguridad Social en Salud.

• Tasa FSP: se parametriza el 50% del porcentaje a Fondo de Solidaridad Pensional debido a que dicho aporte se divide en dos Subcuentas: fondo de solidaridad (FSP) y al fondo de subsistencia (FSS) este aporte lo deben realizar los cotizantes que devenguen un ingreso igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes. Ley 100 de 1993.

El sistema toma para el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional el porcentaje parametrizado en el campo Tasa FSP y para el Fondo se Subsistencia calcula el porcentaje adicional de acuerdo con lo devengado por el empleado y a lo establecido en la Ley 797 de 2003.

C. Corresponde a los campos de Aportes Parafiscales.

• Tasa CCF: se parametriza el porcentaje de aportes a Caja de Compensación Familiar.

• Tasa SENA: se parametriza el porcentaje de aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

• Tasa ICBF: se parametriza el porcentaje de aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF.

Nota: aunque la empresa se encuentre exenta del pago al SENA e ICBF se deben parametrizar dichos campos. El sistema dependiendo del tipo de empresa excluye el aporte por dichos conceptos y solo genera aporte para los empleados que devenguen más de 10 SMMLV. Ley 1607 de 2012

PASO 4. REALIZAR EL CAMBIO DE LOS DATOS DE NÓMINA EN LA EMPRESA

En la empresa se parametrizan los datos de salario mínimo, auxilio de transporte y los porcentajes de parafiscales, las cuales deben ser actualizados al inicio de cada año.

 Para realizar la actualización de los datos en la empresa se deberá ingresar con el usuario ADM quién es el único usuario autorizado para aplicar cambios en la parametrización de la empresa.

 Ingrese a la ruta: Sistema – Empresas

En la ventana que se despliega aparecerán todas las empresas con la que cuenta el usuario, es necesario aplicar la parametrización en todas las empresas disponibles en MANAGER NÓMINA.  Seleccione la empresa y haga clic en propiedades.

Una vez desplegada la ventana de la parametrización de la empresa ingrese a la pestaña Nómina. 

A. Se parametriza el salario mínimo y auxilio de transporte vigente y los porcentajes de Seguridad Social Integral y Parafiscales de acuerdo a la normatividad establecida por el Gobierno Nacional.

• Salario Mínimo: en este campo se debe parametrizar el salario mínimo legal vigente.  

• Auxilio de Transporte: en este campo se parametriza el valor del auxilio de transporte vigente establecido por la normatividad Colombiana.

• Tasa AFP: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Pensión vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a pensión, es decir el 100% de la tasa.

• Tasa EPS: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Salud vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a Salud, es decir, el 100% de la tasa.

• % Empleado AFP: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte a Seguridad Social en Pensión.

• % Empleado EPS: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte Seguridad Social en Salud.

• Tasa CCF: se parametriza el porcentaje de aportes a Caja de Compensación Familiar.

• Tasa FSP: se parametriza el 50% del porcentaje a Fondo de Solidaridad Pensional debido a que dicho aporte se divide en dos Subcuentas: fondo de solidaridad (FSP) y al fondo de subsistencia (FS) este aporte lo deben realizar los cotizantes que devenguen un ingreso igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes. Ley 100 de 1993.  

• Tasa SENA: se parametriza el porcentaje de aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.  

• Tasa ICBF: se parametriza el porcentaje de aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF.

Nota: los datos en la empresa deben ser cambiados una vez se hayan guardado los proceso de nómina correspondientes al año anterior, tales como liquidaciones de aportes, provisiones, liquidaciones de contrato, cesantías e intereses a las cesantías, entre otros.

PASO 5. REALIZAR EL CAMBIO DE LOS SALARIOS

Para realizar el cambio de los salarios realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina/Herramientas/ Cambio de Salario

En MANAGER NÓMINA hay dos opciones para establecer el incremento de los salarios:

A. En valor: si el incremento que va a realizar la empresa a sus empleados es un valor fijo, se selecciona esta opción la cual permite colocar el nuevo salario.

B. En porcentaje: si el incremento que va a realizar la empresa a sus empleados es un porcentaje sobre el salario actual, se selecciona esta opción, la cual permite establecer dicho porcentaje y el sistema automáticamente calcula el nuevo salario.

5.1 CAMBIO DE SALARIO POR LA OPCIÓN DE VALOR

Para realizar el cambio en valor se debe diligenciar los campos que se detallan a continuación:

A. Clase de nómina: se debe colocar la nómina de pago (NMxx), si en la empresa existen varias clases de nómina, se deberá realizar el cambio por cada una de las clases de nómina que existan.

B. Se debe establecer el tipo de incremento a realizar y el tipo de documento con el que quedará registrado el cambio en la hoja de vida del empleado.

• Tipo de incremento: seleccionar “Valor”

• Tipo Doc: se selecciona el tipo de documento con el cual la empresa realiza los eventos de empleados (EVxx) ya que el cambio de salario queda registrado en las hojas de vida de los empleados en la pestaña Notas/Eventos.

C. Salario actual: se debe diligenciar el valor del salario que tienen los empleados y que va a ser cambiado.

D. Nuevo salario: se debe colocar el valor del nuevo salario de los empleados.

E. Filtros: si el cambio de salario en valor se va a realizar diferente dependiendo del centro de trabajo o cargo, el sistema permite filtrar los empleados para la determinación del nuevo salario.

• Centro de trabajo: este campo permite realizar el cambio de salario por centro de trabajo de manera individual.

•  Cargo: el sistema permite realizar el cambio de salario por cargos de manera individual, muy útil ya que no todos los cargos incrementan el salario igual.

Luego de diligenciar los campos anteriormente detallados, haga clic en el botón “Buscar” y el sistema arrojará todas las personas que tienen como salario el actual el valor digitado en dicho campo, como se puede observar en el ejemplo; salario actual (828116) y el salario al que se va a cambiar (877803).

Una vez validada que la información arrojada por el sistema sea correcta, se da clic en el botón “Cambiar Salario” y posteriormente saldrá un aviso en cual advierte que los cambios realizados son irreversibles, dar clic en Sí.

Por último saldrá el aviso de confirmación de la realización del procedimiento del cambio de salario.

5.2 CAMBIO DE SALARIOS POR PORCENTAJE

Para realizar el cambio en valor se debe diligenciar los campos que se detallan a continuación:

A. Clase de nómina: se debe colocar la nómina de pago (NMxx), si en la empresa existen varias clases de nómina, se deberá realizar el cambio por cada una de las clases de nómina que existan.

B. Se debe establecer el tipo de incremento a realizar y el tipo de documento con el que quedará registrado el cambio en la hoja de vida del empleado.

• Tipo de incremento: seleccionar “Porcentual”

• Tipo Doc: se selecciona el tipo de documento con el cual la empresa realiza los eventos de empleados (EVxx) ya que el cambio de salario queda registrado en las hojas de vida de los empleados en la pestaña Notas/Eventos.

C. Se establece el rango de salarios a aplicar el incremento porcentual y la tasa a incrementar.

• Salario desde: se coloca el valor del salario a partir del cual se le va a aplicar el incremento porcentual.

• Hasta: se coloca el valor hasta el cual se  va a aplicar el porcentaje de incremento del salario.

• % Incremento: se coloca el porcentaje a aplicar para el incremento salarial.

F. Filtros: si el cambio de salario en valor se va a realizar diferente dependiendo del centro de trabajo o cargo, el sistema permite filtrar los empleados para la determinación del nuevo salario.

• Centro de trabajo: este campo permite realizar el cambio de salario por centro de trabajo de manera individual.

• Cargo: el sistema permite realizar el cambio de salario por cargos de manera individual, muy útil ya que a menudo no todos los cargos incrementan el salario igual.

Luego de diligenciar los campos dar haga clic en el botón “Buscar” y el sistema arrojará la lista de los empleados donde se relaciona el salario actual, el porcentaje del incremento salarial y el valor del salario actual de la siguiente manera:

Una vez validada que la información arrojada por el sistema sea correcta se da clic en el botón “Cambiar Salario” y posteriormente saldrá un aviso en cual advierte que los cambios realizados son irreversibles, dar clic en “Sí”.

Por último saldrá el aviso de confirmación de la realización del procedimiento del cambio de salario.

El cambio de salario puede verificarse en la hoja de vida del empleado.

En la pestaña Notas/Eventos puede observarse el registro con la fecha del cambio de salario:

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los parámetros globales de empresa deben ser diligenciados en su totalidad aunque la empresa se encuentre exonerada del pago de EPS patrono y parafiscales en aras de garantizar la correcta liquidación de nómina.  MANAGER NÓMINA determina la liquidación de la tasa EPS patrono y el pago de parafiscales dependiendo del tipo de empresa.

2. Los cambios de los parámetros globales de empresa, en la empresa y los cambios de salario se deben realizar una vez todos los procesos de nómina del año anterior estén guardados, tales como, liquidación de nóminas de aportes, provisiones del mes de diciembre, además de las liquidación de cesantías e intereses a las cesantías del año anterior.

3. Al realizar el cambio de salario el sistema genera el evento en la hoja de vida del empleado, los cuales no pueden ser modificados o eliminados, en caso de que el cambio haya quedado errado, se deberá volver a ejecutar el proceso generando un nuevo evento.

FIN DEL INSTRUCTIVO